外租外包管理暫行辦法一、前言在當(dāng)今企業(yè)運(yùn)營的復(fù)雜環(huán)境下，外租外包業(yè)務(wù)因其靈活性與成本效益，已成為眾多企業(yè)優(yōu)化資源配置、提升競爭力的重要手段。然而，隨著外租外包規(guī)模的不斷擴(kuò)大，一系列諸如風(fēng)險(xiǎn)把控、質(zhì)量監(jiān)督等管理問題逐漸浮現(xiàn)。為規(guī)范公司外租外包活動，確保業(yè)務(wù)的順利開展，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際運(yùn)營情況，特制定本《外租外包管理暫行辦法》。希望大家能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)并積極遵守本辦法的各項(xiàng)規(guī)定，共同推動公司外租外包業(yè)務(wù)的健康、有序發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外租外包的業(yè)務(wù)活動，涵蓋但不限于設(shè)備租賃、場地租賃、勞務(wù)外包、服務(wù)外包等項(xiàng)目。無論是短期的臨時性外租外包，還是長期的戰(zhàn)略性合作，均應(yīng)按照本辦法執(zhí)行。三、術(shù)語定義1.外租：指公司為滿足自身生產(chǎn)、經(jīng)營、辦公等需求，向外部單位或個人租賃設(shè)備、場地等資產(chǎn)的行為。2.外包：指公司將原本由內(nèi)部執(zhí)行的部分業(yè)務(wù)，通過簽訂合同的方式委托給外部專業(yè)機(jī)構(gòu)或個人完成的行為。四、職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提出外租外包項(xiàng)目的申請。詳細(xì)說明外租外包的必要性、業(yè)務(wù)范圍、預(yù)期目標(biāo)等內(nèi)容。參與外租外包供應(yīng)商的選擇、評估與談判工作，提供專業(yè)的業(yè)務(wù)意見和技術(shù)要求。負(fù)責(zé)與外租外包供應(yīng)商對接，跟進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，確保外租外包業(yè)務(wù)按合同約定開展。及時反饋項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，并提出解決方案。負(fù)責(zé)驗(yàn)收外租外包項(xiàng)目成果，依據(jù)合同條款對項(xiàng)目質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行審核。對不符合要求的項(xiàng)目，提出整改意見或拒絕驗(yàn)收。2.采購部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)外租外包供應(yīng)商庫，收集供應(yīng)商信息，對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和考察。組織開展外租外包項(xiàng)目的招標(biāo)、詢價(jià)等采購活動，按照公司采購流程確定合作供應(yīng)商，并簽訂相關(guān)合同。監(jiān)督供應(yīng)商履行合同義務(wù)，處理合同執(zhí)行過程中的糾紛與違約事宜。3.財(cái)務(wù)部門參與外租外包項(xiàng)目預(yù)算的編制與審核，確保外租外包費(fèi)用合理且在預(yù)算范圍內(nèi)。負(fù)責(zé)外租外包費(fèi)用的核算與支付，嚴(yán)格按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理。對外租外包項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估，提供財(cái)務(wù)方面的專業(yè)意見和建議。4.法務(wù)部門審核外租外包合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。為外租外包業(yè)務(wù)提供法律咨詢服務(wù)，處理與外租外包相關(guān)的法律糾紛。5.審計(jì)部門對外租外包項(xiàng)目進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)監(jiān)督，檢查項(xiàng)目執(zhí)行是否符合公司規(guī)定和合同要求。對供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營能力等進(jìn)行審計(jì)評估，防范潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。五、外租管理1.外租申請業(yè)務(wù)部門因工作需要外租設(shè)備、場地等資產(chǎn)時，應(yīng)填寫《外租申請表》，詳細(xì)說明外租資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、租賃期限、用途、預(yù)算等信息。將申請表提交部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)需求的合理性、必要性以及預(yù)算的可行性等方面進(jìn)行審核。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇采購部門收到經(jīng)審批的《外租申請表》后，從供應(yīng)商庫中選擇至少三家符合要求的潛在供應(yīng)商。若供應(yīng)商庫中無合適供應(yīng)商，可通過公開招標(biāo)、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等方式尋找新的供應(yīng)商。業(yè)務(wù)部門與采購部門共同對潛在供應(yīng)商進(jìn)行考察，重點(diǎn)考察供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、資產(chǎn)狀況、服務(wù)能力等方面。考察結(jié)束后，形成《供應(yīng)商考察報(bào)告》。根據(jù)考察結(jié)果，采購部門組織業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行綜合評審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商作為合作對象。3.合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商就租賃條款進(jìn)行談判，包括租金、租賃期限、付款方式、資產(chǎn)維護(hù)責(zé)任、違約責(zé)任等。談判過程中，應(yīng)充分考慮公司利益，爭取有利的合同條件。法務(wù)部門對擬簽訂的租賃合同進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式租賃合同。4.外租資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)外租資產(chǎn)的日常管理，建立外租資產(chǎn)臺賬，記錄資產(chǎn)的租賃情況、使用狀態(tài)、維護(hù)記錄等信息。按照租賃合同約定，定期對資產(chǎn)進(jìn)行檢查，確保資產(chǎn)正常運(yùn)行和使用。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)存在問題或損壞，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行維修或處理。租賃期間，如需對資產(chǎn)進(jìn)行改造、轉(zhuǎn)租等特殊處理，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前向供應(yīng)商提出申請，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。5.費(fèi)用結(jié)算財(cái)務(wù)部門根據(jù)租賃合同約定，審核外租費(fèi)用支付申請。申請支付時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提供相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等資料。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)流程及時支付外租費(fèi)用。在支付過程中，如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用與合同約定不符，應(yīng)暫停支付并及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。6.租賃期滿租賃期滿前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知供應(yīng)商，做好資產(chǎn)歸還或續(xù)租的準(zhǔn)備工作。若需續(xù)租，應(yīng)按照本辦法重新辦理申請、審批、合同簽訂等手續(xù)。業(yè)務(wù)部門對歸還的資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，如資產(chǎn)無損壞且符合合同約定，辦理資產(chǎn)歸還手續(xù)。若資產(chǎn)存在損壞或缺失，按照合同約定要求供應(yīng)商進(jìn)行賠償或修復(fù)。六、外包管理1.外包需求評估業(yè)務(wù)部門在有外包業(yè)務(wù)需求時，應(yīng)首先對自身業(yè)務(wù)進(jìn)行全面評估，分析哪些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)適合外包，以及外包可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)和收益。形成《外包需求評估報(bào)告》，報(bào)告內(nèi)容包括外包業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀、外包的原因、預(yù)期目標(biāo)、潛在風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對措施等。2.外包申請業(yè)務(wù)部門根據(jù)《外包需求評估報(bào)告》，填寫《外包申請表》，明確外包業(yè)務(wù)的范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算、時間要求等關(guān)鍵信息。申請表依次經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，提交采購部門。3.供應(yīng)商選擇采購部門依據(jù)《外包申請表》的要求，從供應(yīng)商庫中篩選符合條件的供應(yīng)商，或通過招標(biāo)、邀請等方式拓展新的供應(yīng)商。組織業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評審。評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的專業(yè)能力、業(yè)績經(jīng)驗(yàn)、質(zhì)量管理體系、價(jià)格、信譽(yù)等方面。要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的服務(wù)方案，對方案的可行性、完整性、合理性進(jìn)行評估。通過實(shí)地考察、案例驗(yàn)證等方式，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)際服務(wù)能力。根據(jù)評審結(jié)果，確定候選供應(yīng)商名單，并與候選供應(yīng)商進(jìn)行談判，明確服務(wù)細(xì)節(jié)、價(jià)格、交付時間等關(guān)鍵條款。4.合同簽訂談判達(dá)成一致后，采購部門起草外包合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等重要條款。法務(wù)部門對合同進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，不存在法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式外包合同。5.項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控業(yè)務(wù)部門作為外包項(xiàng)目的主要執(zhí)行和監(jiān)控部門，應(yīng)與供應(yīng)商密切溝通，確保供應(yīng)商按照合同約定和項(xiàng)目計(jì)劃開展工作。建立項(xiàng)目定期匯報(bào)機(jī)制，要求供應(yīng)商定期提交項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告，詳細(xì)說明項(xiàng)目的完成情況、遇到的問題及解決方案。業(yè)務(wù)部門定期對項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場檢查或遠(yuǎn)程監(jiān)控，核實(shí)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度、質(zhì)量等情況是否符合合同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時要求供應(yīng)商整改，并跟蹤整改情況。6.質(zhì)量驗(yàn)收外包項(xiàng)目完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程組織驗(yàn)收。驗(yàn)收前，要求供應(yīng)商提交完整的項(xiàng)目成果資料。成立專門的驗(yàn)收小組，成員包括業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、采購部門等相關(guān)人員。驗(yàn)收小組通過聽取匯報(bào)、查驗(yàn)資料、現(xiàn)場測試等方式，對項(xiàng)目成果進(jìn)行全面評估。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收小組出具《驗(yàn)收報(bào)告》；如驗(yàn)收不合格，明確指出存在的問題，要求供應(yīng)商限期整改。整改完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。7.費(fèi)用結(jié)算財(cái)務(wù)部門依據(jù)外包合同和驗(yàn)收報(bào)告，審核外包費(fèi)用支付申請。申請支付時，供應(yīng)商應(yīng)提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度支付外包費(fèi)用。對于驗(yàn)收不合格或存在爭議的項(xiàng)目，在問題解決前，暫停支付相關(guān)費(fèi)用。七、風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估各相關(guān)部門應(yīng)定期對本部門涉及的外租外包業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別，關(guān)注可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等。對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和可能造成的影響程度?？梢圆捎枚ㄐ耘c定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級管理。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施針對不同類型和級別的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。對于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核，明確雙方權(quán)利義務(wù)，必要時咨詢專業(yè)法律意見；對于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，合理編制預(yù)算，加強(qiáng)費(fèi)用監(jiān)控，防范超支風(fēng)險(xiǎn)；對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，建立嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收制度，加強(qiáng)過程監(jiān)控；對于安全風(fēng)險(xiǎn)，要求供應(yīng)商具備相應(yīng)的安全資質(zhì)，簽訂安全協(xié)議，加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)變化情況，及時調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，確保風(fēng)險(xiǎn)始終處于可控狀態(tài)。3.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與應(yīng)急處理建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，通過設(shè)定關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，實(shí)時監(jiān)測外租外包項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)狀況。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)接近或超出預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號。制定應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生重大風(fēng)險(xiǎn)事件時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。一旦風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生，迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施降低損失，保障公司利益。八、監(jiān)督與檢查1.審計(jì)監(jiān)督審計(jì)部門定期對外租外包業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審查外租外包項(xiàng)目的決策程序、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、項(xiàng)目執(zhí)行、費(fèi)用結(jié)算等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。對違反本辦法或公司相關(guān)規(guī)定的行為，按照公司內(nèi)部審計(jì)制度進(jìn)行處理。2.日常監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門應(yīng)對外租外包項(xiàng)目進(jìn)行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。采購部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等應(yīng)按照各自職責(zé)，對相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。鼓勵員工對公