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文檔簡介
運輸公司電子公章授權使用審批制度
一、總則1.目的為規范本運輸公司電子公章的授權使用與審批流程,確保電子公章使用的合法性、安全性和嚴肅性,維護公司的正常運營秩序和合法權益,結合公司實際情況,特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于運輸公司全體員工。對于涉及與顧客相關的電子公章使用場景,同樣遵循本制度規定的審批流程。3.企業文化與經營理念體現公司秉持“高效運輸,服務至上;誠信為本,創新共贏”的經營理念。電子公章作為公司重要的標識和權力象征,其使用必須以維護公司的誠信形象和服務質量為出發點,助力公司實現高效運營和與客戶的共贏發展。在制度執行過程中,注重人文關懷,充分考慮員工在工作中的實際需求,同時確保公司運營效益不受損害。4.扁平化管理原則電子公章授權使用審批流程力求簡潔高效,遵循扁平化管理原則,減少不必要的中間環節,提高工作效率。在確保風險可控的前提下,盡可能讓審批流程更加直接、快速,使員工能夠及時獲得電子公章的使用授權,滿足業務發展需求。二、組織架構與職責劃分1.電子公章管理小組成立電子公章管理小組,全面負責電子公章的管理與監督工作。小組由公司行政主管擔任組長,成員包括各部門負責人。其職責如下:-制定和完善電子公章授權使用審批制度及相關規定;-監督電子公章的使用情況,定期檢查電子公章使用記錄;-協調解決電子公章使用過程中出現的重大問題。2.行政部門行政部門作為電子公章的歸口管理部門,承擔以下職責:-負責電子公章的日常保管和維護,確保電子公章的安全存儲和正常使用;-受理電子公章使用申請,對申請進行初步審核,核實申請事項的真實性、必要性和合規性;-按照審批結果,為申請人辦理電子公章授權使用手續,記錄使用情況,并及時更新電子公章使用臺賬。3.申請部門申請部門負責提交電子公章使用申請,并確保申請事項符合公司規定和業務需求。具體職責如下:-填寫電子公章使用申請表,詳細說明使用原因、使用范圍、使用時間等信息;-對申請事項的真實性和合法性負責,如有虛假信息或違規使用行為,承擔相應責任;-在獲得授權后,按照規定使用電子公章,并妥善保管使用過程中涉及的相關文件和資料。三、管理流程1.申請環節-員工因工作需要使用電子公章時,應填寫電子公章使用申請表。申請表應包括申請人姓名、部門、聯系方式、申請事項、使用原因、使用范圍、預計使用時間等詳細信息。-申請部門負責人對申請表進行初步審核,確認申請事項是否符合本部門業務需求和公司規定,簽署審核意見后提交至行政部門。2.審核環節-行政部門收到申請后,對申請表進行全面審核。審核內容包括申請事項的合規性、申請資料的完整性、使用范圍的合理性等。-對于重大事項或涉及重要合同的電子公章使用申請,行政部門應提交電子公章管理小組進行集體審議。電子公章管理小組根據申請事項的具體情況,綜合考慮公司利益、風險因素等,做出審核決定。3.審批環節-行政部門根據審核結果進行審批。對于符合規定的申請,予以批準,并為申請人辦理電子公章授權使用手續;對于不符合規定的申請,應及時告知申請人原因,并要求其補充資料或修改申請內容。-在審批過程中,行政部門應充分考慮公司的運營效益和安全生產要求。對于可能影響公司運營效益或存在安全風險的申請,應謹慎審批,并與相關部門溝通協調,確保風險可控。4.使用環節-申請人獲得電子公章授權使用后,應按照審批確定的使用范圍和使用時間使用電子公章。在使用過程中,必須嚴格遵守公司的相關規定和操作流程,確保電子公章的使用安全。-使用完成后,申請人應及時將電子公章交回行政部門,并提交使用情況報告。報告內容包括電子公章的使用次數、使用文件清單等信息。5.存檔環節-行政部門負責將電子公章使用申請表、審批記錄、使用情況報告等相關資料進行整理歸檔,建立電子公章使用檔案。檔案應妥善保存,以備查閱。四、權利與義務1.員工權利-員工有權根據工作需要,按照規定流程申請使用電子公章,以完成工作職責和業務任務。-對于行政部門的審核意見或審批結果存在異議時,員工有權向電子公章管理小組提出申訴,要求重新審議。2.員工義務-員工必須嚴格遵守本制度規定的電子公章授權使用審批流程,如實填寫申請信息,不得虛報、瞞報或偽造申請事項。-在獲得電子公章授權使用后,員工應妥善保管電子公章,不得轉借、出租或擅自擴大使用范圍,確保電子公章的安全。-員工有義務保守電子公章使用過程中涉及的公司商業秘密和客戶信息,不得泄露給任何第三方。3.公司權利-公司有權對電子公章的使用情況進行監督檢查,要求員工提供相關使用記錄和資料。-對于違反本制度規定使用電子公章的員工,公司有權視情節輕重給予相應的處罰,包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。4.公司義務-公司應建立健全電子公章管理系統,保障電子公章的安全存儲和正常使用,為員工提供便捷的申請和使用渠道。-公司應加強對員工的培訓和教育,提高員工對電子公章使用重要性的認識,確保員工正確、規范地使用電子公章。五、監督與獎懲機制1.監督機制-電子公章管理小組定期對電子公章的使用情況進行檢查,包括使用記錄、審批流程、檔案管理等方面。檢查結果應形成書面報告,及時發現問題并提出整改措施。-行政部門負責日常監督工作,對電子公章的保管、使用和歸還情況進行實時監控,發現異常情況及時報告并處理。-鼓勵員工對電子公章使用過程中的違規行為進行舉報,對于舉報屬實的員工,公司將給予一定的獎勵。2.獎勵機制-對于嚴格遵守本制度,在電子公章使用管理工作中表現突出的部門或個人,公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于榮譽證書、獎金、晉升機會等。-對提出合理化建議,有助于完善電子公章授權使用審批制度或提高管理效率的員工,公司將給予適當獎勵。3.懲罰機制-對于未按照規定流程申請使用電子公章的員工,視情節輕重給予警告處分,并責令其補辦相關手續。-對于擅自轉借、出租電子公章或擴大使用范圍的員工,公司將給予罰款處理,并根據造成的損失情況,追究其相應的法律責任。-對于因故意或重大過失導致電子公章被盜用、濫用,給公司造成經濟損失或不良影響的員工,公司將解除勞動合同,并依法追究其法律責任。六、附則1.制度解釋權本制度由公司行政部門負責解釋,如有未盡事宜,行政部門有權根據公司實際情況進行補充和完善。2.制度修訂隨著公
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