房地產銷售公司財務憑證管理制度?

一、總則1.目的為加強本房地產銷售公司財務憑證管理，保證財務信息的真實性、完整性和準確性，規范財務核算工作流程，根據國家相關法律法規以及公司實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于房地產銷售公司全體員工涉及財務憑證處理的相關工作，同時也對與財務憑證相關的外部審計、稅務檢查等活動具有約束和指導作用。3.公司企業文化與經營理念體現本制度秉持公司“誠信為本、客戶至上、創新共贏”的企業文化。在財務憑證管理過程中，要求全體員工以誠信的態度記錄每一筆經濟業務，確保財務信息真實可靠，為公司決策提供有力支持，以實現與客戶、合作伙伴的共贏發展。同時，體現公司注重運營效益的經營理念，通過規范財務憑證管理，提高財務工作效率，降低財務風險，促進公司整體運營效益的提升。二、組織架構與職責劃分1.財務部門-財務經理-全面負責公司財務憑證管理工作，制定和完善財務憑證管理制度與流程，并監督執行。-審核重要財務憑證，對財務憑證的真實性、合法性和完整性負責，協調解決財務憑證管理過程中的重大問題。-定期組織財務憑證的內部審計工作，確保財務核算符合公司規定和國家法律法規要求。-會計人員-負責按照國家會計準則和公司財務制度的規定，準確、及時地編制各類財務憑證，確保憑證內容完整、摘要清晰、金額準確。-對原始憑證進行審核，拒絕受理不真實、不合法、不完整的原始憑證，并及時向財務經理報告。-妥善保管已編制的財務憑證，按照規定進行整理、裝訂和歸檔，便于查詢和審計。-出納人員-負責現金收付和銀行結算業務，根據審核無誤的原始憑證辦理收付款手續，并在相關憑證上加蓋“收訖”或“付訖”戳記。-及時登記現金日記賬和銀行存款日記賬，做到日清月結，保證賬實相符。-將收付款憑證及相關原始憑證傳遞給會計人員進行賬務處理，確保憑證傳遞的及時性和準確性。2.其他部門-各業務部門-負責提供真實、合法、完整的原始憑證，如銷售合同、發票、費用報銷單等，作為財務憑證編制的依據。-按照公司規定的流程和時間要求，及時將相關原始憑證提交給財務部門，確保財務核算的及時性。-配合財務部門對財務憑證相關問題進行調查和核實，提供必要的信息和解釋。-行政部門-負責制定和執行公司的檔案管理制度，包括財務憑證檔案的保管、借閱、銷毀等環節的管理，確保財務憑證檔案的安全。-對財務部門提出的關于檔案管理方面的需求給予支持和協助，保障財務憑證管理工作的順利進行。三、管理流程1.原始憑證的取得與審核-取得-公司員工在辦理經濟業務時，必須取得合法有效的原始憑證。原始憑證應包括但不限于發票、收據、合同、協議、報銷單等，其內容應完整，包括憑證名稱、填制日期、填制單位名稱、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價、金額等要素。-對于外來原始憑證，如發票，必須符合國家稅務部門的規定，有稅務監制章、發票號碼、開票單位蓋章等有效標識；對于自制原始憑證，如費用報銷單、借款單等，應按照公司統一設計的格式填寫，并有相關人員的簽字或蓋章。-審核-業務人員取得原始憑證后，應首先對憑證的真實性、合法性、完整性進行初步審核。審核內容包括憑證是否真實反映經濟業務的實際情況，是否符合國家法律法規和公司相關規定，憑證要素是否齊全等。-財務部門在收到業務部門提交的原始憑證后，應進行再次審核。會計人員重點審核原始憑證的金額計算是否正確、憑證的填寫是否規范、相關審批手續是否完備等。對于不符合要求的原始憑證，財務人員應及時退回給業務人員，并說明理由，要求其補充或更正。2.記賬憑證的編制與審核-編制-會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照國家會計準則和公司財務核算辦法的規定，及時編制記賬憑證。記賬憑證應準確反映經濟業務的內容，確定會計科目、借貸方向和金額。-記賬憑證的摘要應簡潔明了，能夠準確概括經濟業務的主要內容。憑證編制完成后，會計人員應在憑證上簽名或蓋章，以明確責任。-審核-記賬憑證編制完成后，應進行審核。審核工作由財務經理或指定的審核人員負責，審核內容包括記賬憑證與原始憑證是否相符、會計科目使用是否正確、金額計算是否準確、憑證格式是否規范等。-審核人員在審核過程中如發現問題，應及時通知編制人員進行修改。只有經過審核無誤的記賬憑證才能作為登記賬簿的依據。3.財務憑證的裝訂與歸檔-裝訂-每月終了，會計人員應將本月已審核記賬的憑證進行整理和裝訂。裝訂時應按照憑證編號順序排列，確保憑證的連續性和完整性。-憑證裝訂應整齊、牢固，不得有散頁、缺頁等情況。裝訂后應在憑證封面上注明公司名稱、所屬期間、憑證種類、憑證起止號碼等信息，并由裝訂人員簽名或蓋章。-歸檔-裝訂好的財務憑證應按照公司檔案管理制度的規定進行歸檔。財務部門應指定專人負責財務憑證檔案的管理，建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫、保管、借閱、歸還等情況。-財務憑證檔案應存放在安全、干燥、通風的地方，防止損壞、丟失和霉變。同時，應采取必要的防火、防盜、防蟲等措施，確保檔案的安全。4.財務憑證的保管與查閱-保管期限-財務憑證的保管期限按照國家法律法規的規定執行。一般情況下，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年。保管期限從會計年度終了后的第一天算起。-查閱-公司內部人員因工作需要查閱財務憑證檔案的，應填寫《財務憑證查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人和財務經理審批后，到檔案管理人員處辦理查閱手續。-外部單位或個人因審計、稅務檢查等特殊原因需要查閱財務憑證檔案的，應提供合法有效的證明文件，并經公司總經理批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應進行現場監督，確保檔案的安全和完整。查閱完畢后，查閱人員應在查閱記錄上簽字確認。四、權利與義務1.員工權利-公司員工有權按照公司規定的流程和要求，查閱與自身工作相關的財務憑證，以了解經濟業務的財務處理情況，保障自身工作的順利開展。-員工對財務憑證管理過程中存在的問題，有權向財務部門或公司管理層提出意見和建議，以促進財務憑證管理制度的不斷完善。2.員工義務-全體員工有義務遵守本財務憑證管理制度，按照規定的流程和要求提供、取得、傳遞和保管財務憑證，確保財務信息的真實性和完整性。-員工在處理經濟業務過程中，應積極配合財務部門的工作，及時提供相關原始憑證，并對憑證的真實性、合法性負責。-接觸財務憑證的員工有義務保守公司的財務機密，不得泄露財務憑證中的相關信息，維護公司的利益和聲譽。3.公司權利與義務-權利-公司有權對員工遵守財務憑證管理制度的情況進行監督和檢查，對違反制度的行為進行糾正和處理。-公司有權要求員工按照規定提供與財務憑證相關的資料和信息，以確保財務核算的準確性和合規性。-義務-公司有義務為員工提供必要的培訓和指導，幫助員工了解和掌握財務憑證管理制度的要求和操作流程。-公司應按照國家法律法規和公司制度的規定，妥善保管財務憑證檔案，保障員工查閱財務憑證的合法權益。五、監督與獎懲機制1.監督機制-內部審計-公司內部審計部門應定期對財務憑證管理工作進行審計檢查。審計內容包括財務憑證的編制、審核、裝訂、歸檔、保管等環節是否符合制度規定，財務核算是否準確、合規等。-內部審計人員在審計過程中應詳細記錄發現的問題，并形成審計報告。對于發現的重大問題，應及時向公司管理層報告，并提出整改建議。-日常監督-財務部門應建立財務憑證日常監督機制，財務經理應定期對會計人員和出納人員的工作進行檢查，確保財務憑證處理的準確性和及時性。-各業務部門應加強對本部門員工取得和提供原始憑證的管理，定期進行自查自糾，確保原始憑證的真實性和完整性。2.獎勵機制-對于在財務憑證管理工作中表現優秀的員工，如嚴格遵守制度、發現重大財務風險并及時報告、提出合理化建議并取得顯著成效等，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對積極配合財務憑證管理工作，為公司財務管理工作做出突出貢獻的部門，公司將給予一定的物質獎勵和精神獎勵，以激勵部門團隊的積極性和創造性。3.懲罰機制-對于違反本財務憑證管理制度的員工，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。-若因員工違反制度導致公司遭受經濟損失或不良影響的，員工應承擔相應的賠償責任。對于涉嫌違