房屋使用合同管理辦法總則目的為加強公司房屋使用合同的管理，規范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司的合法權益，根據《中華人民共和國民法典》等相關法律法規，結合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機構與自然人、法人或其他組織之間簽訂的房屋使用合同的管理。房屋使用合同包括但不限于房屋租賃合同、房屋借用合同等。管理原則1.依法合規原則。房屋使用合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規和公司的相關規定。2.風險防范原則。在合同管理過程中，要充分考慮各種風險因素，采取有效的防范措施，降低公司的法律風險和經濟損失。3.全過程管理原則。對房屋使用合同實行從簽訂前的審查、簽訂、履行到合同終止的全過程管理。管理職責合同管理部門公司設立專門的合同管理部門，負責房屋使用合同的綜合管理工作，其主要職責包括：1.制定和完善房屋使用合同管理制度，并監督執行。2.組織對合同文本的審核，提出法律意見和建議。3.建立合同檔案，對合同進行分類、編號、歸檔和保管。4.監督合同的履行情況，協調解決合同履行過程中出現的問題。5.定期對合同管理工作進行總結和分析，提出改進措施。業務部門業務部門是房屋使用合同的發起和執行部門，其主要職責包括：1.負責與合同相對方進行溝通和協商，了解對方的需求和情況。2.負責起草合同文本，確保合同內容符合公司的業務要求和實際情況。3.對合同相對方的主體資格、資信狀況等進行調查和評估，提供相關資料和信息。4.負責合同的履行，按照合同約定的時間、地點和方式交付房屋或支付費用。5.及時向合同管理部門反饋合同履行過程中出現的問題，并配合合同管理部門進行處理。財務部門財務部門負責房屋使用合同的財務審核和資金管理工作，其主要職責包括：1.對合同中的費用條款進行審核，確保費用的合理性和合規性。2.按照合同約定的時間和方式支付費用或收取款項。3.對合同的執行情況進行財務監督，及時發現和處理財務風險。法務部門法務部門負責對房屋使用合同進行法律審核，提供法律咨詢和法律服務，其主要職責包括：1.對合同文本進行法律審查，確保合同條款符合法律法規的規定。2.參與合同的談判和簽訂，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛和法律事務，維護公司的合法權益。合同簽訂合同相對方的選擇業務部門在選擇合同相對方時，應進行充分的調查和評估，了解對方的主體資格、資信狀況、經營業績等情況，確保對方具有履行合同的能力和信譽。具體要求如下：1.對于法人或其他組織，應要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證件的復印件，并核實其真實性和有效性。2.對于自然人，應要求其提供身份證復印件，并核實其身份信息。3.可以通過查詢企業信用信息公示系統、法院裁判文書網等方式，了解合同相對方的信用記錄和涉訴情況。4.必要時，可以要求合同相對方提供擔保或保證金。合同文本的起草業務部門應根據公司的業務要求和實際情況，起草合同文本。合同文本應包括以下主要內容：1.合同雙方的基本信息，包括名稱、地址、聯系方式等。2.房屋的基本情況，包括房屋的位置、面積、用途等。3.使用期限和交付時間。4.費用及支付方式，包括租金、押金、物業費等。5.雙方的權利和義務。6.違約責任和爭議解決方式。7.其他條款，如保密條款、通知條款等。合同審核合同起草完成后，業務部門應將合同文本提交合同管理部門進行審核。合同管理部門應組織法務部門、財務部門等相關部門對合同進行審核，審核的主要內容包括：1.合同內容是否符合法律法規和公司的相關規定。2.合同條款是否完整、明確、合理，是否存在歧義或漏洞。3.合同相對方的主體資格和資信狀況是否符合要求。4.合同的費用條款是否合理、合規，支付方式是否可行。5.合同的違約責任和爭議解決方式是否明確、有效。審核過程中，各部門應提出具體的審核意見和建議，業務部門應根據審核意見對合同文本進行修改和完善。審核通過后，合同管理部門應出具審核意見，并由相關部門簽字確認。合同簽訂經審核通過的合同，由業務部門與合同相對方進行簽訂。簽訂合同應遵循以下程序：1.合同應由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂前，應再次核對合同文本的內容，確保合同內容與雙方協商一致。3.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本送交合同管理部門、財務部門等相關部門備案。合同履行合同交底合同簽訂后，業務部門應組織相關人員進行合同交底，向相關人員介紹合同的主要內容、雙方的權利和義務、履行要求等，確保相關人員了解合同情況，履行各自的職責。履行監督業務部門應按照合同約定的時間、地點和方式履行合同義務，同時應監督合同相對方的履行情況。在合同履行過程中，如發現合同相對方存在違約行為，應及時采取措施進行處理，并向合同管理部門報告。合同管理部門應定期對合同的履行情況進行檢查和監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。財務部門應按照合同約定的時間和方式支付費用或收取款項，并對合同的執行情況進行財務監督。變更和解除在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化，需要變更或解除合同的，應按照以下程序進行：1.業務部門應與合同相對方進行協商，達成變更或解除合同的意向。2.業務部門應起草變更或解除合同的協議，提交合同管理部門進行審核。3.經審核通過后，由業務部門與合同相對方簽訂變更或解除合同的協議。4.變更或解除合同的協議簽訂后，業務部門應及時將相關資料送交合同管理部門、財務部門等相關部門備案。糾紛處理在合同履行過程中，如發生糾紛，業務部門應及時與合同相對方進行協商，尋求解決方案。如協商不成，應按照合同約定的爭議解決方式進行處理。合同管理部門應會同法務部門等相關部門，指導和協助業務部門處理合同糾紛，維護公司的合法權益。合同檔案管理檔案建立合同管理部門應在合同簽訂后，及時建立合同檔案。合同檔案應包括合同文本、審核意見、相關附件、履行記錄等資料。檔案保管合同檔案應按照檔案管理的相關規定進行保管，確保檔案的安全和完整。合同檔案的保管期限應根據合同的重要程度和使用情況確定，一般不少于合同履行期限屆滿后五年。檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經合同管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱合同檔案時，應遵守檔案管理的相關規定，不得損壞、涂改或泄露檔案內容。監督與考核監督檢查公司應定期對房屋使用合同的管理情況進行監督檢查，檢查的內容包括合同管理制度的執行情況、合同簽訂和履行情況、合同檔案管理情況等。監督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。考核評價公司應建立合同管理考核評價機制，對業