外籍人員卡片管理辦法一、引言在全球化的大背景下，越來(lái)越多的外籍人員來(lái)到我們的國(guó)家，參與到各個(gè)領(lǐng)域的工作和生活中。隨著國(guó)際交流合作的日益頻繁，我們公司也吸引了眾多優(yōu)秀的外籍人才加入。為了更好地服務(wù)這些外籍人員，保障公司運(yùn)營(yíng)秩序，同時(shí)遵守國(guó)家對(duì)境外人員管理的相關(guān)法律法規(guī)，特制定本《外籍人員卡片管理辦法》。希望通過(guò)這一辦法，既能為外籍人員在公司的工作和生活提供便利，也能確保公司對(duì)外籍人員的管理合規(guī)有序。二、適用范圍本辦法適用于所有因工作、學(xué)習(xí)、合作交流等原因，與本公司建立正式或臨時(shí)合作關(guān)系的外籍人員，包括但不限于：1.在本公司長(zhǎng)期任職的外籍員工，全職參與公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)，與公司簽訂正式勞動(dòng)合同。2.短期來(lái)公司進(jìn)行項(xiàng)目合作、技術(shù)交流的外籍專(zhuān)家或顧問(wèn)，與公司簽訂項(xiàng)目合作協(xié)議。3.因培訓(xùn)、實(shí)習(xí)等活動(dòng)來(lái)公司的外籍學(xué)生或?qū)嵙?xí)生，由學(xué)校或?qū)嵙?xí)單位與本公司簽訂合作協(xié)議。三、卡片類(lèi)型及用途1.工作通行卡用途：這是外籍人員在公司內(nèi)通行、出入辦公區(qū)域、使用公司設(shè)施設(shè)備的必備憑證。持有工作通行卡，外籍人員可在授權(quán)范圍內(nèi)自由進(jìn)出指定的辦公場(chǎng)所、實(shí)驗(yàn)室、會(huì)議室等區(qū)域，方便其開(kāi)展工作。設(shè)計(jì)：卡片正面將印有公司名稱(chēng)、外籍人員的姓名（中英文）、照片、所在部門(mén)、員工編號(hào)等基本信息，同時(shí)設(shè)置二維碼，用于快速識(shí)別身份。背面則標(biāo)注公司的緊急聯(lián)系方式、安全提示等內(nèi)容。2.臨時(shí)訪(fǎng)客卡用途：針對(duì)短期來(lái)訪(fǎng)公司，進(jìn)行商務(wù)洽談、技術(shù)指導(dǎo)等活動(dòng)，停留時(shí)間不超過(guò)[X]天的外籍人員。臨時(shí)訪(fǎng)客卡僅賦予其在指定時(shí)間內(nèi)進(jìn)入特定區(qū)域的權(quán)限，如會(huì)議室、洽談室等，方便公司接待外來(lái)訪(fǎng)客，確保公司安全管理。設(shè)計(jì)：與工作通行卡類(lèi)似，但正面會(huì)顯著標(biāo)注“臨時(shí)訪(fǎng)客”字樣，以作區(qū)分。同時(shí)，卡片上會(huì)明確顯示訪(fǎng)客的來(lái)訪(fǎng)日期、預(yù)計(jì)離開(kāi)時(shí)間及陪同人員信息。四、卡片申請(qǐng)流程1.工作通行卡申請(qǐng)申請(qǐng)人準(zhǔn)備材料：外籍人員本人應(yīng)向公司人力資源部門(mén)提交有效護(hù)照、簽證頁(yè)復(fù)印件、勞動(dòng)合同（或工作協(xié)議）、近期免冠照片（符合公司規(guī)定尺寸）等材料。如果是由公司協(xié)助辦理工作簽證的，還需提供相關(guān)簽證辦理材料的副本。部門(mén)審核：外籍人員所在部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)提交的申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，確認(rèn)申請(qǐng)人的身份信息、崗位需求等與公司實(shí)際情況相符。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字并注明意見(jiàn)，提交至人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)審核與制卡：人力資源部門(mén)收到申請(qǐng)材料后，應(yīng)根據(jù)公司的外籍人員管理政策及相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行全面審核。審核重點(diǎn)包括申請(qǐng)人的簽證類(lèi)型是否符合工作要求、勞動(dòng)合同條款是否完備等。審核無(wú)誤后，安排制卡部門(mén)制作工作通行卡，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交付給申請(qǐng)人所在部門(mén)。2.臨時(shí)訪(fǎng)客卡申請(qǐng)邀請(qǐng)人發(fā)起申請(qǐng)：公司內(nèi)部員工若邀請(qǐng)外籍人員來(lái)訪(fǎng)，需提前[X]個(gè)工作日，通過(guò)公司辦公系統(tǒng)填寫(xiě)《臨時(shí)訪(fǎng)客申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明訪(fǎng)客姓名、國(guó)籍、護(hù)照號(hào)碼、來(lái)訪(fǎng)目的、預(yù)計(jì)停留時(shí)間、擬訪(fǎng)問(wèn)區(qū)域及陪同人員等信息。部門(mén)審批：邀請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保來(lái)訪(fǎng)活動(dòng)符合公司業(yè)務(wù)需要及安全管理要求。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至安全管理部門(mén)。安全管理部門(mén)審核與制卡：安全管理部門(mén)根據(jù)公司安全規(guī)定，對(duì)外籍訪(fǎng)客信息進(jìn)行審核，如是否涉及敏感區(qū)域訪(fǎng)問(wèn)、是否符合安全準(zhǔn)入條件等。審核通過(guò)后，通知制卡部門(mén)制作臨時(shí)訪(fǎng)客卡。邀請(qǐng)人可在訪(fǎng)客到達(dá)前，至安全管理部門(mén)領(lǐng)取臨時(shí)訪(fǎng)客卡，并負(fù)責(zé)在訪(fǎng)客來(lái)訪(fǎng)期間全程陪同。五、卡片發(fā)放與領(lǐng)取1.工作通行卡發(fā)放人力資源部門(mén)在工作通行卡制作完成后，應(yīng)及時(shí)通知外籍人員所在部門(mén)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取卡片。部門(mén)負(fù)責(zé)人需指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)將工作通行卡發(fā)放至外籍人員本人手中，并要求外籍人員在《工作通行卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。在發(fā)放工作通行卡時(shí)，發(fā)放人員應(yīng)向外籍人員詳細(xì)介紹卡片的使用方法、權(quán)限范圍及注意事項(xiàng)，確保外籍人員了解如何正確使用卡片，避免因誤操作導(dǎo)致不便或安全問(wèn)題。2.臨時(shí)訪(fǎng)客卡發(fā)放邀請(qǐng)人在領(lǐng)取臨時(shí)訪(fǎng)客卡時(shí)，同樣需在《臨時(shí)訪(fǎng)客卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。安全管理部門(mén)工作人員應(yīng)向邀請(qǐng)人強(qiáng)調(diào)臨時(shí)訪(fǎng)客卡的使用規(guī)定，如訪(fǎng)客必須在陪同人員的帶領(lǐng)下活動(dòng)，不得擅自進(jìn)入未授權(quán)區(qū)域等。邀請(qǐng)人在訪(fǎng)客到達(dá)公司時(shí)，應(yīng)將臨時(shí)訪(fǎng)客卡交予訪(fǎng)客，并再次提醒訪(fǎng)客遵守公司相關(guān)規(guī)定。訪(fǎng)客離開(kāi)公司時(shí)，邀請(qǐng)人負(fù)責(zé)收回臨時(shí)訪(fǎng)客卡，并及時(shí)交回安全管理部門(mén)。六、卡片使用規(guī)范1.工作通行卡使用外籍人員應(yīng)妥善保管個(gè)人工作通行卡，隨身攜帶，以便在公司內(nèi)部接受安全檢查或身份核實(shí)。在進(jìn)入辦公區(qū)域、使用公司設(shè)施設(shè)備時(shí)，應(yīng)主動(dòng)出示工作通行卡，配合工作人員的驗(yàn)證工作。工作通行卡僅供本人使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人。若發(fā)現(xiàn)有轉(zhuǎn)借行為，公司將視情節(jié)輕重，給予警告、暫停卡片使用直至收回卡片等處理措施，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。外籍人員應(yīng)按照工作通行卡所標(biāo)注的權(quán)限范圍使用相關(guān)區(qū)域和設(shè)施設(shè)備。如需進(jìn)入超出權(quán)限范圍的區(qū)域，應(yīng)提前向所在部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由陪同人員帶領(lǐng)進(jìn)入。2.臨時(shí)訪(fǎng)客卡使用持有臨時(shí)訪(fǎng)客卡的外籍人員應(yīng)在陪同人員的全程陪同下，在規(guī)定的時(shí)間和區(qū)域內(nèi)活動(dòng)。陪同人員應(yīng)負(fù)責(zé)訪(fǎng)客的安全引導(dǎo)和行為監(jiān)督，確保訪(fǎng)客遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。臨時(shí)訪(fǎng)客卡不得用于其他未經(jīng)授權(quán)的用途，如在非指定區(qū)域停留、擅自使用未授權(quán)的設(shè)施設(shè)備等。如有違反，公司安全管理部門(mén)有權(quán)立即收回臨時(shí)訪(fǎng)客卡，并取消該訪(fǎng)客未來(lái)的來(lái)訪(fǎng)資格。七、卡片掛失與補(bǔ)辦1.工作通行卡掛失與補(bǔ)辦若外籍人員不慎遺失工作通行卡，應(yīng)立即向所在部門(mén)報(bào)告，并通過(guò)公司辦公系統(tǒng)填寫(xiě)《工作通行卡掛失申請(qǐng)表》。部門(mén)負(fù)責(zé)人收到申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)情況，并提交至人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)在接到掛失申請(qǐng)后，將對(duì)工作通行卡進(jìn)行掛失處理，暫停該卡片的使用權(quán)限，以防止他人冒用。同時(shí)，告知外籍人員補(bǔ)辦工作通行卡所需的材料和流程。補(bǔ)辦工作通行卡時(shí)，外籍人員需提交與初次申請(qǐng)時(shí)相同的材料，并繳納相應(yīng)的補(bǔ)辦費(fèi)用（費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。人力資源部門(mén)審核無(wú)誤后，安排制卡部門(mén)重新制作工作通行卡，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)放給外籍人員。2.臨時(shí)訪(fǎng)客卡掛失若臨時(shí)訪(fǎng)客卡遺失，邀請(qǐng)人應(yīng)立即向安全管理部門(mén)報(bào)告。安全管理部門(mén)將對(duì)該臨時(shí)訪(fǎng)客卡進(jìn)行掛失，并加強(qiáng)公司安全巡邏，防范可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，提醒邀請(qǐng)人注意訪(fǎng)客在公司期間的活動(dòng)安全。由于臨時(shí)訪(fǎng)客卡為短期使用性質(zhì)，一般情況下不予補(bǔ)辦。如因特殊情況確需補(bǔ)辦，邀請(qǐng)人應(yīng)向安全管理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明遺失原因及補(bǔ)辦必要性。經(jīng)安全管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定流程辦理補(bǔ)辦手續(xù)。八、卡片有效期與更新1.工作通行卡有效期工作通行卡的有效期原則上與外籍人員在公司的勞動(dòng)合同期限一致。若勞動(dòng)合同期限發(fā)生變更，外籍人員所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門(mén)，辦理工作通行卡有效期的變更手續(xù)。在工作通行卡有效期屆滿(mǎn)前[X]天，人力資源部門(mén)將通過(guò)郵件或短信形式提醒外籍人員及其所在部門(mén)負(fù)責(zé)人辦理卡片更新手續(xù)。外籍人員需在有效期屆滿(mǎn)前，提交有效的續(xù)簽勞動(dòng)合同、護(hù)照及簽證頁(yè)等相關(guān)材料，經(jīng)人力資源部門(mén)審核通過(guò)后，重新制作工作通行卡。2.臨時(shí)訪(fǎng)客卡有效期臨時(shí)訪(fǎng)客卡的有效期根據(jù)訪(fǎng)客的預(yù)計(jì)停留時(shí)間確定，最長(zhǎng)不超過(guò)[X]天。臨時(shí)訪(fǎng)客卡有效期屆滿(mǎn)后，自動(dòng)失效，邀請(qǐng)人應(yīng)負(fù)責(zé)收回并交回安全管理部門(mén)。如訪(fǎng)客因特殊情況需要延長(zhǎng)停留時(shí)間，邀請(qǐng)人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日，通過(guò)公司辦公系統(tǒng)提交《臨時(shí)訪(fǎng)客延期申請(qǐng)表》，注明延期原因及延長(zhǎng)天數(shù)。經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、安全管理部門(mén)審批通過(guò)后，可為訪(fǎng)客辦理臨時(shí)訪(fǎng)客卡的延期手續(xù)。九、監(jiān)督與檢查1.日常巡查公司安全管理部門(mén)將定期或不定期對(duì)公司辦公區(qū)域、設(shè)施設(shè)備使用等情況進(jìn)行巡查，檢查外籍人員是否按照規(guī)定使用卡片，是否存在轉(zhuǎn)借、冒用等違規(guī)行為。在巡查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)外籍人員未攜帶卡片或卡片使用異常，工作人員應(yīng)禮貌詢(xún)問(wèn)、核實(shí)情況，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.內(nèi)部監(jiān)督我們鼓勵(lì)公司全體員工積極參與外籍人員卡片管理的監(jiān)督工作。如發(fā)現(xiàn)外籍人員有違反卡片使用規(guī)定的行為，員工可通過(guò)公司內(nèi)部舉報(bào)渠道（如郵件、電話(huà)等）向安全管理部門(mén)或人力資源部門(mén)報(bào)告。公司將對(duì)舉報(bào)人信息嚴(yán)格保密，并對(duì)提供有效線(xiàn)索的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。3.違規(guī)處理對(duì)于違反外籍人員卡片管理規(guī)定的行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處理措施。情節(jié)較輕的，給予口頭警告，并要求立即改正；情節(jié)嚴(yán)重的，如多次違反規(guī)定、惡意轉(zhuǎn)借卡片導(dǎo)致安全事故或不良影響的，將收回卡片，取消相關(guān)權(quán)限，并根據(jù)公司規(guī)章制度及合同約定，追究當(dāng)事人的責(zé)任，涉及違法犯罪行為的，將依法移交公安機(jī)關(guān)處理。十、附則1