電動車銷售公司銷售合同存檔制度?

一、總則1.目的為加強本電動車銷售公司銷售合同的管理，規范合同存檔流程，保障公司合法權益，提高運營效益，依據公司企業文化及經營理念，特制定本制度。公司秉持客戶至上、誠信經營的理念，通過規范化管理實現持續發展，銷售合同存檔作為重要管理環節，旨在確保合同信息的完整性與可追溯性，為公司決策和業務發展提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于電動車銷售公司全體員工在銷售業務過程中簽訂的所有銷售合同的存檔管理，同時涉及與合同相關的客戶信息管理。3.原則遵循真實性、完整性、保密性原則。確保存檔合同信息真實反映銷售業務實際情況，完整保存合同及相關文件資料；嚴格保密合同涉及的公司商業機密、客戶隱私等信息。同時，結合公司扁平化管理理念，力求流程簡潔高效，減少不必要的層級審批，提高存檔效率。二、組織架構與職責劃分1.銷售部門-負責銷售合同的簽訂與初步整理。銷售人員在合同簽訂后，應確保合同條款清晰、準確，相關信息完整。按照公司要求填寫合同信息登記表，包括客戶基本信息、車輛型號、銷售價格、交付時間等關鍵內容。-及時將簽訂好的合同及相關附件提交給檔案管理部門。附件包括客戶身份證明、付款憑證等與合同履行相關的重要資料。2.檔案管理部門-作為合同存檔管理的核心部門，負責對銷售部門提交的合同進行審核。審核內容包括合同格式是否規范、內容是否完整、簽字蓋章是否齊全等。-對審核通過的合同進行分類、編號、存儲。根據合同簽訂時間、客戶類型等因素進行合理分類，確保檔案易于查找和管理。-建立電子檔案庫，將合同掃描件及相關電子資料進行備份存儲，并定期更新維護，保障電子檔案的安全與可訪問性。3.財務部門-負責核實合同涉及的財務信息，如銷售金額、付款方式、收款進度等。與銷售部門和檔案管理部門保持溝通，確保合同財務信息準確無誤并記錄在案。-提供與合同款項收付相關的證明文件，作為合同存檔的重要組成部分，以便于后續財務審計和業務查詢。4.法務部門-對銷售合同的合法性進行審查，確保合同條款符合法律法規要求，防范法律風險。在合同存檔過程中，法務部門可提供法律意見和支持，對存在法律疑問的合同進行標注和說明。-參與處理因合同存檔引發的法律糾紛，為公司提供法律保障，維護公司合法權益。三、管理流程1.合同簽訂與提交-銷售人員與客戶達成銷售意向后，按照公司制定的標準合同模板簽訂銷售合同。合同內容應明確雙方權利義務、車輛規格、價格、交付地點和時間、售后服務等關鍵條款。-合同簽訂完成后，銷售人員在一個工作日內將合同原件及相關附件整理齊全，填寫《合同提交登記表》，提交給檔案管理部門。登記表應注明合同編號、簽訂日期、客戶名稱、合同金額等信息。2.檔案接收與審核-檔案管理部門在收到銷售部門提交的合同后，進行初步清點和登記。核對《合同提交登記表》與合同及附件的一致性，檢查合同格式、簽字蓋章等基本要素。-對合同進行詳細審核，如發現問題及時與銷售部門溝通反饋。審核通過的合同進入存檔流程，審核不通過的合同退回銷售部門補充完善后重新提交。3.分類編號與存儲-檔案管理部門根據合同的性質、簽訂時間、客戶類型等因素進行分類。例如，可分為個人客戶合同、企業客戶合同，或按照季度、年度進行時間分類。-為每份合同編制唯一的檔案編號，編號應遵循一定的編碼規則，便于識別和查詢。編號完成后，將合同原件及附件進行裝訂，存入專門的檔案存儲區域，同時將電子掃描件上傳至電子檔案庫。4.電子檔案管理-檔案管理人員負責將合同掃描成電子文檔，確保電子文檔清晰、完整。電子文檔格式應統一，便于長期保存和查閱。-在電子檔案庫中建立索引目錄，按照分類和編號規則進行存儲。定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。同時，設置不同級別的訪問權限，確保檔案信息安全。5.合同查閱與借閱-公司內部員工因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同查閱申請表》，注明查閱目的、合同編號或客戶名稱等信息，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內容等。-如需借閱合同原件，借閱人應填寫《合同借閱申請表》，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應妥善保管合同原件，按時歸還。檔案管理部門應對借閱情況進行跟蹤和催還。四、權利與義務1.員工權利-有權按照規定流程查閱和借閱與工作相關的銷售合同檔案，以滿足業務開展和決策需要。-對合同存檔管理制度的執行情況有監督和建議權，可向相關部門提出改進意見和建議，以優化管理流程，提高工作效率。2.員工義務-嚴格遵守合同存檔制度，按照規定的流程和要求及時提交、整理合同及相關資料，確保合同信息的準確、完整。-保守合同涉及的公司商業機密和客戶隱私信息，不得擅自泄露合同內容。在合同查閱和借閱過程中，應妥善保管檔案資料，不得隨意篡改、損壞或丟失。3.公司權利-有權對員工履行合同存檔義務的情況進行監督和檢查，對違反制度的行為進行糾正和處理。-根據業務發展和管理需要，對合同存檔制度進行修訂和完善，確保制度的有效性和適應性。4.公司義務-為員工提供必要的培訓和指導，使其熟悉合同存檔管理制度和操作流程，提高工作能力。-保障合同存檔工作所需的資源投入，包括檔案存儲設備、信息化管理系統等，確保檔案管理工作的順利開展。五、監督與獎懲機制1.監督機制-建立內部監督體系，檔案管理部門定期對合同存檔情況進行自查，檢查檔案的完整性、準確性和存儲安全性。同時，接受公司其他部門的監督，對于發現的問題及時整改。-審計部門定期對合同存檔工作進行專項審計，審查存檔流程的合規性、檔案內容的真實性以及信息安全情況。審計結果向公司管理層報告，對于存在的問題提出整改建議和處理意見。2.獎勵機制-對于在合同存檔工作中表現突出的員工，如嚴格遵守制度、及時發現并解決問題、提出有效改進建議等，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等，以激勵員工積極履行職責，提高工作質量。-對在合同存檔管理工作中取得顯著成績的部門，如檔案管理規范、查閱借閱服務高效、為公司業務發展提供有力支持等，給予部門獎勵，以促進團隊協作和整體工作水平的提升。3.懲罰機制-對于違反合同存檔制度的員工，視情節輕重給予相應的處罰。輕微違規行為，如未按時提交合同、填寫信息不完整等，給予警告處分，并責令限期改正；嚴重違規行為，如故意泄露合同機密、篡改檔案資料等，將給予辭退處理，并依法追究相關法律責任。-對于因部門管理不善導致合同存檔工作出現問題的，追究部門負責人的責任。根據問題的嚴重程度，給予相應的行政處分和績效考核扣分，以強化部門負責人的管理職責。六、附則1.制度修訂本制度將根據公司業務發展、法律法規變化以及實際執行情況適時進行修訂和完善。修訂后的制度將及時向全體員工公布，確保員工了解和遵守最新規定。2.解釋權本制度的解釋權歸電動車銷售公司所有。在制度執