房地產銷售公司客戶合同管理規定?

一、總則1.目的本規定旨在規范房地產銷售公司客戶合同的管理，確保合同的簽訂、履行、變更及終止等環節合法、合規、有序進行，保護公司與客戶的合法權益，提升公司運營效益，維護公司良好的市場形象，更好地踐行公司“以客戶為中心，品質鑄就未來”的經營理念。2.適用范圍本規定適用于房地產銷售公司全體員工在與客戶簽訂、履行、管理各類房地產銷售相關合同過程中的所有活動，同時也保障客戶在合同相關事務中的合法權益。3.基本原則合同管理遵循合法性、完整性、準確性、及時性原則。合法性要求合同的簽訂與履行必須符合國家法律法規及相關政策規定；完整性強調合同條款應涵蓋交易的各項關鍵要素；準確性確保合同內容表述準確無誤，避免歧義；及時性保證合同在各個環節的處理都能按照規定時間節點完成。二、組織架構與職責劃分1.銷售部門-負責與客戶進行合同洽談，充分了解客戶需求，詳細介紹房地產項目情況及合同條款內容，解答客戶疑問。-起草初步的客戶合同文本，確保合同內容符合公司銷售政策及客戶需求，并及時提交給法務部門審核。-在合同簽訂后，負責跟進客戶履行合同義務的情況，如收款、協助辦理產權手續等，并及時向相關部門反饋。2.法務部門-對銷售部門提交的合同文本進行法律審核，確保合同條款合法合規，避免潛在的法律風險。-參與重大合同的談判，提供專業的法律意見和建議，維護公司的合法權益。-負責處理合同履行過程中的法律糾紛，代表公司參與訴訟或仲裁等法律程序。3.財務部門-負責審核合同中的財務條款，如付款方式、金額、收款計劃等，確保公司財務利益得到保障。-根據合同約定進行收款操作，及時記錄款項到賬情況，并向銷售部門反饋。-協助銷售部門進行客戶欠費的催繳工作，提供財務數據支持。4.行政部門-負責合同的統一編號、歸檔、保管工作，建立完善的合同檔案管理制度。-提供合同管理所需的辦公設備和資源支持，保障合同管理工作的順利開展。-協助其他部門進行合同相關文件的傳遞、溝通協調等工作。三、管理流程1.合同起草-銷售代表與客戶就房地產銷售事宜進行充分溝通后，根據客戶需求和公司銷售政策，起草合同初稿。合同初稿應包含房地產項目基本信息、雙方當事人信息、房屋價格、付款方式、交付時間、違約責任等核心條款。-銷售代表將起草好的合同初稿提交給銷售經理進行初步審核，銷售經理重點審核合同條款是否符合公司銷售政策、是否存在重大漏洞等問題，審核通過后提交給法務部門。2.合同審核-法務部門收到合同初稿后，從法律專業角度進行全面審核。審核內容包括合同條款的合法性、有效性、完整性，以及是否存在法律風險等。法務部門應在[X]個工作日內完成審核，并出具書面審核意見。-如法務部門提出修改意見，銷售部門應及時與客戶溝通協商，對合同進行修改完善。修改后的合同再次提交給法務部門審核，直至審核通過。-財務部門在合同審核過程中，對合同中的財務條款進行審核，確保付款方式、金額等符合公司財務管理制度。財務部門應在[X]個工作日內完成審核，并反饋審核意見。3.合同簽訂-合同審核通過后，銷售部門負責安排合同簽訂事宜。簽訂合同前，銷售代表應再次向客戶詳細解釋合同條款內容，確?？蛻舫浞掷斫獠⑼庀嚓P條款。-合同簽訂應采用書面形式，雙方當事人簽字（蓋章）確認。合同一式多份，公司留存[X]份，客戶留存[X]份，其他相關部門根據需要留存副本。-簽訂后的合同原件由行政部門統一編號、歸檔保管，同時將合同電子文檔發送給相關部門備份。4.合同履行-銷售部門負責跟進客戶履行合同義務的情況，如客戶付款、辦理貸款手續等。定期與客戶溝通，及時了解客戶的履行進度，對出現的問題及時協調解決。-財務部門按照合同約定進行收款操作，及時記錄款項到賬情況，并向銷售部門反饋。如客戶出現逾期付款情況，財務部門應協助銷售部門進行催繳。-其他相關部門按照合同約定和公司內部職責分工，履行各自的義務，確保房地產項目按時交付、產權手續順利辦理等。5.合同變更與解除-合同履行過程中，如因特殊原因需要變更或解除合同，提出方應及時向公司相關部門提交書面申請，說明變更或解除的原因、內容等。-銷售部門、法務部門、財務部門等相關部門對變更或解除申請進行審核，評估對公司利益的影響。審核通過后，由銷售部門與客戶協商達成一致，并簽訂相關的變更或解除協議。-變更或解除協議簽訂后，行政部門及時對合同檔案進行更新，相關部門按照新的協議履行各自的職責。6.合同終止-合同履行完畢或因其他法定、約定原因導致合同終止的，銷售部門應及時向行政部門提交合同終止報告，說明合同終止的原因、履行情況等。-行政部門對合同終止情況進行核實后，對合同檔案進行整理歸檔，標記為已終止合同。同時，相關部門對合同履行過程中的各項資料進行整理保存，以備后續查閱。四、權利與義務1.公司權利-有權要求客戶按照合同約定履行付款、配合辦理相關手續等義務。-對客戶提供的信息有保密義務，但在法律法規允許的范圍內，有權根據業務需要使用相關信息。-在客戶違反合同約定時，有權依法追究客戶的違約責任，維護公司的合法權益。2.公司義務-按照合同約定向客戶提供符合質量標準的房地產項目，按時交付房屋，并協助客戶辦理產權手續。-向客戶充分披露房地產項目的相關信息，包括但不限于房屋狀況、周邊配套、規劃變更等，確?？蛻糁闄嗟玫奖Ｕ?。-為客戶提供優質的售后服務，及時處理客戶反饋的問題，維護客戶合法權益。3.客戶權利-有權要求公司按照合同約定提供房地產項目及相關服務，對房屋質量、交付時間等事項享有知情權和監督權。-對公司提供的合同條款有提出疑問和協商修改的權利，確保合同內容符合自身合法權益。-在公司違反合同約定時，有權依法追究公司的違約責任，要求公司承擔相應的賠償責任。4.客戶義務-按照合同約定按時足額支付購房款項，配合公司辦理貸款、產權登記等相關手續。-提供真實、準確的個人信息，不得隱瞞或提供虛假信息，否則承擔相應的法律責任。-遵守合同約定的其他義務，如不得擅自改變房屋結構等。五、監督與獎懲機制1.監督機制-建立內部監督體系，由行政部門定期對合同管理工作進行檢查，檢查內容包括合同簽訂的規范性、履行情況、檔案管理等方面。-法務部門對合同管理過程中的法律風險進行監督，及時發現并提出防范措施。-設立客戶反饋渠道，接受客戶對合同管理工作的意見和建議，對客戶投訴的問題及時進行調查處理。2.獎勵機制-對在合同管理工作中表現突出的員工，如成功防范重大法律風險、為公司挽回經濟損失、客戶滿意度高的，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對積極提出合同管理優化建議，并被公司采納后取得良好效果的員工，給予相應的獎勵。3.懲罰機制-對在合同管理工作中存在違規行為的員工，如未按照規定流程簽訂合同、泄露合同機密等，視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。-因員工過錯導致公司遭受經濟損失或法律糾紛