檔案管理系統(tǒng)需求分析

檔案管理系統(tǒng)的功能要求

檔案管理系統(tǒng)的總E標(biāo)是：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)庫(kù)和先進(jìn)的開(kāi)發(fā)平臺(tái)上，利用現(xiàn)有

的軟件，配置一定的硬件，開(kāi)發(fā)一個(gè)具有開(kāi)放體系結(jié)構(gòu)的、易擴(kuò)充的、易維護(hù)的、具有

良好人機(jī)交互界面的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)等單位檔案的自動(dòng)化的計(jì)算

機(jī)管理系統(tǒng)，為各單位的提供準(zhǔn)確、精細(xì)、迅速的檔案信息。

根據(jù)可行性研究的結(jié)果和客戶的要求，分析現(xiàn)有情況及問(wèn)題，采用Client/Server

結(jié)構(gòu)，將檔案管理系統(tǒng)戈J分為三個(gè)子系統(tǒng)：客戶端子系統(tǒng)，服務(wù)器端子系統(tǒng)，WEB發(fā)

布系統(tǒng)，客戶端與服務(wù)器端采用同一應(yīng)用程序，其中數(shù)據(jù)庫(kù)所在系統(tǒng)確定為服務(wù)器端子

系統(tǒng)。

下面分析各個(gè)子系統(tǒng)的功能需求:

I.服務(wù)器端子系統(tǒng)：

在客戶端系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)上，可以分為以下幾個(gè)部分：

[I]單位信息的設(shè)置

本系統(tǒng)要求同時(shí)管理多個(gè)單位的檔案信息，囚此設(shè)置本單位基本信息及其下屬或者

相關(guān)單位信息是本系統(tǒng)最基本的信息，這部分要求對(duì)輸入數(shù)據(jù)比較少操作頻度小，供使

用者了解管理單位基本信息外，更重要的是當(dāng)木系統(tǒng)數(shù)據(jù)被檔案局采集后能進(jìn)行按單位

識(shí)別和掌握該單位基本信息

[2]目錄分類：

不同單位的檔案類別不盡相同，但相同行業(yè)目錄卻基本相似，所以，系統(tǒng)應(yīng)艱據(jù)

行業(yè)設(shè)置當(dāng)量的默認(rèn)檔案分類。檔案管理員根據(jù)自己行業(yè)的默認(rèn)分類結(jié)合本單位具體情

況進(jìn)行修改，生成自己?jiǎn)挝坏臋n案目錄系統(tǒng)，以在各個(gè)分類目錄中存放相應(yīng)的檔案文件，

這部分是整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行后續(xù)操作的基礎(chǔ)。

[3]檔案錄入整理：

將本單位收錄的所有檔案按目錄分類進(jìn)行錄入存儲(chǔ)。

[3]借閱管理：

借閱的登記查詢與核銷。

[4]報(bào)表生成和打印：

把已存儲(chǔ)的檔案信息等生成報(bào)表并打印出來(lái)。

[5]上報(bào)和發(fā)布

把本單位檔案信息按檔案局的要求進(jìn)行上報(bào)。并通過(guò)局域網(wǎng)或者Internet發(fā)布，不

同用戶根據(jù)自己權(quán)限進(jìn)行查看。

檔案管理系統(tǒng)的性能需求

為了保證系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期、安全、穩(wěn)定、可靠、高效的運(yùn)行，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該滿足

以下的性能需求：

1.系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性

系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性是系統(tǒng)的必要性能。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程中，要

充分考慮系統(tǒng)當(dāng)前和將來(lái)可能承受的工作量，使系統(tǒng)的處理能力和響應(yīng)時(shí)間能

夠滿足企業(yè)對(duì)信息處理的需求。

由于檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入功能對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)的功能和性能完成舉足輕

重。作為系統(tǒng)的很多數(shù)據(jù)來(lái)源，而檔案的采集錄入又影響企業(yè)的決策活動(dòng)，其

準(zhǔn)確性很大程度上決定了查詢與決策的成敗。在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，必須采用一

定的方法保證系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。

2.系統(tǒng)的開(kāi)放性和系統(tǒng)的可擴(kuò)充性

檔案管理系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，應(yīng)該充分考慮以后的可擴(kuò)充性。例如生戶查

詢的需求也會(huì)不斷的更新和完善。所有這些，都要求系統(tǒng)提供足夠的手段進(jìn)行

功能的調(diào)整和擴(kuò)充。而要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)的開(kāi)放性來(lái)完成，既系統(tǒng)應(yīng)

是一個(gè)開(kāi)放系統(tǒng)，只要符合一定的規(guī)范，可以簡(jiǎn)單的加入和減少系統(tǒng)的模塊，

配置系統(tǒng)的硬件。通過(guò)軟件的修補(bǔ)、替換完成系統(tǒng)的升級(jí)和更新?lián)Q代。

3.系統(tǒng)的易用性和易維護(hù)性

檔案管理系統(tǒng)是直接面對(duì)使用人員的，而使用人員往往對(duì)計(jì)算機(jī)并不時(shí)非

常熟悉。這就要求系統(tǒng)能夠提供良好的用戶接口，易用的人機(jī)交互界面。要實(shí)

現(xiàn)這一點(diǎn)，就要求系統(tǒng)應(yīng)該盡量使用用戶熟悉的術(shù)語(yǔ)和中文信息的界面；針對(duì)

用戶可能出現(xiàn)的使用問(wèn)題，要提供足夠的在線幫助，縮短用戶對(duì)系統(tǒng)熟悉的過(guò)

程。

檔案管理系統(tǒng)中涉及到的數(shù)據(jù)是相當(dāng)重要的信息，系統(tǒng)要提供方便的手段

供系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，日常的安全管理，系統(tǒng)意外崩潰時(shí)數(shù)據(jù)的恢

復(fù)等工作。

4.系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)性

系統(tǒng)在設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)使用過(guò)程中都要涉及到很多計(jì)算機(jī)硬件、軟件。所有這些都要

符合主流國(guó)際、國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。例如在開(kāi)發(fā)中使用的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、

開(kāi)發(fā)工具都必須符合通用標(biāo)準(zhǔn)。如規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)操縱界面、作為業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)的

TCP/IP網(wǎng)絡(luò)協(xié)議及IS09002標(biāo)準(zhǔn)所要求的質(zhì)量規(guī)范等；同時(shí)，在自主開(kāi)發(fā)本系

統(tǒng)時(shí)，要進(jìn)行良好的設(shè)計(jì)工作，制訂行之有效的軟件工程規(guī)范，保證代碼的易

讀性、可操作性和可移植性。

5.系統(tǒng)的先進(jìn)性

目前計(jì)算系統(tǒng)的技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，做為檔案管理系統(tǒng)工程，在系統(tǒng)的生命

周期盡量做到系統(tǒng)的先進(jìn)，充分完成企業(yè)信息處理的要求而不至于落后。這一

方面通過(guò)系統(tǒng)的開(kāi)放性和可擴(kuò)充性，不斷改善系統(tǒng)的功能完成。另?方面，在

系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，應(yīng)在考慮成本的基礎(chǔ)上盡量采用當(dāng)前主流并先進(jìn)且

有良好發(fā)展前途的產(chǎn)品。

6.系統(tǒng)的響應(yīng)速度

檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)在日常處理中的響應(yīng)速度為秒級(jí)，達(dá)到實(shí)時(shí)要求，以及時(shí)

反饋信息…在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，根據(jù)所需數(shù)據(jù)量的不同而從秒級(jí)到分鐘級(jí)，

原則是保證操年人員不會(huì)因?yàn)樗俣葐?wèn)題而影響工作效率。

檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求

檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求包括如下幾點(diǎn)：

1.數(shù)據(jù)錄入和處理的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性

數(shù)據(jù)的輸入是否準(zhǔn)確是數(shù)據(jù)處理的前提，錯(cuò)誤的輸入會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)輸出的不

正確和不可用，從而使系統(tǒng)的工作失去意義C數(shù)據(jù)的輸入來(lái)源是手工輸入。手

工輸入要通過(guò)系統(tǒng)界面上的安排系統(tǒng)具有容錯(cuò)性，并旦對(duì)操作人員要進(jìn)行系統(tǒng)

的培訓(xùn)。

在系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的輸入往往是大量的，因此系統(tǒng)要有一定的處理能力，以

保證迅速的處理數(shù)據(jù)。

2.數(shù)據(jù)的一致性與完整性

由于系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是共享的，在不同的客戶端中，檔案文件是共享數(shù)據(jù)，所

以如何保證這些數(shù)據(jù)的一致性，是系統(tǒng)必須解決的問(wèn)題。要解決這一問(wèn)題，要

有一定的人員維護(hù)數(shù)據(jù)的一致性，在數(shù)據(jù)錄入處控制數(shù)據(jù)的去向，并旦要求對(duì)

數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)完整性進(jìn)行嚴(yán)格的約束。

對(duì)于輸入的數(shù)據(jù)，要為其定義完整性規(guī)則，如果不能符合完整性約束，系

統(tǒng)應(yīng)該拒絕該數(shù)據(jù)。

3.數(shù)據(jù)的共享與獨(dú)立性

整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是共享的。然而，從系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的角度上看，共享

會(huì)給設(shè)計(jì)和調(diào)試帶來(lái)困難。因此，應(yīng)該提供靈活的配置，使各個(gè)分系統(tǒng)能夠獨(dú)

立運(yùn)行，而通過(guò)人工干預(yù)的手段進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的交換。這樣，也能提供系統(tǒng)的

強(qiáng)壯性。

檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典

系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)元素：

名字：?jiǎn)挝恍畔?/p>

別名：

描述：?jiǎn)挝坏幕拘畔ⅲ菍?duì)外數(shù)據(jù)交換的接口

定義：?jiǎn)挝恍畔?單位編碼+單位名稱+全宗號(hào)+檔案業(yè)務(wù)主管部門+檔

案業(yè)務(wù)主管部門編碼十負(fù)責(zé)人十登記員十地址十聯(lián)系電話十簡(jiǎn)介

位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)

名字：目錄分類信息

別名：

描述：本單位的目錄分類，可以分為多級(jí)別

定義：目錄分類信息=行業(yè)+目錄級(jí)別+上級(jí)目錄+目錄名稱

位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)

名字：目錄分類信息

別名：

描述：本單位的目錄分類，可以分為多級(jí)別

定義：目錄分類信息=行業(yè)+目錄級(jí)別+上級(jí)目錄+目錄名稱

位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)

名字：用戶信息

別名：

描述；本系統(tǒng)的使用用戶

定義：用戶信息=用戶代碼+登錄名稱+密碼+權(quán)限

位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)

名字：盒/卷信息

別名：

描述：用于裝文件的一個(gè)邏輯容器，將相同的文件裝在一個(gè)盒中或者

一個(gè)卷中。

定義：檔案文件信息=行業(yè)+目錄級(jí)別+上級(jí)目錄+目錄名稱+全宗號(hào)+盒

卷號(hào)+目錄號(hào)+正題名+年度+責(zé)任者+起時(shí)間+止時(shí)間+文件密級(jí)+盒順序

號(hào)+保管期限+文件頁(yè)數(shù)+卷順序號(hào)+提要備注+主題詞+分類號(hào)+檔號(hào)+案卷

類別+所屬子類+本卷冊(cè)數(shù)+照片規(guī)格+張數(shù)+數(shù)量及單位+設(shè)計(jì)單位+建設(shè)

單位+工程地點(diǎn)+建筑面積+結(jié)構(gòu)類型+施工單位+地上層數(shù)+地下層數(shù)+

總高+造價(jià)+工程基礎(chǔ)+工程主體+樓地面概況+工程裝飾+工程裝修+工程

屋面+頁(yè)數(shù)+文字藍(lán)圖+底圖+圖號(hào)+副標(biāo)題+規(guī)格+載體類型+叢編附件+頁(yè)

號(hào)+其他責(zé)任者+件數(shù)+載體數(shù)量+載體單位+載體規(guī)格+附注帶（盤(pán)）編號(hào)

+攝制者+攝制時(shí)間+制式+語(yǔ)別+件號(hào)+文件編號(hào)+成文時(shí)間+文件種類+承

辦機(jī)構(gòu)+卷內(nèi)序號(hào)」照片號(hào)+底片好+參見(jiàn)號(hào)+攝影者+攝影時(shí)間+組內(nèi)張數(shù)

名字：檔案文件信息

別名：

描述：所有檔案的詳細(xì)信息

定義：檔案文件信息二盒/卷號(hào)+:行業(yè)+目錄級(jí)別+上級(jí)目錄+目錄名

稱+全宗號(hào)+盒卷號(hào)+目錄號(hào)+正題名+年度+責(zé)任者+起時(shí)間+止時(shí)間+文件

密級(jí)+盒順序號(hào)+保管期限+文件頁(yè)數(shù)+卷順序號(hào)+提要備注+主題詞+分類

號(hào)+檔號(hào)+案卷類別+所屬子類+本卷冊(cè)數(shù)+照片規(guī)格+張數(shù)+數(shù)量及單位+設(shè)

計(jì)單位+建設(shè)單位+工程地點(diǎn)+建筑面積+結(jié)構(gòu)類型+施工單位+地上層

數(shù)+地下層數(shù)+總高+造價(jià)+工程基礎(chǔ)+工程主體+樓地面概況+工程裝飾+工

程裝修+工程屋面+頁(yè)數(shù)+文字藍(lán)圖+底圖+圖號(hào)+副標(biāo)題+規(guī)格+載體類型+

從編附件+頁(yè)號(hào)+其他責(zé)任者+件數(shù)+載體數(shù)量+載體單位+載體規(guī)格+附

注帶（盤(pán)）編號(hào)+攝制者+攝制時(shí)間+制式+語(yǔ)別+件號(hào)+文件編號(hào)+成文時(shí)間

+文件種類+承辦機(jī)構(gòu)+卷內(nèi)序號(hào)+照片號(hào)+底片好+參見(jiàn)號(hào)+攝影者+攝影

時(shí)間+組內(nèi)張數(shù)

位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理系統(tǒng)的邏輯模型

檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行要求

檔案管理系統(tǒng)中的各個(gè)子系統(tǒng)的硬件和軟件的配置如下：

1.服務(wù)器端子系統(tǒng)的運(yùn)行要求：

系統(tǒng)軟件：WindowNT/2OOO/2OO3Server

數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)：SQLServer2000

硬件要求：PentiumIII800以上，256MRAM,40GHD

2.客戶端子系統(tǒng)的運(yùn)行要求：

系統(tǒng)軟件：WindowNTWorkstation

數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)：SQLServer

硬件要求：Pentium450以上，128MRAM,10GHD

建立檔案管理系統(tǒng)的約束

1.Client/Server結(jié)構(gòu)總體設(shè)計(jì)方案對(duì)它的約束：

檔案管理系統(tǒng)做為Client/Server結(jié)構(gòu)的?個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，不可避免的要受到

Client/Server垢構(gòu)的約束。在其實(shí)施的各個(gè)階段都要服從它的一些規(guī)劃，包括

功能設(shè)計(jì)、系統(tǒng)配置和計(jì)劃。同時(shí)，由于信息的共享，檔案管理系統(tǒng)還受到其

它系統(tǒng)的信息約束。

2.人力、資金、時(shí)間的約束

檔案管理工程實(shí)施的目標(biāo)就是要帶給各使用單位看得出見(jiàn)的效益，其開(kāi)發(fā)

過(guò)程中也要考慮到人力、資金和時(shí)間的約束。因此，在設(shè)計(jì)中，重點(diǎn)是采集系

統(tǒng)中的方便快捷，能提供給檔案管理者以優(yōu)質(zhì)高