財務原始票據管理辦法一、引言親愛的同事們，財務原始票據就如同我們企業運營這部龐大機器中的一個個精密零件，雖小卻至關重要。它們記錄著公司每一筆經濟業務的來龍去脈，是財務核算與監督的基礎依據。在過去二十年的工作經歷中，我深刻認識到規范的原始票據管理對于企業財務健康和穩定發展的重要性。為了確保公司財務工作的順利開展，保障公司經濟利益，同時符合國家法律法規及行業標準，我們特制定本《財務原始票據管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同維護公司良好的財務秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司全體部門及員工在日常經營活動中涉及的所有財務原始票據的管理。無論是采購、銷售、差旅，還是其他各類經濟業務產生的原始票據，都在本辦法的管理范疇之內。三、原始票據的定義及種類1.定義：原始票據是在經濟業務發生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業務發生或完成情況的憑證。簡單來說，就是我們在進行各種交易活動時所獲得的能證明該交易真實發生的書面材料。2.種類發票：這是我們最常見的原始票據之一，由稅務機關統一監制，是企業在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的收付款憑證。像增值稅專用發票、增值稅普通發票等都屬于此類。財政票據：由財政部門統一監制，主要用于行政事業性收費、政府性基金、國有資源（資產）有償使用收入等非稅收入，以及社會團體會費、醫療收費、公益事業捐贈票據等。比如我們向政府部門繳納相關費用時取得的票據。自制原始憑證：公司內部根據自身業務需要自行填制的原始憑證，如借款單、費用報銷單、出入庫單等。這些憑證雖然是我們自己制作的，但同樣具有法律效力，是記錄公司內部經濟業務的重要依據。四、原始票據的取得與填制要求1.取得要求真實性：大家在取得原始票據時，一定要確保該票據所反映的經濟業務是真實發生的。這就要求我們在進行交易活動時，仔細核實對方的資質和業務情況，避免取得虛假票據。例如，在采購商品時，要確認供應商是否真實存在，所提供的商品是否與實際交易相符。合法性：取得的原始票據必須符合國家法律法規和稅收政策的規定。發票要通過正規渠道取得，不得接受虛開、代開的發票。財政票據也要確保是由財政部門合法監制和發放的。完整性：原始票據的內容必須完整，包括但不限于發票的名稱、發票代碼和號碼、聯次及用途、客戶名稱、開戶銀行及賬號、商品名稱或經營項目、計量單位、數量、單價、大小寫金額、開票人、開票日期、開票單位（個人）名稱（章）等。任何一項內容缺失，都可能導致票據無效或給公司帶來財務風險。2.填制要求（針對自制原始憑證）清晰準確：填寫自制原始憑證時，字跡要清晰、工整，不得潦草。數字填寫要規范，金額大小寫必須一致且準確無誤。例如，小寫金額前要加人民幣符號“￥”，大寫金額要頂格填寫，不得留有空白。內容完整：按照憑證的格式和要求，如實填寫各項內容。比如借款單，要詳細填寫借款日期、借款人、借款用途、借款金額等信息；費用報銷單要注明報銷日期、報銷人、報銷項目、金額及相關附件張數等。簽章齊全：自制原始憑證必須有相關責任人的簽字或蓋章。一般來說，借款單需要借款人簽字、部門負責人審批簽字；費用報銷單需要報銷人簽字、部門負責人審核簽字、財務負責人審核簽字等，確保每一項經濟業務都有相應的責任人負責。五、原始票據的審核1.部門初審：各部門在收到原始票據后，部門負責人或指定的審核人員要對票據進行初步審核。主要審核票據的真實性、與本部門業務的相關性以及票據的完整性。例如，對于采購發票，要審核所采購的商品是否確實為本部門所需，發票上的信息是否與采購合同一致等。如果發現問題，及時與相關人員溝通并要求補充或更正。希望大家在初審環節認真負責，把好第一關。2.財務審核：經過部門初審后的原始票據，提交到財務部門進行進一步審核。財務人員會從財務專業角度對票據進行全面審核，包括票據的合法性、合規性、金額計算的準確性等。對于不符合要求的票據，財務人員會及時通知相關人員進行處理。在這里，我們鼓勵大家在提交票據前，先自行對照本辦法的要求進行檢查，這樣可以提高審核效率，減少不必要的往返溝通。財務審核的具體要點如下：發票審核：檢查發票的真偽，可以通過稅務機關的官方網站或發票查驗平臺進行查詢。審核發票的開具是否符合規定，如發票的稅率是否正確、發票內容是否與實際業務相符、發票是否加蓋了發票專用章等。財政票據審核：查看票據是否為合法有效的財政票據，票據的內容是否完整，收費項目是否符合規定等。自制原始憑證審核：審核自制原始憑證的填寫是否符合要求，相關手續是否齊全，業務內容是否真實合理等。六、原始票據的粘貼與裝訂1.粘貼要求分類粘貼：為了便于財務人員整理和核算，大家在粘貼原始票據時，要按照票據的種類進行分類。比如將發票粘貼在一起，車票、機票等差旅費票據粘貼在一起，自制原始憑證粘貼在一起等。粘貼規范：使用專門的粘貼單，將票據按照從下往上、從右往左的順序依次粘貼，確保票據平整、不重疊、不超出粘貼單的范圍。每張票據都要粘貼牢固，防止脫落。粘貼時，可以使用膠水或膠棒，避免使用訂書釘等尖銳物品。注明附件張數：在粘貼單上要注明所粘貼票據的張數，以便于核對和統計。2.裝訂要求財務部門在完成原始票據的審核后，會按照一定的方法和順序對票據進行裝訂。裝訂成冊的票據要便于保管和查閱，一般會在裝訂封面上注明年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼等信息。七、原始票據的保管1.保管期限：原始票據的保管期限按照國家法律法規和財務制度的規定執行。一般情況下，會計憑證（包括原始票據）的保管期限為30年。在保管期限內，不得隨意銷毀原始票據。這是為了保證公司財務資料的完整性和可追溯性，以備日后審計、稅務檢查等需要。2.保管方式紙質票據：審核無誤并裝訂成冊的紙質原始票據，要存放在專門的檔案室或文件柜中，做好防火、防潮、防蟲、防盜等措施。檔案室要保持干燥、通風良好，文件柜要定期進行檢查和維護。電子票據：隨著信息化的發展，越來越多的原始票據以電子形式存在。對于電子票據，要按照規定進行備份存儲，確保數據的安全性和完整性。可以使用專門的電子存儲設備，定期對數據進行備份，并將備份數據存放在不同的地點，防止因設備損壞、自然災害等原因導致數據丟失。3.查閱與借閱：公司內部人員因工作需要查閱或借閱原始票據時，要辦理相關的查閱或借閱手續。填寫查閱申請表或借閱登記表，注明查閱或借閱的原因、范圍、期限等信息，經部門負責人和財務負責人審批同意后，方可進行查閱或借閱。借閱人要妥善保管所借閱的票據，不得擅自涂改、損壞或丟失。借閱期滿后，要及時歸還。我們希望大家在查閱和借閱原始票據時，嚴格遵守相關規定，共同保護公司財務資料的安全。八、違規處理如果員工在原始票據管理過程中違反本辦法的規定，公司將視情節輕重給予相應的處理。對于輕微違規行為，如票據填寫不規范但未造成實際損失的，公司將給予批評教育，并要求及時更正；對于嚴重違規行為，如故意提供虛假票據、偽造票據等，公司將按照公司的規章制度嚴肅處理，情節嚴