學校商務接待管理辦法總則目的為進一步規范學校商務接待管理，嚴格控制接待費用支出，提升接待工作質量和效率，維護學校良好形象，根據國家相關法律法規和學校實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學校各部門、各二級學院在開展商務活動過程中所涉及的各類接待工作。商務接待是指學校因教學、科研、合作辦學、招生就業、校友聯絡、社會捐贈等工作需要，接待國內外企業、社會組織、政府部門等相關人員的活動。基本原則1.務實節儉：接待工作要注重實效，嚴格控制接待標準和規模，杜絕鋪張浪費，做到既能滿足商務活動需要，又能合理節約經費。2.規范有序：接待工作應按照規定的程序和標準進行，確保接待活動有章可循、規范有序。3.對等接待：根據來訪人員的身份和來訪目的，安排相應級別的人員進行接待，做到對等接待、禮貌周到。4.安全保密：在接待過程中，要注意保障來訪人員的人身安全和信息安全，嚴格遵守學校的保密規定，防止學校機密信息泄露。接待審批審批流程1.各部門、各二級學院在接到商務來訪信息后，應及時填寫《學校商務接待審批表》，詳細說明來訪單位、來訪人數、來訪時間、來訪目的、接待安排等內容，并經部門或二級學院負責人審核簽字。2.《學校商務接待審批表》需根據接待對象的重要程度和接待費用的預算情況，按照相應的審批權限進行審批。接待費用預算在[X]元以下的，由部門或二級學院負責人審批；接待費用預算在[X]元以上（含[X]元）的，需報分管校領導審批；涉及重要嘉賓或重大商務活動的接待，還需報校長審批。3.審批通過后，接待部門應嚴格按照審批的內容和標準組織實施接待工作。如因特殊情況需要調整接待安排的，應及時向原審批人報告，并重新履行審批手續。審批要求1.接待部門應提前做好接待方案，明確接待任務、接待人員、接待時間、接待地點、接待方式等內容，確保接待工作的順利進行。2.接待部門應根據來訪人員的身份和來訪目的，合理安排接待人員，避免出現接待人員過多或過少的情況。3.接待部門應嚴格控制接待費用預算，不得超標準、超范圍接待。在填寫《學校商務接待審批表》時，應詳細列出各項費用的預算金額，并注明費用來源。接待標準住宿標準1.來訪人員的住宿應根據學校的實際情況和來訪人員的身份，安排在合適的酒店或賓館。原則上，接待省部級及以上領導干部，可安排套間；接待司局級領導干部，可安排單間；接待其他人員，可安排標準間。2.住宿費用應按照學校規定的標準執行，不得超過當地同檔次酒店或賓館的協議價格。如因特殊情況需要提高住宿標準的，應提前報分管校領導審批。3.接待部門應協助來訪人員辦理住宿手續，并及時與酒店或賓館結算住宿費用。餐飲標準1.商務接待用餐應遵循節儉原則，以家常菜為主，不得提供高檔菜肴和野生保護動物制作的菜肴。接待對象在10人以內的，陪餐人數不得超過3人；接待對象超過10人的，陪餐人數不得超過接待對象人數的三分之一。2.商務接待用餐標準應根據學校規定的標準執行，原則上每人每餐不超過[X]元（含酒水）。如因特殊情況需要提高用餐標準的，應提前報分管校領導審批。3.商務接待一般不安排宴請，確需宴請的，應嚴格控制宴請次數和規模。宴請時，不得提供香煙和高檔酒水。交通標準1.來訪人員的交通應根據學校的實際情況和來訪人員的需求，合理安排交通工具。原則上，接待省部級及以上領導干部，可安排專車接送；接待其他人員，可安排公共交通工具或學校班車接送。2.交通費用應按照學校規定的標準執行，不得超過當地同檔次交通工具的收費標準。如因特殊情況需要提高交通標準的，應提前報分管校領導審批。3.接待部門應協助來訪人員辦理交通票務手續，并及時與交通部門結算交通費用。其他標準1.商務接待活動中，不得組織旅游和與商務活動無關的參觀，不得組織到營業性娛樂、健身場所活動，不得安排專場文藝演出，不得以任何名義贈送禮金、有價證券、紀念品和土特產品等。2.商務接待活動中，如需安排禮品的，應嚴格控制禮品的種類和價值。禮品應具有學校特色，體現文化內涵，不得贈送高檔禮品。禮品費用應按照學校規定的標準執行，原則上每人不超過[X]元。接待安排前期準備1.接待部門應在接到來訪信息后，及時與來訪單位或人員取得聯系，了解來訪人員的基本情況、來訪目的、來訪時間、來訪人數等信息，并根據來訪人員的需求和學校的實際情況，制定詳細的接待方案。2.接待部門應根據接待方案，做好各項準備工作，包括安排接待人員、預訂酒店或賓館、預訂餐飲、安排交通工具、準備宣傳資料、布置接待場所等。3.接待部門應在來訪人員到達前，再次與來訪單位或人員確認來訪時間和行程安排，確保接待工作的順利進行。接待過程1.接待人員應提前到達接待地點，迎接來訪人員，并引導來訪人員到接待場所休息。在接待過程中，接待人員應熱情友好、禮貌周到，主動介紹學校的基本情況和相關工作。2.接待部門應按照接待方案的安排，組織來訪人員進行參觀、交流、洽談等活動，并安排專人負責記錄和拍照。在活動過程中，接待人員應及時解答來訪人員的疑問，協調解決來訪人員遇到的問題。3.接待部門應根據來訪人員的需求和學校的實際情況，安排合適的餐飲和住宿，并及時與酒店或賓館、餐飲部門溝通協調，確保餐飲和住宿的質量和安全。后期總結1.接待活動結束后，接待部門應及時對接待工作進行總結，總結經驗教訓，提出改進措施，不斷提高接待工作的質量和效率。2.接待部門應及時與來訪單位或人員取得聯系，了解來訪人員對接待工作的意見和建議，并根據來訪人員的意見和建議，對接待工作進行改進和完善。3.接待部門應按照學校的財務管理制度，及時辦理接待費用的報銷手續，并將接待費用的使用情況進行公示，接受學校師生的監督。費用管理費用報銷1.接待費用報銷應嚴格按照學校的財務管理制度執行，報銷人員應提供真實、合法、有效的發票和相關憑證，并填寫《學校商務接待費用報銷單》。2.《學校商務接待費用報銷單》應經接待部門負責人審核簽字、財務部門審核簽字、分管校領導審批簽字后，方可報銷。3.接待費用報銷應在接待活動結束后[X]個工作日內辦理，逾期不予報銷。費用監督1.學校財務部門應加強對接待費用的管理和監督，定期對接待費用的使用情況進行檢查和審計，確保接待費用的合理使用。2.學校審計部門應加強對接待工作的審計監督，對違反本辦法規定的行為，應及時進行查處，并追究相關人員的責任。3.學校師生有權對接待費用的使用情況進行監督，如發現有違反本辦法規定的行為，可向學校紀檢監察部門舉報。監督檢查內部監督1.學校各部門、各二級學院應加強對本部門、本二級學院商務接待工作的管理和監督，定期對本部門、本二級學院商務接待工作的開展情況進行檢查和評估，發現問題及時整改。2.學校辦公室應加強對全校商務接待工作的統籌協調和監督檢查，定期對全校商務接待工作的開展情況進行檢查和評估，發現問題及時督促相關部門和二級學院進行整改。外部監督1.學校應接受上級主管部門和財政、審計、紀檢監察等部門的監督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供有關資料和情況。2.學校應定期向社會公開商務接待工作的開展情況和接待費用的使用情況，接受社會公眾的監督。責任追究違規行為1.未經審批擅自開展商務接待活動的；2.超標準、超范圍接待的；3.以商務接待為名，進行公款旅游、公款吃喝、贈送禮品等活動的；4.虛報、冒領接待費用的；5.其他違反本辦法規定的行為。責任追究1.對違反本辦法規定的部門和個人，學校將視