外租外包管理暫行辦法一、前言在當今企業運營的復雜環境下，外租外包業務因其靈活性與成本效益，已成為眾多企業優化資源配置、提升競爭力的重要手段。然而，隨著外租外包規模的不斷擴大，一系列諸如風險把控、質量監督等管理問題逐漸浮現。為規范公司外租外包活動，確保業務的順利開展，保障公司合法權益，依據國家相關法律法規以及行業通行標準，結合本公司實際運營情況，特制定本《外租外包管理暫行辦法》。希望大家能夠認真學習并積極遵守本辦法的各項規定，共同推動公司外租外包業務的健康、有序發展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外租外包的業務活動，涵蓋但不限于設備租賃、場地租賃、勞務外包、服務外包等項目。無論是短期的臨時性外租外包，還是長期的戰略性合作，均應按照本辦法執行。三、術語定義1.外租：指公司為滿足自身生產、經營、辦公等需求，向外部單位或個人租賃設備、場地等資產的行為。2.外包：指公司將原本由內部執行的部分業務，通過簽訂合同的方式委托給外部專業機構或個人完成的行為。四、職責分工1.業務部門負責根據本部門業務需求，提出外租外包項目的申請。詳細說明外租外包的必要性、業務范圍、預期目標等內容。參與外租外包供應商的選擇、評估與談判工作，提供專業的業務意見和技術要求。負責與外租外包供應商對接，跟進項目執行進度，確保外租外包業務按合同約定開展。及時反饋項目執行過程中出現的問題，并提出解決方案。負責驗收外租外包項目成果，依據合同條款對項目質量、數量等進行審核。對不符合要求的項目，提出整改意見或拒絕驗收。2.采購部門負責建立和維護外租外包供應商庫，收集供應商信息，對供應商進行初步篩選和考察。組織開展外租外包項目的招標、詢價等采購活動，按照公司采購流程確定合作供應商，并簽訂相關合同。監督供應商履行合同義務，處理合同執行過程中的糾紛與違約事宜。3.財務部門參與外租外包項目預算的編制與審核，確保外租外包費用合理且在預算范圍內。負責外租外包費用的核算與支付，嚴格按照合同約定和公司財務制度進行賬務處理。對外租外包項目進行財務風險評估，提供財務方面的專業意見和建議。4.法務部門審核外租外包合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性，防范法律風險。為外租外包業務提供法律咨詢服務，處理與外租外包相關的法律糾紛。5.審計部門對外租外包項目進行定期或不定期的審計監督，檢查項目執行是否符合公司規定和合同要求。對供應商的財務狀況、經營能力等進行審計評估，防范潛在的經濟風險。五、外租管理1.外租申請業務部門因工作需要外租設備、場地等資產時，應填寫《外租申請表》，詳細說明外租資產的名稱、規格、數量、租賃期限、用途、預算等信息。將申請表提交部門負責人審核，部門負責人應從業務需求的合理性、必要性以及預算的可行性等方面進行審核。審核通過后，報公司分管領導審批。2.供應商選擇采購部門收到經審批的《外租申請表》后，從供應商庫中選擇至少三家符合要求的潛在供應商。若供應商庫中無合適供應商，可通過公開招標、網絡搜索、行業推薦等方式尋找新的供應商。業務部門與采購部門共同對潛在供應商進行考察，重點考察供應商的信譽、資質、資產狀況、服務能力等方面?？疾旖Y束后，形成《供應商考察報告》。根據考察結果，采購部門組織業務部門等相關人員進行綜合評審，選擇最優供應商作為合作對象。3.合同簽訂確定供應商后，采購部門應及時與供應商就租賃條款進行談判，包括租金、租賃期限、付款方式、資產維護責任、違約責任等。談判過程中，應充分考慮公司利益，爭取有利的合同條件。法務部門對擬簽訂的租賃合同進行審核，確保合同條款符合法律法規要求。審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂正式租賃合同。4.外租資產管理業務部門負責外租資產的日常管理，建立外租資產臺賬，記錄資產的租賃情況、使用狀態、維護記錄等信息。按照租賃合同約定，定期對資產進行檢查，確保資產正常運行和使用。如發現資產存在問題或損壞，應及時通知供應商進行維修或處理。租賃期間，如需對資產進行改造、轉租等特殊處理，業務部門應提前向供應商提出申請，并經公司相關領導批準后，按照合同約定辦理相關手續。5.費用結算財務部門根據租賃合同約定，審核外租費用支付申請。申請支付時，業務部門應提供相關發票、驗收報告等資料。審核無誤后，按照公司財務流程及時支付外租費用。在支付過程中，如發現費用與合同約定不符，應暫停支付并及時與供應商溝通協調。6.租賃期滿租賃期滿前，業務部門應提前通知供應商，做好資產歸還或續租的準備工作。若需續租，應按照本辦法重新辦理申請、審批、合同簽訂等手續。業務部門對歸還的資產進行驗收，如資產無損壞且符合合同約定，辦理資產歸還手續。若資產存在損壞或缺失，按照合同約定要求供應商進行賠償或修復。六、外包管理1.外包需求評估業務部門在有外包業務需求時，應首先對自身業務進行全面評估，分析哪些業務環節適合外包，以及外包可能帶來的風險和收益。形成《外包需求評估報告》，報告內容包括外包業務的現狀、外包的原因、預期目標、潛在風險及應對措施等。2.外包申請業務部門根據《外包需求評估報告》，填寫《外包申請表》，明確外包業務的范圍、服務標準、預算、時間要求等關鍵信息。申請表依次經部門負責人、公司分管領導審批通過后，提交采購部門。3.供應商選擇采購部門依據《外包申請表》的要求，從供應商庫中篩選符合條件的供應商，或通過招標、邀請等方式拓展新的供應商。組織業務部門、技術部門等相關人員對供應商進行綜合評審。評審內容包括供應商的專業能力、業績經驗、質量管理體系、價格、信譽等方面。要求供應商提供詳細的服務方案，對方案的可行性、完整性、合理性進行評估。通過實地考察、案例驗證等方式，進一步了解供應商的實際服務能力。根據評審結果，確定候選供應商名單，并與候選供應商進行談判，明確服務細節、價格、交付時間等關鍵條款。4.合同簽訂談判達成一致后，采購部門起草外包合同。合同應明確雙方的權利和義務、服務內容、質量標準、價格、付款方式、保密條款、違約責任等重要條款。法務部門對合同進行嚴格審核，確保合同符合法律法規要求，不存在法律漏洞和風險。審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂正式外包合同。5.項目執行與監控業務部門作為外包項目的主要執行和監控部門，應與供應商密切溝通，確保供應商按照合同約定和項目計劃開展工作。建立項目定期匯報機制，要求供應商定期提交項目進展報告，詳細說明項目的完成情況、遇到的問題及解決方案。業務部門定期對項目進行現場檢查或遠程監控，核實項目的實際進度、質量等情況是否符合合同要求。如發現問題，及時要求供應商整改，并跟蹤整改情況。6.質量驗收外包項目完成后，業務部門應按照合同約定的質量標準和驗收流程組織驗收。驗收前，要求供應商提交完整的項目成果資料。成立專門的驗收小組，成員包括業務部門、技術部門、采購部門等相關人員。驗收小組通過聽取匯報、查驗資料、現場測試等方式，對項目成果進行全面評估。如驗收合格，驗收小組出具《驗收報告》；如驗收不合格，明確指出存在的問題，要求供應商限期整改。整改完成后，重新進行驗收。7.費用結算財務部門依據外包合同和驗收報告，審核外包費用支付申請。申請支付時，供應商應提供合法有效的發票及相關結算資料。審核無誤后，按照公司財務制度支付外包費用。對于驗收不合格或存在爭議的項目，在問題解決前，暫停支付相關費用。七、風險管理1.風險識別與評估各相關部門應定期對本部門涉及的外租外包業務進行風險識別，關注可能出現的法律風險、財務風險、質量風險、安全風險等。對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和可能造成的影響程度。可以采用定性與定量相結合的方法，對風險進行分級管理。2.風險應對措施針對不同類型和級別的風險，制定相應的應對措施。對于法律風險，加強合同審核，明確雙方權利義務，必要時咨詢專業法律意見；對于財務風險，合理編制預算，加強費用監控，防范超支風險；對于質量風險，建立嚴格的質量標準和驗收制度，加強過程監控；對于安全風險，要求供應商具備相應的安全資質，簽訂安全協議，加強安全教育培訓。在項目執行過程中，密切關注風險變化情況，及時調整風險應對措施，確保風險始終處于可控狀態。3.風險預警與應急處理建立風險預警機制，通過設定關鍵風險指標，實時監測外租外包項目的風險狀況。當風險指標接近或超出預警閾值時，及時發出預警信號。制定應急預案，明確在發生重大風險事件時的應急處理流程和責任分工。一旦風險事件發生，迅速啟動應急預案，采取有效措施降低損失，保障公司利益。八、監督與檢查1.審計監督審計部門定期對外租外包業務進行審計，審查外租外包項目的決策程序、供應商選擇、合同簽訂、項目執行、費用結算等環節是否合規。對審計發現的問題，提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對違反本辦法或公司相關規定的行為，按照公司內部審計制度進行處理。2.日常監督各業務部門應對外租外包項目進行日常監督，及時發現并解決項目執行過程中出現的問題。采購部門、財務部門、法務部門等應按照各自職責，對相關環節進行監督檢查。鼓勵員工對公