學校外賓接待管理辦法總則目的為規范學校外賓接待工作，加強外事管理，提升接待水平，促進國際交流與合作，根據國家相關法律法規和外事工作的有關規定，結合學校實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于學校各部門、各學院接待來校訪問、講學、合作研究、參加會議等活動的外國人士（以下簡稱“外賓”）。基本原則1.統一領導，歸口管理：學校外事工作實行統一領導，由國際交流與合作處（以下簡稱“國際處”）歸口管理外賓接待工作，各部門、各學院應在國際處的指導下開展相關工作。2.務實高效，注重實效：接待工作應注重實際效果，合理安排活動內容和行程，避免形式主義和鋪張浪費。3.遵守外事紀律，維護國家利益：接待人員應嚴格遵守外事紀律，保守國家機密和學校秘密，維護國家尊嚴和學校聲譽。接待計劃與審批接待計劃的制定各部門、各學院在接到外賓來訪的邀請或信息后，應及時制定詳細的接待計劃。接待計劃應包括外賓的基本信息、來訪目的、活動日程安排、陪同人員安排、經費預算等內容。審批程序1.各部門、各學院的接待計劃應提前[X]個工作日報國際處審核。2.國際處對接待計劃進行審核，重點審核活動內容、日程安排、經費預算等是否合理，是否符合國家和學校的相關規定。3.對于重要外賓的接待計劃，國際處應報學校主管領導審批。計劃變更接待計劃一經批準，原則上不得隨意變更。如因特殊情況需要變更的，應及時向國際處說明情況，并按照審批程序重新辦理審批手續。信息收集與安全管理信息收集1.各部門、各學院在接待外賓前，應詳細了解外賓的基本信息，包括姓名、國籍、職業、來訪目的、健康狀況等，并及時向國際處報備。2.對于涉及敏感領域或重要合作項目的外賓，應進行必要的背景調查。安全管理1.學校各部門、各學院應高度重視外賓的安全問題，制定相應的安全保障措施。2.接待人員應向外賓介紹學校的安全規定和注意事項，提醒外賓注意人身安全和財產安全。3.對于重要外賓或大型活動，應協調學校保衛部門做好安全保衛工作。活動安排與陪同人員活動安排1.接待活動應根據外賓的來訪目的和需求，合理安排活動內容，包括參觀校園、學術交流、文化體驗等。2.活動安排應注重實效性和針對性，避免安排過多的形式主義活動。3.活動日程應提前與外賓溝通確認，確保雙方達成一致。陪同人員安排1.各部門、各學院應根據外賓的身份和活動內容，安排合適的陪同人員。陪同人員應具備良好的外語水平和溝通能力，熟悉學校的情況和外事禮儀。2.對于重要外賓的接待，學校領導或相關部門負責人應親自陪同。3.陪同人員應嚴格遵守外事紀律，不得擅自離崗或變更活動安排。經費管理經費預算各部門、各學院在制定接待計劃時，應根據活動內容和實際需要，合理編制經費預算。經費預算應包括住宿費、餐飲費、交通費、禮品費等各項費用。經費來源1.外賓接待經費主要來源于學校的外事專項經費、各部門和學院的自有經費以及合作項目經費等。2.對于重要外賓的接待，學校可根據實際情況給予適當的經費支持。經費報銷1.接待活動結束后，各部門、各學院應及時辦理經費報銷手續。報銷時應提供詳細的費用清單和相關票據，并按照學校的財務制度進行審批。2.經費報銷應嚴格按照預算執行，不得超支。如有特殊情況需要超支的，應提前報學校主管領導審批。外事禮儀與文化交流外事禮儀1.接待人員應了解和掌握基本的外事禮儀知識，包括見面禮儀、著裝禮儀、餐飲禮儀等，做到舉止得體、文明禮貌。2.在與外賓交往中，應尊重外賓的宗教信仰、文化習俗和個人習慣，避免因文化差異而產生誤解或沖突。文化交流1.接待活動應注重文化交流，向外賓介紹中國的歷史文化、學校的辦學特色和成就，增進外賓對中國和學校的了解和認識。2.可以安排一些具有中國特色的文化活動，如書法、繪畫、茶藝等，讓外賓親身感受中國文化的魅力。后續工作總結與反饋接待活動結束后，各部門、各學院應及時對活動進行總結，總結經驗教訓，提出改進意見和建議，并向國際處反饋。合作跟進對于有合作意向的外賓，各部門、各學院應及時跟進合作事宜，推動合作項目的落實和開展。資料歸檔各部門、各學院應將接待活動的相關資料，包括接待計劃、活動日程、照片、新聞報道等進行整理歸檔，以備查閱和參考。監督與責任追究監督檢查國際處應定期對各部門、各學院的外賓接待工作進行監督檢查，重點檢查接待計劃的執行情況、經費使用情況、外事紀律遵守情況等。責任追究對于違反本管理辦法的部門和個人，學校將視情節輕重給予相應的批評教育、紀律處