院合同管理辦法

一、總則1.目的：為加強本美容院合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護美容院合法權益，依據相關法律法規，結合本美容院實際情況，特制定本辦法。2.適用范圍：本辦法適用于美容院全體員工在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于美容服務合同、產品采購合同、場地租賃合同、廣告宣傳合同等，同時也適用于與美容院簽訂合同的顧客。3.基本原則：合同管理遵循依法合規、平等自愿、誠實信用、維護權益、注重效益的原則。體現美容院“以顧客為中心，提供優質美容服務，追求卓越運營效益”的經營理念，在合同管理中充分保障各方合法權益，同時確保合同的履行能夠為美容院帶來良好的經濟效益。4.企業文化融入：在合同管理過程中，要充分體現美容院積極向上、團結協作的企業文化。鼓勵員工在合同簽訂與履行過程中展現專業、熱情、負責的態度，如同對待顧客般用心對待每一份合同，以維護美容院的良好形象和聲譽。二、組織架構與職責劃分1.合同管理領導小組-組成：由美容院總經理擔任組長，各部門負責人為成員。-職責：負責制定和調整合同管理戰略與政策；審議重大合同；協調解決合同管理中的重大問題；對合同管理工作進行監督和指導。領導小組的設立體現了扁平化管理理念，減少決策層級，提高決策效率。2.合同管理部門-設置：在行政部門內設立專門的合同管理崗位，配備專業人員負責合同管理工作。-職責：負責制定和完善合同管理制度及流程；組織合同的評審、簽訂、履行、變更、解除等工作；建立合同臺賬，對合同進行分類、編號、歸檔和保管；監督檢查合同執行情況；負責合同糾紛的處理等。3.業務部門-職責：負責本部門業務范圍內合同的起草、發起評審流程；提供合同涉及業務的相關信息和資料；參與合同談判；跟蹤合同履行情況，及時反饋問題；協助合同管理部門處理合同糾紛等。業務部門在合同管理中發揮著基礎和關鍵作用，直接與顧客和合作方對接，確保合同符合業務實際需求。4.法務顧問-聘請：根據需要，聘請外部專業法務顧問或由具備法律專業知識的人員擔任內部法務顧問。-職責：為合同管理提供法律咨詢和法律支持；審核合同條款，防范法律風險；參與重大合同的談判和糾紛處理；開展法律培訓和宣傳工作等。法務顧問的介入確保合同的合法性和有效性，保障美容院的合法權益。三、管理流程1.合同起草-業務部門負責：業務部門根據業務需求和洽談情況，起草合同文本。在起草過程中，要明確合同雙方的權利義務、服務內容、產品規格、價格、付款方式、履行期限、違約責任等核心條款。-規范要求：合同文本應使用規范的語言和格式，避免模糊不清或歧義性表述。對于涉及美容院核心利益和關鍵業務的條款，要進行重點審核和明確約定。同時，要參考以往類似合同的經驗教訓，確保合同條款完整、合理、可行。2.合同評審-內部評審流程：合同起草完成后，業務部門發起評審流程，將合同文本提交給合同管理部門、法務顧問（如有）以及其他相關部門進行評審。合同管理部門重點審查合同的格式、編號、歸檔等管理要求是否符合規定；法務顧問主要從法律角度審查合同條款的合法性、有效性，防范法律風險；其他相關部門根據各自職責對合同涉及的業務內容、技術要求等進行審核，并提出意見和建議。-評審反饋與修改：各評審部門應在規定時間內完成評審，并將評審意見反饋給業務部門。業務部門根據反饋意見對合同進行修改完善，如有爭議，由合同管理領導小組協調解決。評審環節確保合同在簽訂前經過充分審查，避免潛在風險。3.合同簽訂-權限管理：根據合同金額、重要程度等因素，設定不同的合同簽訂權限。一般合同由業務部門負責人或授權代表簽訂；重大合同需經總經理審批后，由總經理或其授權代表簽訂。-簽訂要求：合同簽訂前，要對合同對方的主體資格、經營范圍、資信狀況等進行調查核實，確保其具備履行合同的能力和資格。簽訂合同時，要確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，雙方各執一份，同時美容院內部相關部門留存備份。4.合同履行-跟蹤與監督：合同簽訂后，業務部門負責跟蹤合同的履行情況，定期向合同管理部門匯報。合同管理部門要對合同履行情況進行監督檢查，及時發現和解決問題。如發現對方有違約行為或可能影響合同履行的重大事項，要及時采取措施，維護美容院的合法權益。-履行記錄：在合同履行過程中，要做好相關記錄，包括貨物交接單、服務確認書、付款憑證等，這些記錄將作為合同結算和糾紛處理的重要依據。5.合同變更與解除-申請與審批：合同履行過程中，如需要變更或解除合同，由業務部門提出申請，說明變更或解除的原因、內容等，按照合同簽訂的審批流程進行審批。-協商與處理：經審批同意后，業務部門負責與合同對方進行協商，達成一致意見后簽訂變更或解除協議。變更或解除協議應明確變更或解除的條款、時間、責任等內容。同時，要對變更或解除合同可能產生的影響進行評估，采取相應的措施減少損失。6.合同結算-結算流程：合同履行完畢后，業務部門按照合同約定的結算方式和時間，向合同對方提交結算申請和相關結算資料。合同管理部門對結算資料進行審核，審核無誤后，財務部門辦理付款或收款手續。-結算監督：財務部門要對合同結算情況進行監督，確保結算金額準確無誤，付款或收款及時。對于逾期未結算的合同，要及時查明原因并采取措施催辦。四、權利與義務1.美容院的權利-要求對方履行合同義務：在合同簽訂后，美容院有權要求合同對方按照合同約定履行義務，包括提供合格的產品或服務、按時付款等。-監督合同履行：美容院有權對合同對方的履行情況進行監督檢查，要求對方提供相關資料和信息，以確保合同的順利履行。-追究違約責任：如合同對方出現違約行為，美容院有權按照合同約定和法律法規的規定，追究對方的違約責任，要求對方承擔賠償損失、支付違約金等責任。2.美容院的義務-履行合同義務：美容院應按照合同約定履行自己的義務，包括提供優質的美容服務、交付合格的產品、按時付款等，樹立良好的商業信譽。-保密義務：對于在合同履行過程中知悉的合同對方的商業秘密、技術秘密等信息，美容院負有保密義務，不得泄露給第三方。-通知與協助義務：在合同履行過程中，如發生可能影響合同履行的重大事項，美容院應及時通知合同對方，并提供必要的協助，共同解決問題。3.合同對方的權利-要求美容院履行合同義務：合同對方有權要求美容院按照合同約定履行義務，享受相應的服務或獲取合格的產品。-獲取相關信息：合同對方有權在合理范圍內獲取與合同履行相關的信息，如服務安排、產品質量報告等。4.合同對方的義務-履行合同義務：合同對方應按照合同約定履行自己的義務，包括支付費用、提供必要的協助等。-遵守法律法規和合同約定：合同對方應遵守國家法律法規和合同約定，不得從事違法違規或損害美容院利益的行為。五、監督與獎懲機制1.監督機制-內部審計：定期開展內部審計工作，對合同管理情況進行審計檢查，重點審查合同的簽訂、履行、結算等環節是否符合規定，是否存在風險隱患。內部審計部門應獨立客觀地開展工作，及時發現問題并提出整改建議。-日常檢查：合同管理部門要加強對合同管理工作的日常檢查，對合同臺賬的登記、合同文本的保管等情況進行定期檢查，確保合同管理工作規范有序。-投訴處理：建立投訴處理機制，接受顧客和合作方對合同管理方面的投訴。對于投訴事項，要及時調查核實，依法依規處理，并將處理結果反饋給投訴人。2.獎勵機制-優秀合同管理獎：對在合同管理工作中表現突出的部門或個人，如嚴格執行合同管理制度、有效防范合同風險、為美容院挽回重大經濟損失等，給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書等。-創新貢獻獎：對于在合同管理模式、方法等方面提出創新性建議并取得良好效果的部門或個人，給予相應獎勵，鼓勵員工積極參與合同管理創新。3.懲罰機制-違規責任追究：對于違反合同管理制度的行為，如未經授權簽訂合同、擅自變更或解除合同、泄露合同機密等，視情節輕重，對相關責任人給予批評教育、扣發績效獎金、降職降薪等處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任。-損失賠償：因個人原因導致合同糾紛或給美容院造成經濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。通過懲罰機制，強化員工的責任意識，規范合同管理行為。六、附則1.制度解釋：本辦法由美容院行政部門負責解釋。在執行過程中，如遇問題或需要進一步明確相關規定，由行政部門進行解釋和說明。2.制度更新：隨著法律法規的變化和美容院經營管理的需要，行政部門應及時對本辦法進行修訂和完善，確保制度的有效性和適應性