學校電子印章管理辦法總則目的與依據(jù)為適應學校信息化建設發(fā)展需求，規(guī)范學校電子印章的管理和使用，提高工作效率，保障學校各類業(yè)務活動的安全、有序進行，依據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》等相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合學校實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學校各部門、各單位及附屬機構在各類業(yè)務活動中使用電子印章的管理。本辦法所指的電子印章是指經過國家授權的電子認證服務機構認證，以數(shù)字證書為載體，能夠在電子文件中表明學校或相關部門身份，保證電子文件真實性、完整性和不可否認性的電子簽名數(shù)據(jù)。管理原則電子印章的管理和使用遵循“統(tǒng)一管理、分級負責、安全可靠、規(guī)范使用”的原則。學校設立專門的電子印章管理機構，負責電子印章的統(tǒng)一規(guī)劃、制作、發(fā)放、備案和監(jiān)督管理；各使用部門和單位負責本部門電子印章的日常使用和保管，并承擔相應的管理責任。電子印章的管理機構及職責管理機構學校成立電子印章管理領導小組，由學校分管領導任組長，成員包括學校辦公室、信息化管理部門、財務部門、審計部門等相關部門負責人。領導小組下設電子印章管理辦公室，設在信息化管理部門，負責電子印章管理的日常工作。管理機構職責1.電子印章管理領導小組職責制定學校電子印章管理的總體政策和發(fā)展規(guī)劃；協(xié)調解決電子印章管理過程中的重大問題；監(jiān)督、檢查電子印章管理辦法的執(zhí)行情況。2.電子印章管理辦公室職責負責電子印章的申請、制作、發(fā)放、備案和注銷等工作；建立電子印章管理系統(tǒng)，對電子印章的使用進行實時監(jiān)控和管理；組織開展電子印章相關技術培訓和宣傳工作；定期對電子印章的使用情況進行統(tǒng)計和分析，向領導小組報告工作。3.使用部門和單位職責負責本部門電子印章的申請、保管和使用；指定專人負責電子印章的日常管理，并報電子印章管理辦公室備案；嚴格按照本辦法和相關規(guī)定使用電子印章，確保電子印章的安全和規(guī)范使用；配合電子印章管理辦公室做好電子印章的管理和監(jiān)督工作。電子印章的申請與制作申請條件學校各部門、各單位及附屬機構因工作需要使用電子印章的，應具備以下條件：1.具有獨立的法人資格或經學校授權的合法組織；2.有明確的業(yè)務需求和使用范圍；3.已建立健全的內部管理制度和安全保密措施。申請流程1.使用部門和單位填寫《學校電子印章申請表》，詳細說明申請電子印章的用途、使用范圍、使用期限等信息，并經部門負責人簽字蓋章后，報電子印章管理辦公室。2.電子印章管理辦公室對申請材料進行審核，審核內容包括申請部門的資質、業(yè)務需求的合理性、內部管理制度的健全性等。審核通過后，報電子印章管理領導小組審批。3.經電子印章管理領導小組審批同意后，電子印章管理辦公室按照相關規(guī)定和技術標準，委托具有資質的電子認證服務機構制作電子印章。制作要求1.電子印章的制作應符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保電子印章的真實性、完整性和不可否認性。2.電子印章的樣式應與學校實體印章的樣式一致，包括印章名稱、圖案、字體等。3.電子印章應采用數(shù)字證書技術進行加密存儲和管理，確保電子印章的安全性。電子印章的發(fā)放與備案發(fā)放流程1.電子印章制作完成后，電子印章管理辦公室通知申請部門和單位領取電子印章。2.申請部門和單位指定的專人憑有效身份證件到電子印章管理辦公室領取電子印章，并辦理簽收手續(xù)。3.電子印章管理辦公室將電子印章的相關信息錄入電子印章管理系統(tǒng)，并為使用部門和單位分配電子印章的使用權限。備案要求1.電子印章管理辦公室應將制作完成的電子印章的相關信息，包括電子印章的名稱、編號、有效期、使用部門等，報學校辦公室和相關監(jiān)管部門備案。2.使用部門和單位應將本部門電子印章的使用情況，包括使用時間、使用文件、使用人等，定期報電子印章管理辦公室備案。電子印章的使用與保管使用范圍電子印章的使用范圍應嚴格按照申請時確定的用途和使用范圍執(zhí)行，不得超出規(guī)定范圍使用。電子印章可用于學校各類電子文件的簽署，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、報表等。使用流程1.使用部門和單位的工作人員在使用電子印章前，應登錄電子印章管理系統(tǒng)，輸入用戶名和密碼進行身份驗證。2.身份驗證通過后，選擇需要簽署的電子文件，并在電子文件上加蓋電子印章。3.加蓋電子印章后，電子印章管理系統(tǒng)自動記錄電子印章的使用時間、使用文件、使用人等信息，并生成電子簽名日志。保管要求1.使用部門和單位應指定專人負責電子印章的保管，并將保管人員的信息報電子印章管理辦公室備案。2.保管人員應妥善保管電子印章的數(shù)字證書和密鑰，不得泄露給他人。3.電子印章的保管設備應設置密碼或其他安全防護措施，確保電子印章的安全。4.如保管人員發(fā)生變更，應及時辦理電子印章的交接手續(xù)，并報電子印章管理辦公室備案。電子印章的變更與注銷變更情形電子印章出現(xiàn)以下情形之一的，使用部門和單位應及時申請變更：1.印章名稱、圖案、字體等發(fā)生變更；2.使用部門和單位的名稱、地址、法定代表人等信息發(fā)生變更；3.電子印章的使用范圍、使用期限等發(fā)生變更。變更流程1.使用部門和單位填寫《學校電子印章變更申請表》，詳細說明變更的原因和內容，并經部門負責人簽字蓋章后，報電子印章管理辦公室。2.電子印章管理辦公室對申請材料進行審核，審核通過后，報電子印章管理領導小組審批。3.經電子印章管理領導小組審批同意后，電子印章管理辦公室按照相關規(guī)定和技術標準，對電子印章進行變更。注銷情形電子印章出現(xiàn)以下情形之一的，使用部門和單位應及時申請注銷：1.印章使用部門和單位被撤銷或合并；2.電子印章的使用期限已滿；3.電子印章被盜用、冒用或出現(xiàn)其他安全問題。注銷流程1.使用部門和單位填寫《學校電子印章注銷申請表》，詳細說明注銷的原因和時間，并經部門負責人簽字蓋章后，報電子印章管理辦公室。2.電子印章管理辦公室對申請材料進行審核，審核通過后，收回電子印章的數(shù)字證書和密鑰，并在電子印章管理系統(tǒng)中注銷該電子印章的使用權限。3.電子印章管理辦公室將注銷的電子印章的相關信息報學校辦公室和相關監(jiān)管部門備案。電子印章的安全管理安全制度建設學校應建立健全電子印章安全管理制度，包括身份認證制度、授權管理制度、數(shù)據(jù)加密制度、安全審計制度等，確保電子印章的安全使用。技術保障措施1.采用先進的數(shù)字證書技術和加密算法，對電子印章進行加密存儲和傳輸，防止電子印章被竊取、篡改和偽造。2.建立電子印章管理系統(tǒng)的安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止黑客攻擊和病毒感染。3.定期對電子印章管理系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。應急處置機制學校應建立電子印章安全應急處置機制，制定應急預案，明確應急處置流程和責任分工。如發(fā)生電子印章被盜用、冒用或出現(xiàn)其他安全問題，應立即啟動應急預案，采取相應的措施進行處置，并及時向學校辦公室和相關監(jiān)管部門報告。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體電子印章管理辦公室負責對學校各部門、各單位及附屬機構電子印章的使用情況進行監(jiān)督檢查。學校審計部門和紀檢監(jiān)察部門應定期對電子印章的管理和使用情況進行審計和監(jiān)督。監(jiān)督檢查內容1.電子印章的申請、制作、發(fā)放、備案和注銷等手續(xù)是否齊全、合規(guī)；2.電子印章的使用范圍和使用流程是否符合本辦法和相關規(guī)定；3.電子印章的保管和安全措施是否落實到位；4.電子印章管理系統(tǒng)的運行情況和數(shù)據(jù)安全情況。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：電子印章管理辦公室應定期對學校各部門、各單位及附屬機構電子印章的使用情況進行檢查，檢查周期為每半年一次。2.不定期抽查：電子印章管理辦公室應不定期對學校各部門、各單位及附屬機構電子印章的使用情況進行抽查，抽查比例不低于20%。3.專項檢查：根據(jù)工作需要，電子印章管理辦公室可組織開展專項檢查，對特定部門或特定業(yè)