工會采購器材管理辦法總則目的為規范本工會采購器材的管理，提高采購資金的使用效益，保證采購器材的質量，維護工會會員的合法權益，根據國家相關法律法規和工會財務管理的有關規定，結合本工會實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本工會組織開展各項活動所需器材的采購、驗收、使用、保管和處置等管理工作。管理原則1.依法依規原則：采購器材活動必須嚴格遵守國家法律法規和工會的相關規定，確保采購行為合法合規。2.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受會員監督，提高采購工作的透明度。3.效益原則：在保證器材質量的前提下，充分考慮采購成本和使用效益，實現資源的優化配置。4.集體決策原則：重大采購項目應經過工會委員會集體討論決定，確保決策的科學性和民主性。采購計劃管理采購計劃的編制1.各部門根據工作和活動需求，于每年[具體時間]前提出下一年度的器材采購計劃，報工會辦公室匯總。2.采購計劃應包括器材名稱、規格型號、數量、預算金額、用途等詳細信息，并說明采購的必要性和合理性。3.工會辦公室對各部門報送的采購計劃進行審核、匯總，結合工會經費預算情況，編制年度采購計劃草案。采購計劃的審批1.年度采購計劃草案經工會財務委員會審核后，提交工會委員會審議。2.工會委員會對采購計劃草案進行討論，根據工會工作重點和經費狀況，確定年度采購計劃。3.對于預算金額較大或專業性較強的采購項目，可組織相關專家進行論證，論證意見作為采購計劃審批的重要參考。采購計劃的調整1.采購計劃一經確定，原則上不得隨意調整。如因工作需要確需調整的，應填寫《采購計劃調整申請表》，說明調整的原因和內容。2.采購計劃調整金額在[具體金額]以內的，由工會主席審批；調整金額超過[具體金額]的，需經工會委員會審議通過。采購方式選擇公開招標1.采購預算達到[具體金額]及以上的大型器材采購項目，應采用公開招標方式進行。2.公開招標應按照國家有關招投標法律法規的規定，發布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標。3.成立評標委員會，按照招標文件規定的評標標準和方法進行評標，確定中標供應商。邀請招標1.符合下列情形之一的，可以采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。2.邀請招標應向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發出投標邀請書。競爭性談判1.符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判方式采購：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。2.成立談判小組，與符合資格條件的供應商就采購事宜進行談判，確定成交供應商。單一來源采購1.符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購應在保證采購質量和雙方商定合理價格的基礎上，與供應商直接簽訂采購合同。詢價采購1.采購的器材規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。2.成立詢價小組，向三家以上供應商發出詢價單，對供應商報價進行比較，確定成交供應商。采購流程采購申請1.各部門根據批準的采購計劃，填寫《采購申請表》，注明器材名稱、規格型號、數量、預算金額等信息，經部門負責人簽字后，報工會辦公室。2.工會辦公室對采購申請進行審核，審核內容包括是否符合采購計劃、預算是否合理等。審核通過后，報工會主席審批。供應商選擇1.采購人員根據采購方式，通過查詢供應商數據庫、市場調研等方式，選擇符合要求的供應商。2.對供應商的資質、信譽、業績等進行考察，建立供應商檔案，記錄供應商的相關信息。采購合同簽訂1.采購人員與供應商就采購器材的品種、規格、數量、價格、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款進行協商，達成一致后簽訂采購合同。2.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同簽訂前，應經工會法律顧問審核，確保合同條款合法合規。采購執行與監督1.采購人員按照采購合同的要求，督促供應商按時、按質、按量交貨。2.工會辦公室對采購過程進行監督，檢查采購人員是否按照規定的采購方式和流程進行操作，是否存在違規行為。驗收付款1.器材到貨后，由工會辦公室組織相關人員進行驗收。驗收內容包括器材的數量、規格、型號、質量等是否符合合同要求。2.驗收合格后，采購人員填寫《驗收報告單》，經驗收人員簽字確認。3.財務部門根據采購合同、驗收報告單等相關憑證，按照規定的付款方式和時間，辦理付款手續。采購驗收管理驗收組織1.成立驗收小組，成員包括工會辦公室人員、使用部門代表、技術專家等。驗收小組負責對采購器材進行全面驗收。2.驗收小組應制定詳細的驗收方案，明確驗收標準和驗收方法。驗收內容1.數量驗收：核對器材的實際數量與合同約定數量是否一致。2.質量驗收：檢查器材的外觀、性能、規格、型號等是否符合合同要求和相關質量標準。3.資料驗收：檢查器材的說明書、合格證、保修卡等相關資料是否齊全。驗收報告1.驗收結束后，驗收小組應出具驗收報告，報告內容包括驗收時間、驗收地點、驗收人員、驗收情況等。2.驗收報告應經驗收小組成員簽字確認，作為器材驗收合格的依據。驗收不合格處理1.如驗收發現器材存在質量問題或不符合合同要求，驗收小組應及時與供應商聯系，要求供應商在規定的時間內進行更換或整改。2.供應商未能在規定時間內解決問題的，按照合同約定追究供應商的違約責任。采購器材使用與保管使用管理1.各部門應指定專人負責采購器材的使用和管理，建立器材使用臺賬，記錄器材的使用情況。2.使用者應按照器材的使用說明書和操作規程正確使用器材，避免因使用不當造成器材損壞。保管管理1.設立專門的器材倉庫，配備必要的保管設施，確保器材的安全存放。2.倉庫管理人員應定期對器材進行盤點和檢查，做好防潮、防火、防盜等工作。3.對貴重器材和易損器材，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、定期維護等。采購器材處置管理處置范圍采購器材因技術落后、損壞無法修復、閑置不用等原因需要處置的，應按照本辦法進行處置。處置方式1.報廢：對已達到使用年限、損壞無法修復且無使用價值的器材，經技術鑒定后，辦理報廢手續。2.轉讓：對閑置不用但仍有使用價值的器材，可以通過公開拍賣、協議轉讓等方式進行處置。3.捐贈：對符合捐贈條件的器材，可以捐贈給相關單位或個人。處置程序1.各部門填寫《器材處置申請表》，說明器材的名稱、規格、型號、購置時間、處置原因等情況，經部門負責人簽字后，報工會辦公室。2.工會辦公室組織相關人員對擬處置的器材進行鑒定，確定處置方式。3.對于報廢、轉讓價值較大的器材，應報工會委員會審批。4.按照批準的處置方式進行處置，處置收入按照規定上繳工會財務部門。監督與檢查內部監督1.工會財務委員會定期對采購器材的管理情況進行檢查，檢查內容包括采購計劃執行情況、采購流程合規性、采購資金使用情況等。2.工會辦公室對采購人員的工作進行考核，考核內容包括工作業績、廉潔自律等方面。外部監督1.接受上級工會和審計、財政等部門的監督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供有關資料。2.對監督檢查中發現的問題，及時進行整改，并將整改情況反饋給相關部門。責任追究違規行為界定1.采購人員有下列行為之一的，屬于違規行為：未按照規定的采購方式和流程進行操作的；與供應商串通，謀取不正當利益的；泄露采購機密信息的；擅自變更采購合同條款的；其他違反采購管理規定的行為。2.驗收人員有下列行為之一的，屬于違規行為：未按照規定的驗收標準和程序進行驗收的；故意隱瞞驗收中發現的問題的；與供應商勾結，出具虛假驗收報告的；其他違反驗收管理規定的行為。