工人檔案集中管理辦法總則目的為了加強工人檔案的集中管理，維護檔案的完整與安全，有效地保護和利用檔案，為公司的發展和工人的權益保障提供有力支持，根據《中華人民共和國檔案法》以及相關行業標準，結合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內所有工人檔案的集中管理工作，包括但不限于在職工人、離職工人、退休工人的檔案。定義本辦法所稱工人檔案，是指公司在招聘、培訓、考核、使用等過程中形成的，反映工人個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察工人的重要依據。管理機構與職責管理機構公司設立專門的檔案管理中心，負責工人檔案的集中管理工作。檔案管理中心配備專業的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。職責分工1.人力資源部門負責工人檔案材料的收集、整理和初步審核工作。在工人入職、崗位變動、培訓、考核等過程中，及時收集相關材料，并按照檔案管理要求進行整理和審核。定期將審核合格的檔案材料移交檔案管理中心。2.檔案管理中心接收人力資源部門移交的檔案材料，進行再次審核和分類整理。負責檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。建立健全檔案保管制度，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施。負責檔案的利用工作，根據公司工作需要和相關規定，為有關部門和人員提供檔案查閱、借閱服務。定期對檔案進行清理和鑒定，對失去保存價值的檔案，按照規定程序進行銷毀。3.各部門配合人力資源部門和檔案管理中心做好工人檔案材料的收集工作。在工作過程中，及時將涉及工人個人的相關材料提交給人力資源部門。嚴格遵守檔案管理規定，不得擅自查閱、借閱或復印工人檔案。檔案的收集與整理收集范圍1.履歷材料：工人的履歷表、簡歷等。2.自傳材料：工人撰寫的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：包括工作鑒定、年度考核材料、崗位考核材料等。4.學歷和評聘專業技術職務材料：學歷證書、學位證書、專業技術職務任職資格證書、評聘專業技術職務審批表等。5.政治歷史情況的審查材料：政治歷史情況的審查結論、復查材料等。6.參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料：入黨、入團申請書，轉正申請書，民主黨派入盟材料等。7.獎勵材料：各級政府、組織、單位授予的各種獎勵證書、表彰決定等。8.處分材料：處分決定、復查材料等。9.工資、待遇材料：工資調整審批表、待遇審批材料等。10.任免、調配、出國等材料：任免通知、調配介紹信、出國審批材料等。收集要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保材料的及時、準確和完整。2.收集的檔案材料應是原件，特殊情況無法提供原件的，應提供經有關部門或單位蓋章確認的復印件。3.檔案材料應字跡清晰、內容真實、手續完備。整理方法1.檔案管理中心收到人力資源部門移交的檔案材料后，應按照檔案分類標準進行分類整理。2.對檔案材料進行編號、編目，建立檔案索引，以便于查找和利用。3.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上注明檔案編號、姓名、性別、出生日期等基本信息。檔案的保管保管條件1.檔案管理中心應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全報警裝置，確保檔案的安全。保管期限1.工人檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括工人的履歷材料、自傳材料、政治歷史情況的審查材料、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料等。3.長期保管的檔案包括學歷和評聘專業技術職務材料、獎勵材料、處分材料等，保管期限為50年。4.短期保管的檔案包括工資、待遇材料、任免、調配、出國等材料，保管期限為10年。保管制度1.檔案管理中心應建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責和工作流程。2.檔案保管人員應定期對檔案進行檢查和維護，發現問題及時處理。3.檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員不得擅自進入。檔案的利用查閱與借閱規定1.公司內部有關部門和人員因工作需要查閱工人檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字同意后，報檔案管理中心審批。2.查閱檔案應在檔案管理中心指定的場所進行，不得將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應遵守檔案查閱規定，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.因工作需要借閱工人檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人簽字同意后，報檔案管理中心審批。借閱期限一般不得超過15天，特殊情況需要延長借閱期限的，應辦理續借手續。4.借閱檔案應妥善保管，不得轉借、遺失或損壞。借閱期滿后，應及時歸還檔案。保密要求1.檔案管理人員和查閱、借閱檔案的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.對涉及工人個人隱私和公司機密的檔案材料，應采取嚴格的保密措施，未經批準不得對外提供。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理中心、人力資源部門等相關部門的人員組成，負責檔案的鑒定工作。鑒定標準根據檔案的保管期限和保存價值，對檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案，應予以銷毀。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對需要銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見。2.經公司領導批準后，檔案管理中心負責組織銷毀檔案。3.銷毀檔案應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，并由兩人以上監銷。4.銷毀檔案后，應填寫《檔案銷毀清冊》，注明銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息，并由監銷人員簽字確認。檔案的信息化管理信息化建設目標逐步實現工人檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。信息化管理措施1.建立工人檔案管理信息系統，將檔案信息錄入系統，實現檔案的電子化存儲和管理。2.利用信息技術手段，對檔案進行分類、檢索和統計分析，為公司的決策提供支持。3.加強檔案管理信息系統的安全防護，確保檔案信息的安全和保密。監督與檢查監督機制公司應建立健全檔案管理監督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案材料的收集、整理、保管、利用等工作的開展