物流公司外包服務商退出機制規定

一、總則1.目的本規定旨在建立一套科學、規范、合理的外包服務商退出機制，確保在各種情況下，外包服務商的退出過程能夠有序、平穩進行，保障公司物流業務的正常運轉，維護公司及客戶的利益，同時體現公司“高效、誠信、共贏”的企業文化。2.適用范圍本規定適用于與本物流公司建立外包合作關系的所有外包服務商，包括但不限于運輸外包商、倉儲外包商、裝卸搬運外包商等。3.制定原則-合法合規原則：嚴格遵循國家相關法律法規以及行業規范，確保退出機制的合法性。-公平公正原則：在處理外包服務商退出事宜時，秉持公平公正的態度，兼顧各方利益。-透明公開原則：確保退出過程中的信息透明，對于涉及的關鍵環節和決策依據，以適當方式向相關方公開。-保障運營原則：將保障公司物流運營的連續性和穩定性放在重要位置，盡量減少因外包服務商退出帶來的不利影響。二、組織架構與職責劃分1.外包管理小組-組成：由公司物流運營部門負責人、財務部門負責人、法務部門負責人以及相關業務主管組成。-職責：全面負責外包服務商退出的決策與協調工作。審核退出申請或決定啟動退出程序，評估退出對公司運營的影響，制定應對策略，監督退出流程的執行情況，并協調各部門之間的工作。2.物流運營部門-職責：作為與外包服務商日常對接的部門，負責收集、整理外包服務商的運營數據，評估其服務質量和績效表現。在退出程序啟動時，負責與外包服務商進行溝通協商，辦理相關業務交接手續，確保物流業務的平穩過渡。3.財務部門-職責：負責審核與外包服務商之間的財務賬目，核算未結清的款項，確保公司資金安全。在退出過程中，根據合同約定和實際業務情況，進行費用結算和支付安排。4.法務部門-職責：從法律角度審查外包服務商退出相關事宜，確保整個過程符合法律法規和合同約定。起草、審核相關法律文件，處理可能出現的法律糾紛，為公司提供法律咨詢和支持。三、管理流程1.退出情形識別-合同期滿不再續約：外包合同到期前，公司根據自身業務發展需求、外包服務商的績效評估結果等因素，決定是否與外包服務商續簽合同。如不再續約，應提前按照合同約定的通知期限告知外包服務商。-服務質量不達標：若外包服務商在服務過程中，多次出現服務質量問題，如貨物延誤、破損率過高、倉儲管理混亂等，且經公司書面通知整改后仍未達到合同要求的標準，公司有權啟動退出程序。-違反合同約定：外包服務商出現嚴重違反合同條款的行為，如泄露公司商業機密、擅自轉包業務、拖欠員工工資導致影響物流服務等，公司可立即決定終止合作并啟動退出流程。-經營狀況惡化：當外包服務商出現經營困難、財務危機等情況，可能影響其正常履行合同義務時，公司經過評估后，可考慮啟動退出程序以降低風險。2.退出通知-一旦確定外包服務商需要退出，由物流運營部門負責向其發送書面退出通知。通知內容應明確退出原因、退出時間、相關要求等關鍵信息，并要求外包服務商在規定時間內予以回復確認。-通知發出后，物流運營部門應保持與外包服務商的溝通，確保其收到通知并理解相關內容。3.退出評估-業務影響評估：物流運營部門聯合相關業務部門，對外包服務商退出可能對公司物流業務產生的影響進行全面評估。包括但不限于運輸線路調整、倉儲空間重新規劃、裝卸搬運作業安排等方面的影響，制定相應的應對預案。-財務評估：財務部門對外包服務商退出涉及的財務事項進行評估，核算未結算的費用、押金退還、可能產生的違約金等，確保財務處理的準確性和合理性。-法律評估：法務部門對退出過程中的法律風險進行評估，審查合同條款的執行情況，確保公司的退出決定和后續操作符合法律規定，避免潛在的法律糾紛。4.業務交接-制定交接計劃：由物流運營部門牽頭，與外包服務商共同制定詳細的業務交接計劃，明確交接的內容、步驟、時間節點以及責任人員。交接內容包括貨物、設備、文件資料、客戶信息等。-貨物交接：按照交接計劃，雙方對在途貨物、倉儲貨物等進行清點、核對和轉移。確保貨物數量準確、質量完好，交接過程有詳細記錄。-設備交接：對于外包服務商使用的屬于公司的設備或資產，進行盤點和移交。外包服務商應保證設備的正常運行和完好狀態，如有損壞或缺失，應按照合同約定進行賠償。-文件資料交接：包括物流單據、客戶訂單、運輸記錄、庫存報表等各類文件資料，確保資料的完整性和準確性，并進行妥善存檔。-人員溝通與交接：公司相關業務人員與外包服務商的工作人員進行溝通交接，確保工作的順利過渡。外包服務商應配合公司對其員工進行必要的說明和解釋工作。5.費用結算-財務核對：財務部門根據合同約定和實際業務情況，對外包服務商的費用進行詳細核對，包括已完成業務的費用、未完成業務的預付款項、違約金、賠償金等。-結算支付：在完成各項費用核對無誤后，按照公司財務制度和合同約定進行結算支付。如存在爭議款項，由財務部門會同法務部門和物流運營部門進行協商解決。-開具發票：外包服務商應按照稅務規定，及時向公司開具合法有效的發票，以便公司進行財務入賬和稅務處理。四、權利與義務1.公司權利-自主決策權利：公司有權根據自身業務發展戰略、外包服務商的服務質量和績效表現等因素，自主決定是否與外包服務商續簽合同或終止合作。-監督檢查權利：在合作期間，公司有權對外包服務商的服務過程和質量進行監督檢查，要求外包服務商提供相關數據和信息，以確保其履行合同義務。-追究責任權利：若外包服務商違反合同約定或法律法規，給公司造成損失的，公司有權依法追究其責任，要求其承擔相應的賠償責任。2.公司義務-提供必要支持：在合作期間，公司應按照合同約定，為外包服務商提供必要的業務信息、協助其開展工作，確保外包服務的順利進行。-及時結算費用：公司應按照合同約定的時間和方式，及時與外包服務商進行費用結算和支付，保障外包服務商的合法權益。-信息保密義務：對于在合作過程中獲取的外包服務商的商業機密和敏感信息，公司負有保密義務，不得泄露給第三方。3.外包服務商權利-獲取合理報酬權利：外包服務商有權按照合同約定，獲取相應的服務費用。在完成合同約定的工作任務且經公司驗收合格后，公司應及時支付費用。-要求提供協助權利：外包服務商在履行合同過程中，有權要求公司提供必要的協助和支持，以確保服務的正常開展。-維護自身合法權益權利：在外包服務過程中，外包服務商的合法權益受到侵害時，有權通過合法途徑維護自身權益。4.外包服務商義務-提供優質服務義務：外包服務商應按照合同約定的標準和要求，為公司提供高質量的物流外包服務，確保貨物的安全、及時運輸和存儲等。-遵守法律法規和合同約定義務：外包服務商必須遵守國家相關法律法規以及與公司簽訂的合同條款，不得從事違法違規或違反合同約定的行為。-信息保密義務：對外包服務過程中獲取的公司商業機密、客戶信息等敏感信息，外包服務商負有嚴格的保密義務，不得泄露給任何第三方。五、監督與獎懲機制1.監督機制-日常監督：物流運營部門負責對外包服務商的日常服務質量進行監督，定期收集業務數據，檢查服務執行情況，及時發現問題并督促外包服務商整改。-定期評估：公司每季度或半年組織一次對外包服務商的全面評估，由物流運營部門、財務部門、法務部門等相關部門共同參與。評估內容包括服務質量、成本控制、合同履行情況等方面，形成評估報告。-客戶反饋監督：關注客戶對外包服務的反饋意見，及時將客戶投訴和建議傳達給外包服務商，并跟蹤其處理結果。客戶反饋作為評估外包服務商的重要依據之一。2.獎勵機制-優秀服務獎勵：對于在服務質量、成本控制、創新改進等方面表現突出的外包服務商，公司將給予一定的獎勵。獎勵方式包括但不限于頒發榮譽證書、增加業務量、給予價格優惠、提前支付款項等。-合作貢獻獎勵：若外包服務商在公司物流業務發展過程中，做出重大貢獻，如協助公司開拓新市場、優化物流流程、降低運營成本等，公司將給予特別獎勵，以激勵其繼續與公司保持良好合作。3.懲罰機制-警告與整改通知：對于出現一般性服務質量問題或違反合同約定的外包服務商，公司將發出書面警告和整改通知，要求其在規定時間內完成整改，并提交整改報告。-扣減費用：如外包服務商的服務質量問題導致公司遭受損失或未達到合同約定的標準，公司有權根據合同約定扣減相應的服務費用，以彌補損失。-終止合作：對于嚴重違反合同約定、服務質量長期不達標、給公司造成重大損失或不良影響的外包服務商，公司將果斷終止合作，并依法追究其責任。六、附