缺陷消費品檔案管理工作規范2025-08-09實施2025-08-09實施I前言 2規范性引用文件 3術語和定義 4總體要求 5檔案內容 26職責 27檔案收集 8檔案審核 39檔案整理 310檔案保管 611檔案查借閱 712檔案轉遞 713檔案數字化 7附錄A(規范性)消費者缺陷線索報告信息表樣式 9附錄B(規范性)事故及危險報告信息表樣式 附錄C(規范性)境外召回報告信息表樣式 附錄D(規范性)消費品調查分析通知書樣式 附錄E(規范性)消費品缺陷調查通知書樣式 附錄F(規范性)歸檔材料登記表樣式 附錄G(規范性)備考表樣式 附錄H(規范性)消費品種類代碼表 附錄I(規范性)受理單位所轄區域行政區劃代碼 附錄J(規范性)缺陷消費品線索報送/召回檔案查借閱登記表樣式 參考文獻 20Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規則》的規定起草。請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發布機構不承擔識別專利的責任。本文件由云南省產品質量監督檢驗研究院提出。本文件由云南省市場監督管理局歸口。本文件起草單位：云南省產品質量監督檢驗研究院、云南省建筑材料產品質量檢驗研究院、云南省市場監督管理局。本文件主要起草人：楊凡、牛之瑞、郭寶金、胡蔚、丁盛、王小鵬、喻道虎、馮雷、田朝發、郭紅、李恒、楊韻渲、柴梓鑫、張治中、楊苗、馬威、羅永茂、王勇權、祝紅昆、王亞琴、楊勇。1案審核、檔案整理、檔案保管、檔案查借閱、檔案轉遞、檔案數字化。2規范性引用文件僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T2260中華人民共和國行政區劃代碼GB/T34400消費品召回生產者指南GB/T36431消費品分類與代碼GB/T39554.1全國一體化政務服務平臺政務服務事項基本目錄及實施清單第1部分：編碼要求GB/T40990消費品召回編號規則與應用GB/T43387產品召回術語DA/T68檔案服務外包工作規范DB53/T1286消費品召回管理工作規程155號)《云南省缺陷消費品召回協調聯動工作機制》(云市監辦函〔2022〕13號)4.1缺陷消費品檔案管理工作應根據《云南省市場監督管理局關于印發推進消費品召回管理工作實施方案的通知》(云市監辦發〔2019〕155號)、《云南省缺陷消費品召回協調聯動工作機制》(云市監辦函〔2022〕13號)等文件規定的職責分工，各部門配合推進。24.2檔案整理應遵循文件的形成規律，保持文件間的有機聯系，保證紙質文件和電子文件的一致性、對應性與統一性。a)消費者缺陷線索報告信息表(見附錄A)b)事故及危險報告信息表(見附錄B)c)境外召回報告信息表(見附錄C);d)消費品調查分析通知書(見附錄D)e)消費品缺陷調查通知書(見附錄E)。地方5.3缺陷消費品召回工作檔案包括厚不限于：地方a)消費者缺陷線索報告信息表見附錄A);b)事故及危險報告信息表(見附錄B);c)境外召回報告信息表(見附錄C);d)消費品調查分析通知書(見附錄D);e)消費品缺陷調查通知書(見附錄E)。6職責6.1受行政主管部門委托的缺陷消費品召回技術機構負責牽頭缺陷消費品召回檔案工作。宜包括但不a)負責全省缺陷消費品召回檔案管理d)負責缺陷消費品檔案的收集e)提供缺陷消費品檔案查借閱等服務工f)按照相關技術標準對缺陷消費品檔案進行數字化，建立信息數據庫。6.2應配備專職人員負責缺陷消費品線索報送檔案和召回工作檔案的管理。7.1.1材料收集時，應對材料進行鑒別，各類檔案材料原則上應為原件。7.1.2應保證材料齊全、內容完整、數據準確、表格填寫清楚規范、圖片和聲像清晰可辨識。7.1.3發現材料有缺失、不完整、不準確、不規范等問題時，應及時補充和修正。3缺陷消費品線索報送檔案及缺陷消費品召回檔案材料收集渠道包括但不限于：a)通過監管部門收集應予歸檔的材料；b)通過缺陷產品管理技術中心收集應予歸檔的材料；c)通過消費品生產企業收集應予歸檔的材料；d)通過缺陷消費品召回專家委員會收集應予歸檔的材料；e)通過其他有關單位收集應予歸檔的材料。7.3收集方式7.3.1定向收集應根據DB53/T1286規定的工作流程，向缺陷消費品召回工作相關的部門實行定向收集。7.3.2定時收集應根據形成材料部門的工作活動規律和檔案的產生特點，定時收集新產生的檔案材料。7.3.3追蹤收集應根據現有檔案或掌握的線索進行追蹤收集，以涉案批次缺陷產品為單位單獨組件，將一次事件或一項活動中形成的與該涉案批次缺陷產品有關的材料收集齊全。8檔案審核8.1由缺陷消費品召回技術機構配備專職人員審核歸檔材料。8.2符合歸檔材料范圍及要求的材料應填寫《歸檔材料登記表》(見附錄F)后歸檔。8.3對不屬于歸檔范圍的材料，應退回材料形成單位。8.4對不符合鑒別要求的材料，應告知材料形成單位重新制作或補辦手續。8.5對不完整的材料，應告知材料形成單位補充完善后重新提交。9檔案整理9.1基本要求9.1.1缺陷消費品召回技術機構負責缺陷消費品召回檔案的收集、分類、編目、卷宗制作等工作。9.1.2缺陷消費品召回技術機構應在召回工作的各階段完成后的30個工作日內制作完成召回檔案，并移交給檔案管理人員。9.1.3缺陷消費品召回技術機構對存在無法形成閉環的工作提出處理建議，報缺陷消費品召回技術機構負責人同意后實施。9.1.4每類檔案應以涉及缺陷消費品召回的生產單位為單位建立，其中所涉及的缺陷產品應單獨組件。9.1.5歸檔文件應符合以下要求：a)資料齊全、完整、準確、系統；b)按照分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求整理檔案；c)真實記錄和準確反映實施過程的實際情況，數據真實可靠，簽字手續完備；d)記述和反映實施的計劃、實施及驗收的全過程；4e)整理檔案時，不應私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不應擅自處理或銷毀檔案材9.2.1歸檔文件應按階段順序排列。同一階段中的文件，應按文件形成先后順序排列，召回工作文件e)備考表(見附錄G)。9.3.1.2編目應準確詳細，便于檢索，檔案編號應具有唯一性。9.3.1.3編目文字應規范，文件編號、時間、載體形態中所使用的數字應為阿拉伯數字。9.3.1.4目錄信息來源于被編目的資料，單件或一組文9.3.1.6沒有標題、標題不規范，或標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[]”。缺陷消費品線索報送檔案歸檔文件編號結構采用特征組合碼，分為5個代碼段，依次為消費品線索標識、消費品種類、受理單位、年代標識、順序號，缺陷消費品線索報送檔案編號構成如圖1所示。5缺陷消費品線索報送檔案編號各代碼的含義具體如下：a)消費品線索標識，用消費品線索的英文首字母CC表示。b)消費品種類，采用GB/T36431中規定的代碼結構的大類代碼，用2位阿拉伯數字表示，代碼按照附錄H編制，比如：01代表文教體育用品；c)受理單位，包括國家市場監督管理部門和省級市場監督管理部門，用2位阿拉伯數字表示，采用GB/T2260和GB/T39554.1中規定的行政區劃代碼表示受理單位所轄區域，并擴充“其他99”一個代碼，代碼按照附錄I編制，比如：53代表云南省；d)年代標識，代表召回信息發布的年份，用4位阿拉伯數字表示；e)順序號，按照每年度召回信息發布的時間先后順序給定，用4位阿拉伯數字(0001-9999)表9.3.3缺陷消費品召回檔案編目9.3.3.1編號結構缺陷消費品召回檔案歸檔文件應按照GB/T40990編號規則要求進行編號，編號結構采用特征組合碼，將消費品召回編號分為6個代碼段，依次為消費品召回標識、召回類型、消費品種類、受理單位、年代標識、順序號，缺陷消費品召回工作檔案編號構成如圖2所示。XXXXXXXXXXXXXXXX圖2缺陷消費品召回工作檔案編號構成9.3.3.2代碼含義缺陷消費品召回編號各代碼含義具體如下：a)消費品召回標識，用消費品召回的英文首字母CR表示；b)召回類型，包括主動召回、受調查影響召回和責令召回，用1位英文字母表示。其中，V代表主動召回，I代表受調查影響召回，0代表責令召回；c)消費品種類，采用GB/T36431中規定的代碼結構的大類代碼，用2位阿拉伯數字表示，代碼按照附錄H編制；6d)受理單位，包括國家市場監督管理部門和省級市場監督管理部門，用2位阿拉伯數字表示，采用GB/T2260和GB/T39554.1中規定的行政區劃代碼表示受理單位所轄區域，并擴充“其他99”一個代碼，代碼按照附錄I編制；e)年代標識，代表召回信息發布的年份，用4位阿拉伯數字表示；f)順序號，按照每年度召回信息發布的時間先后順序給定，用4位阿拉伯數字(0001-9999)表9.4紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁和排架缺陷召回工作全部完成后產生的所有資料應修整、裝訂、編頁和排架，歸檔文件整理應符合DA/T22的規定。9.5驗收入庫缺陷消費品召回檔案整理裝訂成卷后，應進行認真細致的檢查，經初審、復審兩次審核合格后，提交缺陷消費品召回技術機構負責人確認后歸檔。10檔案保管10.1.1缺陷消費品召回技術機構應妥善保管缺陷召回檔案，對移交的檔案應進行檢查，發現紙質資料有破損的，應進行修補。10.1.2缺陷消費品召回檔案保存期限不少于5年。10.1.3檔案防護宜參照JGJ25-2010的第五、六章的規定執行。10.2.1建立檔案出入庫登記制度，檔案出庫時應登記，結束后及時入庫保存。10.2.2建立定期盤庫制度，定期將檔案實物與檔案名冊、檔案信息數據庫進行核對，發現問題及時解10.2.3建立定期整理制度，每兩年集中整理一次，整理時替換下的舊檔案目錄不應銷毀，應作為文書資料立卷保存。10.2.4建立檔案工作交接制度，檔案工作人員更換時，應對檔案庫房進行盤點，辦好交接手續。10.2.5建立檔案安全管理制度，檔案庫房鑰匙一般配備兩套，分別由專職和兼職檔案工作人員負責保管，不應轉借他人，其他人員不應接觸、保管。檔案管理人員應做到人離燈滅、關窗、落鎖，嚴禁在庫房及整理室吸煙，消除火災隱患。10.3檔案存放方式10.3.1檔案裝具的排放應整齊一致、橫豎成行、避光通風，不應緊靠墻壁。10.3.2所有檔案裝具應按統一順序依次進行排列編號，每一列按從左到右順序，每一柜按從上到下順序，統一編號。10.3.3檔案的存放方式應按柜和格編號順序存放，同一格內從左至右順序排放，同一柜內從上到下順7序排放。11檔案查借閱11.1.1應為符合相關規定的單位或個人提供檔案查借閱服務。11.1.2查借閱人不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不應泄露或擅自向外公布檔案內容。11.1.3檔案查借閱過程中，應有檔案管理人員陪同，未經缺陷消費品召回技術機構負責人批準，查借閱過程中不得使用電子設備拍照、錄像或掃描。需要從檔案中取證的，應說明理由，經審核同意后復制或拍攝。11.1.4只準查借閱部分內容的，不應翻閱全部檔案，閱后經檔案管理人員檢驗，當面歸還。11.1.5檔案查借閱應在指定地點進行，未經缺陷消費品召回技術機構負責人批準不得進入檔案存放室，不得攜帶檔案外出。若確實有必要離開的(如上級單位要求移送至其他地點查閱等情況),缺陷消費品召回技術機構應進行詳細登記并指派專人負責攜帶、護送檔案至指定位置，并于返還時對檔案的完整性進行查驗。11.2查借閱程序11.2.1缺陷消費品召回技術機構負責人應審核查借閱單位或個人的查借閱審批材料，查借閱事由、查借閱人身份及單位介紹信等有關證明材料。11.2.2應根據需要確定提供的檔案材料并在《缺陷消費品線索報送/召回檔案查借閱登記表》(見附錄J)上登記。11.2.3提供查借閱服務時，應將檔案交查借閱人在指定地點查借閱，如需摘錄檔案內容的，應審核摘錄檔案內容，與原文核對無誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。11.2.4提供借閱服務時，應告知借閱人歸還期限，原則上應當天歸還，逾期使用者辦理續借手續。11.2.5應檢查核對歸還檔案，核對無誤并在《缺陷消費品線索報送/召回檔案查借閱登記表》(見附錄J)上填寫歸還時間后入庫保存。11.3檔案復印缺陷消費品召回技術機構負責人應審核復印事由、經辦人身份及單位介紹信等有關證明材料并于《缺陷消費品線索報送/召回檔案查借閱登記表》(見附錄J)上登記；復印件上應注明復印用途及日期，并加蓋保管單位公章。12.1轉遞時應通過機要交換或派專人送達，不應自行攜帶。12.2轉遞的缺陷消費品召回檔案，材料應齊全。13檔案數字化813.1.1缺陷消費品召回技術機構宜對缺陷消費品召回檔案開展著錄加工及數字化，可按GB/T33870、DA/T18、DA/T31的規定執行。13.1.2宜在接收檔案后6個月內完成數字化工作。13.1.3采取外包方式開展數字化加工的，宜嚴格審核服務提供方的信息安全保障能力和業務資質，可按DA/T68的規定執行。13.2數字化加工安全13.2.1正在數字化加工的檔案宜安排專人專柜保管，每天入柜保存，加工完畢的檔案應及時歸還入庫。13.2.2數字化加工過程宜建立流程單，流程單包括檔案號、工序、經手人、時間等，流程單應與檔案實體同步流轉。13.2.3宜開展檔案數字化專項保密教育，加強對檔案數字化工作人員的安全保密教育和技能培訓。13.2.4檔案資料的數字化加工場所宜安裝監控設備，并派專人全程監管。13.2.5涉密的檔案資料數字化工作宜在專門場所進行。13.2.6存儲缺陷消費品召回電子檔案的信息系統宜建立管理系統，進行后臺管理機制，支持查閱、復制、打印等操作記錄可追蹤。13.3電子檔案使用安全13.3.1已歸檔的紙質檔案宜同步形成電子檔案文件包，存儲在安全的介質中，并及時對電子文件進行備份，對備份文件進行物理隔離。13.3.2不宜在互聯網環境下使用電子文件，確保電子文件不會通過網絡泄露或受到破壞、篡改等其他威脅。13.3.3在需要傳遞電子文件時，應直接傳遞儲存有電子文件的介質，并安排專人進行運送，對傳遞信息進行詳細記錄，不能使用網絡直接傳送電子文件。9(規范性)消費者缺陷線索報告信息表樣式消費者缺陷線索報告信息表樣式見圖A.1。產品類別O兒童用品O文教體育用品O電子電器O食品相關產品O其他交通運輸設備O五金建材O日用紡織品和服裝O農機O家具O無人機O家用日用品O其他_或請自行填寫：O國產O進口上報日期/購買日期O家庭O辦公場所○公共場所O其他問題描述(缺陷或事故發生的時間、地點；產品缺陷的主要部位；受傷害程度等內容。)是否造成傷害O是O否傷害類別O電擊傷害O摔傷傷害O割傷傷害O誤吞/吸入O化學傷害O窒息傷害O溺水傷害O中毒傷害(簽字、蓋公章)(簽字、蓋公章)(本表一式三份，缺陷線索報送單位、缺陷產品管理技術中心、主管部門各執一份)圖A.1缺陷線索報告信息表樣式(規范性)事故及危險報告信息表樣式事故及危險報告信息表(生產者)樣式見圖B.1,事故及危險報告信息表(其他經營者)樣式見表統一社會信用代碼B負責人電話郵箱電話郵箱品牌型號產品外觀特征照片發生時間發生地點i導致的后果(傷亡情況、造成的經濟損失等投訴、索賠、故障案例信息及分析5(如消費者投訴、事故信息、傷害信息、法院判決信息、分析報告等，以附件形式提供)(可能導致的傷亡情況、造成的經濟損失等)報告以附件形式提供)申明：(僅為在系統填寫頁面的提示)圖B.1事故及危險報告信息表(生產者)樣式統一社會信用代碼負責人電話郵箱電話郵箱品牌型號產品外觀特征照片發生時間發生地點導致的后果以附件形式提供)故信息、份害信息對應危險選項)可能導致的傷亡情況、造成的經濟損失等)以附件形式提供)申明：(僅為在系統填寫頁面的提示)2.雖然生產者需要按規定提交本報告，但并不意味著產品3.生產者在調查期間如發現應該報告的信息，即可以提交，而不必等到調查和評估結束。4.報告不僅有利于市場監管部門及時發現重大產品危險，還有助于發現產品安全隱患和標準存在的問題，通過|圖B.2事故及危險報告信息表(其他經營者)樣式(規范性)境外召回報告信息表樣式見圖C.1。統一社會信用代碼(如涉及)負責人電話郵箱電話郵箱品牌型號生產起止日期召回國家或地區召回時間召回數量產品外觀特征及照片(缺陷具體情形及導致的后果)(退貨/換貨/修理/補充消費說明以及召回措施有效性的說明)是/否境內未采取召回措施的原因(如境內有銷售)(規范