工會(huì)資料共享管理辦法總則目的與背景為了加強(qiáng)工會(huì)資料的管理，提高資料的利用效率，促進(jìn)工會(huì)內(nèi)部信息資源的共享，充分發(fā)揮工會(huì)資料在工會(huì)工作中的重要作用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及工會(huì)工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工會(huì)實(shí)際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于本工會(huì)內(nèi)部所有資料的共享管理工作，包括但不限于文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、培訓(xùn)資料、活動(dòng)策劃、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等各類與工會(huì)工作相關(guān)的資料。管理原則1.合法性原則：資料的收集、整理、共享和使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和工會(huì)的相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保資料的安全，防止資料的泄露、篡改和丟失，保護(hù)工會(huì)和會(huì)員的合法權(quán)益。3.共享性原則：在保證資料安全的前提下，最大限度地實(shí)現(xiàn)資料的共享，提高資料的利用價(jià)值。4.規(guī)范性原則：資料的管理和共享應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和流程，確保資料的質(zhì)量和一致性。資料分類與收集資料分類1.行政類資料：包括工會(huì)的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案等。2.活動(dòng)類資料：如工會(huì)組織的各類文體活動(dòng)、培訓(xùn)活動(dòng)、公益活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。3.會(huì)員類資料：會(huì)員的基本信息、入會(huì)申請(qǐng)、會(huì)員檔案、會(huì)員活動(dòng)參與記錄等。4.財(cái)務(wù)類資料：工會(huì)的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.法律法規(guī)類資料：與工會(huì)工作相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。資料收集1.責(zé)任主體：各部門(mén)和工作人員在日常工作中應(yīng)及時(shí)收集和整理與本部門(mén)工作相關(guān)的資料，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行歸檔。2.收集要求：資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，具有時(shí)效性和參考價(jià)值。對(duì)于重要資料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)版和電子版。3.收集流程：各部門(mén)應(yīng)定期將收集到的資料提交給工會(huì)資料管理部門(mén)，資料管理部門(mén)對(duì)提交的資料進(jìn)行審核和整理，確保資料的規(guī)范性和完整性。資料整理與存儲(chǔ)資料整理1.分類整理：資料管理部門(mén)按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，建立清晰的資料目錄和索引。2.編號(hào)管理：對(duì)每一份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于資料的查找和管理。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照一定的規(guī)格和要求進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保資料的整齊和美觀。資料存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式：資料采用紙質(zhì)存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜或檔案室中，電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在工會(huì)的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備中。2.存儲(chǔ)環(huán)境：檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)等良好的存儲(chǔ)環(huán)境，確保紙質(zhì)資料的安全。服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.權(quán)限設(shè)置：對(duì)電子資料的存儲(chǔ)和訪問(wèn)設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)別，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和下載相關(guān)資料。資料共享流程共享申請(qǐng)1.工會(huì)內(nèi)部人員因工作需要共享資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《工會(huì)資料共享申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)共享的資料名稱、用途、使用期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.對(duì)于涉及敏感信息或重要資料的共享申請(qǐng)，還需經(jīng)工會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審核與批準(zhǔn)1.資料管理部門(mén)收到共享申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的合理性、資料的可用性等。2.對(duì)于符合共享?xiàng)l件的申請(qǐng)，資料管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)批準(zhǔn)，并告知申請(qǐng)人獲取資料的方式和權(quán)限。對(duì)于不符合共享?xiàng)l件的申請(qǐng)，應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明理由。資料提供1.經(jīng)批準(zhǔn)后，資料管理部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)人的需求，及時(shí)提供相應(yīng)的資料。對(duì)于紙質(zhì)資料，可采用借閱或復(fù)印的方式提供；對(duì)于電子資料，可通過(guò)工會(huì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備進(jìn)行共享。2.資料提供過(guò)程中，資料管理部門(mén)應(yīng)做好記錄，包括資料名稱、提供時(shí)間、申請(qǐng)人等信息。資料使用與歸還1.申請(qǐng)人應(yīng)按照申請(qǐng)時(shí)注明的用途和使用期限使用資料，不得將資料用于其他目的或泄露給第三方。2.使用完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)歸還紙質(zhì)資料或刪除電子資料，并在《工會(huì)資料共享申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。資料安全管理安全制度1.建立健全資料安全管理制度，明確資料管理部門(mén)和相關(guān)人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)資料安全的監(jiān)督和檢查。2.定期對(duì)工會(huì)內(nèi)部人員進(jìn)行資料安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和防范能力。訪問(wèn)控制1.對(duì)資料的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用相關(guān)資料。授權(quán)人員應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)和密碼泄露給他人。2.對(duì)于涉及敏感信息或重要資料的訪問(wèn)，應(yīng)采用多重身份驗(yàn)證和加密技術(shù)，確保資料的安全。備份與恢復(fù)1.定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)設(shè)備或地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立資料恢復(fù)機(jī)制，當(dāng)發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，確保工會(huì)工作的正常進(jìn)行。應(yīng)急處理1.制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生資料泄露、丟失、損壞等安全事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和措施。2.發(fā)生安全事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。監(jiān)督與評(píng)估監(jiān)督機(jī)制1.工會(huì)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)資料共享管理工作進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查資料管理的規(guī)范性、安全性和共享效率等情況。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，鼓勵(lì)員工對(duì)資料管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。評(píng)估指標(biāo)1.建立資料共享管理評(píng)估指標(biāo)體系，包括資料共享的申請(qǐng)數(shù)量、審核通過(guò)率、使用滿意度、安全事故發(fā)生率等指標(biāo)。2.定期對(duì)資料共享管理工作進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取改進(jìn)措施，不斷提高資料共享管理水平。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)訪問(wèn)、下載或泄露工會(huì)資料的行為。2.篡改、偽造或銷毀工會(huì)資料的行為。3.不按照規(guī)定流程和要求進(jìn)行資料共享申請(qǐng)和使用的行為。4.其他違反本管理辦法的行為。處理措施1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，由資料管理部門(mén)給予口頭警告，并責(zé)令其