某小學(xué)行政文件收發(fā)制度?

某小學(xué)行政文件收發(fā)制度一、目的為加強學(xué)校行政文件管理，規(guī)范文件收發(fā)流程，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高學(xué)校行政管理效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于學(xué)校接收的來自上級機關(guān)、外部單位以及校內(nèi)各部門產(chǎn)生的行政文件的收發(fā)管理。三、職責(zé)分工1.學(xué)校辦公室：作為文件收發(fā)的主要負責(zé)部門，承擔(dān)文件的統(tǒng)一接收、登記、分發(fā)、歸檔和保管工作。辦公室配備專人（以下簡稱“文件管理員”）負責(zé)具體操作。2.各部門：負責(zé)本部門文件的起草、審核，并指定專人負責(zé)本部門與學(xué)校辦公室之間的文件交接工作。四、文件接收1.外部文件接收-學(xué)校辦公室文件管理員每日定時前往上級機關(guān)指定地點領(lǐng)取文件，或通過郵政、機要通信等方式接收外部單位來文。-對通過傳真、電子郵件等電子方式接收的文件，文件管理員應(yīng)及時下載、打印，并進行初步整理。-接收文件時，文件管理員要認真檢查文件的完整性、密封性，核對文件的名稱、文號、份數(shù)等信息，確保準確無誤。如發(fā)現(xiàn)文件有缺失、損壞或信息不符等情況，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系核實。2.校內(nèi)文件收集-校內(nèi)各部門形成的行政文件，由部門負責(zé)人審核簽字后，定期（每周至少一次）交至學(xué)校辦公室。-提交的文件應(yīng)一式兩份，一份由學(xué)校辦公室存檔，一份由發(fā)文部門留存。文件需附帶《校內(nèi)文件提交清單》，注明文件名稱、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、文件份數(shù)等內(nèi)容。五、文件登記1.外部文件登記-文件接收后，文件管理員應(yīng)在《外部文件登記表》上進行詳細登記，登記內(nèi)容包括：收文日期、來文單位、文號、文件標題、密級、份數(shù)、緊急程度等。-對于機密文件，應(yīng)單獨進行登記，并嚴格按照保密規(guī)定進行管理。2.校內(nèi)文件登記-學(xué)校辦公室收到校內(nèi)各部門提交的文件后，在《校內(nèi)文件登記表》上進行登記，登記內(nèi)容與外部文件登記內(nèi)容類似，同時注明發(fā)文部門負責(zé)人姓名。六、文件分發(fā)1.文件分類-文件管理員根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和涉及部門，對文件進行分類。一般可分為上級指示文件、政策法規(guī)文件、業(yè)務(wù)往來文件、校內(nèi)工作文件等類別。2.分發(fā)原則-按照文件的主送、抄送部門以及工作需要，將文件及時、準確地分發(fā)給相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)、部門或人員。-對于涉及多個部門的文件，應(yīng)根據(jù)文件主題和工作分工確定主辦部門和協(xié)辦部門，確保文件得到有效處理。-緊急文件、重要文件應(yīng)優(yōu)先處理，迅速送達相關(guān)人員，并提醒其及時辦理。3.分發(fā)方式-紙質(zhì)文件采用直接送達或通過校內(nèi)文件交換箱的方式進行分發(fā)。文件管理員應(yīng)在文件上注明分發(fā)日期，并要求收件人簽字確認。-電子文件通過學(xué)校辦公系統(tǒng)進行發(fā)送，文件管理員應(yīng)在發(fā)送時確保文件格式正確、內(nèi)容完整，并及時通知收件人接收。收件人在收到電子文件后，應(yīng)回復(fù)確認信息。七、文件辦理1.閱知性文件-收件人收到閱知性文件后，應(yīng)及時閱讀，并在文件傳閱單上簽字注明閱讀日期。如文件有具體要求或需反饋意見，收件人應(yīng)按照要求及時辦理。-文件傳閱一般采用直傳方式，由文件管理員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示確定傳閱順序，依次傳遞。傳閱過程中，收件人不得擅自將文件轉(zhuǎn)借他人或擴大傳閱范圍。2.承辦性文件-承辦部門收到承辦性文件后，應(yīng)根據(jù)文件要求和工作實際，制定具體的辦理方案，并明確責(zé)任人和辦理時限。-承辦過程中，承辦部門應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報進展情況，如遇問題或困難，應(yīng)及時溝通協(xié)調(diào)解決。-文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)在文件上注明辦理結(jié)果，并將文件交回學(xué)校辦公室存檔。八、文件催辦1.催辦范圍-對于超過規(guī)定辦理時限仍未反饋辦理結(jié)果的承辦性文件，以及需要及時回復(fù)的重要文件，學(xué)校辦公室應(yīng)進行催辦。2.催辦方式-催辦可采用電話催辦、書面催辦或上門催辦等方式。電話催辦應(yīng)做好記錄，書面催辦應(yīng)填寫《文件催辦單》，送達承辦部門或承辦人。-對于多次催辦仍未按時辦理的部門或個人，學(xué)校辦公室應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并在學(xué)校內(nèi)部進行通報批評。九、文件歸檔1.歸檔時間-各類文件辦理完畢后，學(xué)校辦公室文件管理員應(yīng)及時進行歸檔整理。一般應(yīng)在每月末對當(dāng)月的文件進行集中歸檔。2.歸檔要求-歸檔的文件應(yīng)齊全完整，包括文件正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等相關(guān)材料。-文件應(yīng)按照分類標準進行整理，編目編號，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明類別、年度、起止文號等信息。-電子文件應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案對應(yīng)管理。3.歸檔保管-學(xué)校設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案存放安全、整潔、有序。-檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄密。十、文件借閱1.借閱申請-因工作需要借閱文件的部門或個人，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報學(xué)校辦公室審批。2.借閱審批-學(xué)校辦公室根據(jù)申請內(nèi)容進行審批，對于機密文件的借閱，還需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.借閱登記-審批通過后，文件管理員在《文件借閱登記表》上進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、應(yīng)歸還日期等信息，并將文件交給借閱人。4.借閱歸還-借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件。歸還時，文件管理員應(yīng)認真檢查文件的完整性，確認無誤后在《文件借閱登記表》上注明歸還日期。-如因特殊情況需要延期借閱，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。十一、文件銷毀1.銷毀范圍-已失去保存價值的文件，包括超過保管期限的文件、已被新文件替代的舊文件、臨時性文件等，應(yīng)進行銷毀處理。-涉及國家機密或?qū)W校商業(yè)秘密的文件，在銷毀前應(yīng)進行保密審查，確保信息安全。2.銷毀程序-文件管理員定期對需要銷毀的文件進行清理、造冊，填寫《文件銷毀清單》，經(jīng)學(xué)校辦公室負責(zé)人審核、學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。-銷毀文件應(yīng)采用合適的方式，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。對于電子文件，應(yīng)進行徹底的數(shù)據(jù)刪除或物理銷毀存儲介質(zhì)。-銷毀過程應(yīng)進行記錄，由專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的合規(guī)性和徹底性。銷毀完成后，監(jiān)督人應(yīng)在《文件銷毀清單》上簽字確認。十二、保密要求1.所有參與文件收發(fā)、管理的人員都應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和學(xué)校的保密制度，保守文件機密。2.對于機密文件，應(yīng)按照規(guī)定的密級進行管理，在傳遞、保管、借閱等環(huán)節(jié)采取相應(yīng)的保密措施，如專人傳遞、專柜保管、嚴格審批等。3.嚴禁在非保密場所談?wù)摍C密文件內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播機密文件。如發(fā)現(xiàn)文件泄密事件，應(yīng)立即采取措施進行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。十三、監(jiān)督與考核1.學(xué)校辦公室定期對文件收發(fā)制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.將文件收發(fā)管理工作納入各部門和相關(guān)人員的績效考核體系，對于在