各類印章備案管理辦法一、前言親愛的各位伙伴，印章對于我們公司（組織）來說，就像一個個“小鑰匙”，它們雖小，卻能打開通往不同業務領域的“大門”，在公司運營中起著至關重要的作用。印章的使用是否規范、管理是否到位，直接關系到公司的法律風險、經營安全以及各項業務的順利開展。為了讓我們在使用印章時都能做到心中有數，保障公司的合法權益，同時也遵循國家相關法律法規和行業標準，特制定本《各類印章備案管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同守護公司的“印章鑰匙”。二、適用范圍本辦法適用于公司（組織）內所有部門及員工涉及的各類印章的備案管理工作。這里所說的印章，包括但不限于公司公章、法人章、財務專用章、合同專用章、發票專用章，以及根據業務需要設立的其他各類專用章。三、印章的定義與用途說明1.公司公章：它就像是我們公司的“形象代言人”，代表著公司整體的意志。公司對外發布的重要文件、各類重要報告、與外部機構簽訂的具有重大影響的協議等，都需要蓋上這枚公章，以表明公司對這些事務的正式認可和承擔相應責任。2.法人章：法人章通常與法人的代表身份緊密相連，在一些特定的業務場景中，與其他印章配合使用，比如在銀行相關業務辦理、某些合同的簽署等環節，作為法人授權的一種體現。3.財務專用章：一聽名字大家就知道，它主要負責公司財務方面的事務。像開具支票、匯票等各類財務票據，以及與財務往來相關的重要文件上，都要蓋上財務專用章，確保財務活動的規范性和有效性。4.合同專用章：當我們與合作伙伴簽訂各類業務合同的時候，合同專用章就派上用場啦。它專門用于確認合同的法律效力，保障合同雙方的權益，是我們開展業務合作的重要“守護者”。5.發票專用章：在公司開具發票時，這枚章必不可少。它是發票真實性和合法性的重要標識，稅務機關和交易對方都通過它來確認發票的有效性，所以在使用發票專用章時一定要嚴謹。6.其他專用章：根據公司業務的特殊需求，可能還會設立一些其他專用章，比如業務審批專用章、報關專用章等。這些專用章各自有其特定的使用范圍和用途，大家在使用時一定要明確區分，不能混淆。四、印章的制作與啟用1.制作申請如果因業務需要制作新的印章，相關部門應填寫《印章制作申請表》。在申請表中，要詳細說明制作印章的原因、印章的名稱、預計使用范圍以及申請部門等信息。比如，市場部因為新開展了一項長期合作項目，需要制作一枚項目專用章，那么在申請表里就要清楚寫明這個項目的具體情況以及專用章的使用場景。《印章制作申請表》填寫完畢后，需先提交給部門負責人進行初審。部門負責人要認真審核申請內容是否合理、必要，確認無誤后簽字批準。初審通過后，申請表要提交至公司管理層進行最終審批。管理層會從公司整體運營和風險把控的角度，對印章制作申請進行全面評估，只有在獲得管理層批準后，才能進入印章制作環節。2.制作流程我們鼓勵選擇有資質、信譽良好的印章制作單位來制作印章。印章制作單位必須具備相關的行政許可，能夠保證制作的印章符合國家規定的標準和規范。在與印章制作單位溝通時，要明確告知其印章的具體樣式、規格、材質等要求。這些要求要嚴格遵循國家相關法律法規和行業標準，比如公章的尺寸、字體、圖案等都有明確規定，我們不能隨意更改。印章制作完成后，制作單位應向我們提供印章的印模。我們要仔細核對印模與申請制作的印章是否一致，包括印章的文字、圖案、尺寸等細節。只有確認無誤后，才能接收印章。3.印章啟用新印章制作完成并驗收合格后，要辦理正式的啟用手續。首先，由行政部門填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、制作日期、啟用日期、保管部門等信息。《印章啟用申請表》需提交給公司管理層審批。管理層審批通過后，行政部門要及時發布印章啟用通知，告知公司全體員工新印章已正式啟用，并說明印章的使用范圍和相關注意事項。希望大家在收到通知后，能夠及時了解新印章的情況，避免在業務中出現使用不當的問題。五、印章的備案管理1.備案要求根據國家法律法規規定，公司的公章、法人章、財務專用章、合同專用章等重要印章，必須到當地公安機關指定的部門進行備案。備案是確保印章合法性和規范性的重要環節，我們必須嚴格遵守。在印章備案時，要按照備案部門的要求，提供完整、準確的資料。這些資料通常包括公司營業執照副本、法人身份證明、印章印模、印章制作申請表等。大家在準備資料時一定要仔細核對，確保資料的真實性和有效性，避免因資料問題導致備案失敗。2.備案流程行政部門負責收集整理印章備案所需的資料。在收集過程中，如果涉及其他部門提供某些資料，希望各部門能夠積極配合，及時提供，以保證備案工作的順利進行。資料準備齊全后，行政部門安排專人將資料提交至當地公安機關指定的備案部門。在提交資料時，要與備案部門工作人員做好溝通，了解備案的具體流程和辦理時間，以便及時跟進備案進度。備案完成后，備案部門會頒發相應的備案證明文件。行政部門要妥善保管好備案證明文件，這是我們印章合法使用的重要憑證。同時，要將備案證明文件的復印件分發給相關部門，以備后續業務使用時查閱。3.備案變更如果公司的名稱、法人等重要信息發生變更，或者印章的樣式、規格等進行了調整，我們需要及時辦理印章備案變更手續。變更手續同樣要按照公安機關的要求，提供相應的證明文件和資料。辦理變更手續的流程與首次備案類似，先由行政部門收集整理變更所需資料，然后提交至備案部門進行審核。審核通過后，完成備案變更，獲取新的備案證明文件。希望大家在公司信息或印章情況發生變化時，及時告知行政部門，以便及時辦理備案變更，避免因未及時變更而帶來不必要的法律風險。六、印章的保管1.保管原則印章保管遵循“專人專管、責任明確”的原則。每一枚印章都要指定專門的保管人員，保管人員要對印章的安全和正確使用負責。比如，公司公章由行政經理負責保管，財務專用章由財務主管負責保管，這樣明確的分工可以確保印章的使用和管理有序進行。印章保管人員要具備高度的責任心和良好的職業道德。希望大家能夠認識到印章保管工作的重要性，嚴格遵守相關規定，不得擅自將印章轉借他人或違規使用印章。2.保管設施為了確保印章的安全，我們要為印章提供適宜的保管設施。保管印章的場所應具備一定的安全防范措施，如安裝門禁系統、監控設備等，防止印章被盜用或丟失。印章應存放在專門的保險柜或文件柜中，并配備鎖具。保險柜或文件柜的鑰匙要由保管人員妥善保管，不得隨意放置或轉借他人。同時，要定期檢查保管設施是否完好，如有損壞或安全隱患，要及時維修或更換。3.保管人員變更如果因為工作調動、離職等原因，印章保管人員需要發生變更，我們要按照規定的程序辦理印章交接手續。首先，原保管人員要填寫《印章交接申請表》，注明印章名稱、交接原因、交接日期等信息。《印章交接申請表》需提交給部門負責人和公司管理層審批。審批通過后，在行政部門和相關監督人員的監督下，原保管人員與新保管人員進行印章交接。交接過程中，要認真核對印章的數量、外觀、印模等是否與登記信息一致，并填寫《印章交接登記表》，詳細記錄交接的各項信息。交接完成后，新保管人員要承擔起印章保管的責任。希望大家在進行印章交接時，一定要認真嚴謹，確保印章交接的順利和安全。七、印章的使用1.使用申請當我們需要使用印章時，首先要填寫《印章使用申請表》。在申請表中，要清晰地注明使用印章的文件名稱、文件編號、使用印章的類型、使用原因、預計使用次數等信息。比如，銷售部門要與客戶簽訂一份銷售合同，就需要在申請表里詳細寫明合同的相關信息以及使用合同專用章的原因。《印章使用申請表》填寫完成后，要提交給部門負責人進行審核。部門負責人要對申請內容進行嚴格審查，確認使用印章的必要性和合理性，比如審核合同條款是否符合公司規定，確認無誤后簽字批準。如果涉及金額較大、風險較高或重要的業務文件，還需要提交給公司管理層進行審批。管理層會從公司整體利益和風險控制的角度進行評估，只有獲得批準后，才能使用印章。2.使用登記印章保管人員在收到經審批的《印章使用申請表》后，要對印章使用情況進行詳細登記。登記內容包括印章使用日期、使用部門、使用人、文件名稱、文件編號、印章類型、使用次數等信息。通過詳細的登記，我們可以對印章的使用情況進行追溯和監督。登記工作可以采用電子表格或紙質登記簿的形式進行。無論采用哪種形式，都要確保登記信息的準確性和完整性。希望印章保管人員能夠認真做好登記工作，這是印章管理的重要環節。3.使用規范在使用印章時，要嚴格按照規定的程序和范圍進行操作。印章應清晰地加蓋在文件規定的位置上，不得模糊、歪斜或重疊。比如，公章應加蓋在文件落款處，合同專用章應加蓋在合同的簽署頁上。對于一些重要的文件，在蓋章前要再次核對文件內容，確保與審批通過的版本一致。如果發現文件內容有變動，應重新履行審批手續，不得擅自蓋章。希望大家在使用印章時一定要認真仔細，避免因疏忽導致不必要的風險。嚴禁在空白紙張、空白合同等文件上預先加蓋印章。特殊情況下，如因業務需要確需在空白文件上蓋章，必須經過公司管理層特別批準，并在文件上注明用途和有效期限等限制條件。同時，要對空白蓋章文件的使用進行嚴格跟蹤和回收，確保文件的安全使用。八、印章的停用與銷毀1.停用申請當印章因損壞無法正常使用、公司業務調整不再需要該印章，或者印章有效期屆滿等原因需要停用時，相關部門應填寫《印章停用申請表》。在申請表中，要詳細說明停用印章的名稱、停用原因、停用日期等信息。《印章停用申請表》需先提交給部門負責人審核，再由公司管理層審批。管理層會綜合考慮各種因素，做出是否停用印章的決定。希望大家在發現印章需要停用時，及時提出申請，避免因印章繼續使用而帶來潛在風險。2.停用處理經審批同意停用的印章，由行政部門負責統一收回。收回的印章要進行妥善保管，可單獨存放在專門的保管區域，并做好標識。對于停用的電子印章，要及時在相關系統中進行停用操作，并刪除相關印章數據備份，確保電子印章不再被使用。3.銷毀流程對于確定不再使用且需要銷毀的印章，行政部門應制定銷毀計劃，并填寫《印章銷毀申請表》。申請表中要注明銷毀印章的名稱、數量、銷毀原因、銷毀方式、銷毀日期等信息。《印章銷毀申請表》需提交給公司管理層審批。審批通過后，在公司內部監督人員的監督下，按照規定的銷毀方式進行印章銷毀。常見的銷毀方式有粉碎、熔毀等，銷毀過程要確保印章無法恢復使用。印章銷毀完成后，監督人員要在《印章銷毀登記表》上簽字確認，證明印章已成功銷毀。同時，行政部門要將印章銷毀的相關資料進行歸檔保存，以備日后查閱。九、監督與檢查1.定期檢查公司行政部門負責定期對各類印章的管理和使用情況進行檢查。檢查周期可以設定為每季度一次，通過定期檢查，及時發現印章管理中存在的問題，并采取措施加以解決。在檢查過程中，要對印章的保管設施、保管人員履職情況、印章使用登記記錄、備案情況等進行全面細致的檢查。檢查人員要認真填寫《印章檢查記錄表》，記錄檢查發現的問題及整改建議。2.不定期抽查除了定期檢查外，公司管理層或內部審計部門可以根據實際情況，對印章管理工作進行不定期抽查。抽查的目的是為了強化對印章管理的監督，確保印章管理規定得到嚴格執行。抽查內容包括印章的使用是否符合規定程序、印章保管是否安全可靠、備案變更是否及時等方面。對于抽查中發現的問題，要及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。希望各部門能夠積極配合抽查工作，共同做好印章管理工作。3.違規處理如果