培訓機構采購計劃申報與審批制度

一、總則1.目的：為加強本培訓機構采購管理，規范采購計劃申報與審批流程，提高資金使用效益，保障機構各項業務的順利開展，結合本機構的企業文化（秉持創新、高效、合作的文化理念）和經營理念（以學員為中心，提供優質培訓服務，實現可持續發展），特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于培訓機構全體員工涉及的各類采購計劃申報與審批活動。3.基本原則：采購計劃申報與審批應遵循公開、公平、公正的原則，注重運營效益，同時兼顧安全生產和人文關懷。采購活動要做到需求明確、預算合理、流程規范、審批嚴格。二、組織架構與職責劃分1.采購需求部門：-各部門根據工作需要和業務發展，提出采購需求，詳細填寫采購計劃申報單，包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、用途、預計使用時間等信息。-對采購需求的必要性、合理性負責，并配合后續的采購審批和實施工作。2.采購部門：-負責匯總各部門的采購計劃申報單，進行初步審核和整理。-根據市場情況和機構采購政策，對采購計劃的可行性進行評估，提出修改建議。-負責組織實施采購活動，選擇合適的供應商，進行采購談判、簽訂采購合同等工作。-跟進采購進度，確保采購物品或服務按時、按質、按量交付。3.財務部門：-對采購計劃申報單中的預算進行審核，檢查預算是否在部門預算范圍內，資金來源是否合理。-參與重大采購項目的評估，提供財務方面的專業意見和建議。-負責采購資金的支付和賬務處理，監督采購資金的使用情況。4.審批部門：-根據機構扁平化管理原則，設立不同層級的審批權限。一般采購計劃由部門負責人審批；金額較大或重要的采購計劃需經分管領導審批；重大采購項目需經過機構管理層集體審批。-審批部門對采購計劃的必要性、合規性、預算合理性等進行全面審查，做出審批決定。三、管理流程1.采購計劃申報：-需求部門根據工作實際需求，提前制定采購計劃，填寫《采購計劃申報單》。申報單應包括采購項目名稱、詳細規格、數量、預算金額、預計使用日期、采購理由等內容。-對于涉及安全生產的采購項目，需特別注明相關安全標準和要求；對于體現人文關懷的采購需求，如員工福利物品采購，應說明采購目的和預期效果。-將填寫完整的申報單提交至部門負責人進行初步審核，部門負責人應從部門工作整體安排和預算控制角度進行把關，簽署審核意見后提交至采購部門。2.采購部門初步審核：-采購部門收到各部門提交的采購計劃申報單后，對申報內容的完整性、準確性進行檢查。-結合市場情況，對采購物品或服務的價格、供應商選擇等方面進行初步評估，判斷采購計劃的可行性。-對于申報內容不清晰或存在疑問的，及時與需求部門溝通核實，提出修改意見。審核通過后，將采購計劃申報單匯總整理，提交至財務部門進行預算審核。3.財務部門預算審核：-財務部門根據機構年度預算和各部門預算分配情況，對采購計劃申報單中的預算金額進行審核。-檢查采購項目是否在預算范圍內，預算編制是否合理，資金來源是否明確。對于超預算或預算不合理的采購計劃，提出調整建議。-審核通過后，在采購計劃申報單上簽署意見，提交至審批部門進行最終審批。4.審批部門審批：-審批部門根據采購金額和項目重要性，按照既定的審批權限進行審批。-審批過程中，全面考慮采購計劃的必要性、合規性、與機構整體發展戰略的契合度等因素。-對于重大采購項目，審批部門可組織相關部門進行論證，聽取各方意見后做出審批決定。審批通過的采購計劃，返回至采購部門組織實施；未通過的，注明原因后退回采購部門。5.采購實施：-采購部門根據審批通過的采購計劃，選擇合適的采購方式（如招標、詢價、競爭性談判等），確定供應商并簽訂采購合同。-在采購過程中，嚴格按照合同約定執行，確保采購物品或服務的質量和交付時間。-采購完成后，采購部門及時將采購結果反饋給需求部門，并配合需求部門進行驗收工作。四、權利與義務1.員工權利與義務：-權利：員工有權根據工作需要提出合理的采購需求，并對采購計劃申報與審批過程進行監督，提出意見和建議。-義務：員工有義務準確填寫采購計劃申報單，提供真實、詳細的采購信息；積極配合采購部門和其他相關部門的工作，協助完成采購項目的驗收等工作。2.采購部門權利與義務：-權利：采購部門有權對各部門的采購計劃進行審核和調整，選擇合適的采購方式和供應商；有權要求需求部門提供必要的支持和配合。-義務：采購部門有義務按照規定的流程和時間要求完成采購任務，確保采購物品或服務的質量；對采購過程中的信息嚴格保密，維護機構的利益。3.財務部門權利與義務：-權利：財務部門有權對采購計劃的預算進行審核和監督，提出合理的財務意見和建議；對不符合財務規定的采購計劃有權拒絕支付資金。-義務：財務部門有義務及時提供財務方面的支持和指導，協助采購部門合理控制采購成本；按照財務制度規定，及時處理采購資金的支付和賬務處理工作。4.審批部門權利與義務：-權利：審批部門有權對采購計劃進行全面審查和最終審批，根據機構發展戰略和實際情況做出決策。-義務：審批部門有義務在規定的時間內完成審批工作，確保采購計劃的及時實施；對審批結果負責，承擔相應的管理責任。五、監督與獎懲機制1.監督機制：-建立內部監督體系，由行政主管部門負責對采購計劃申報與審批制度的執行情況進行定期檢查和不定期抽查。-檢查內容包括采購計劃申報的規范性、審批流程的合規性、采購實施過程的透明度等方面。-鼓勵員工對采購過程中的違規行為進行舉報，對于舉報屬實的，給予舉報人適當獎勵，并對舉報人信息嚴格保密。2.獎勵機制：-對于在采購計劃申報與審批過程中，能夠嚴格遵守制度、提出合理化建議并為機構節約采購成本的部門或個人，給予表彰和獎勵。-獎勵方式包括物質獎勵（如獎金、獎品等）和精神獎勵（如榮譽證書、內部通報表揚等），以激勵員工積極參與采購管理工作，提高工作效率和質量。3.懲罰機制：-對于違反采購計劃申報與審批制度的行為，視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括批評教育、警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等。-對因違規操作導致機構經濟損失的，相關責任人應承擔賠償責任；構成違法犯罪的，依法移送司法機關處理。六、附則1.制度解釋：本制度由行政主管部門負責解釋