行政檔案信息利用登記管理規(guī)定?

行政檔案信息利用登記管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強本高端賓館行政檔案信息的有效利用，確保檔案信息使用的規(guī)范性、安全性和可追溯性，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在規(guī)范行政檔案信息利用過程中的各項操作，保障檔案信息資源能夠合理、高效地服務于賓館的運營管理與決策制定，同時保護檔案信息的機密性、完整性和可用性。（二）適用范圍本規(guī)定適用于本賓館內所有涉及行政檔案信息利用的部門和人員。行政檔案信息涵蓋賓館在行政管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于會議紀要、人事檔案、財務報表、合同協(xié)議等。（三）職責分工1.行政檔案管理部門-負責制定和完善行政檔案信息利用登記管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-對行政檔案信息進行整理、分類、編目、存儲，確保檔案信息的完整與安全。-審核檔案信息利用申請，為符合規(guī)定的利用需求提供檔案信息服務，并做好利用登記工作。-定期對檔案信息利用登記情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。2.利用部門及人員-按照本規(guī)定提交檔案信息利用申請，說明利用目的、范圍、期限等內容。-在規(guī)定的權限和范圍內使用檔案信息，不得擅自擴大利用范圍或用于其他非法目的。-妥善保管所利用的檔案信息，不得泄露、篡改、損毀檔案信息。使用完畢后，及時歸還檔案信息或按規(guī)定進行處理。二、檔案信息利用申請（一）申請方式1.利用部門或人員需填寫《行政檔案信息利用申請表》，可通過紙質或電子形式提交申請。紙質申請表應送至行政檔案管理部門；電子申請表應發(fā)送至指定的檔案管理郵箱或通過賓館內部辦公系統(tǒng)提交。2.《行政檔案信息利用申請表》應包含以下內容：-申請部門、申請人姓名、聯(lián)系方式。-利用檔案信息的名稱、文號、日期等關鍵標識（如無法準確提供，應盡可能詳細描述檔案信息的主題、內容等）。-利用目的，例如決策參考、業(yè)務辦理、審計查詢等，并詳細說明用途。-利用范圍，明確所需檔案信息的具體內容、時間段等。-預計利用期限，注明計劃歸還檔案信息的日期。（二）申請審批1.行政檔案管理部門收到申請后，應在[X]個工作日內對申請進行初步審核。審核內容包括申請表填寫是否完整、準確，申請利用的檔案信息是否存在、是否符合利用規(guī)定等。2.對于一般性的檔案信息利用申請，經(jīng)行政檔案管理部門負責人審批后即可。審批通過后，行政檔案管理部門應及時通知申請人。3.對于涉及機密或重要檔案信息的利用申請，除行政檔案管理部門負責人審批外，還需報經(jīng)賓館相關主管領導審批。主管領導應根據(jù)申請情況，綜合考慮賓館的利益和風險，做出審批決定。審批時間一般不超過[X]個工作日。三、檔案信息利用方式（一）現(xiàn)場查閱1.經(jīng)審批同意現(xiàn)場查閱檔案信息的申請人，應在行政檔案管理部門指定的地點進行查閱。查閱地點應配備必要的設備和設施，以滿足查閱需求。2.申請人在查閱檔案信息時，必須遵守查閱場所的規(guī)定，保持安靜、整潔，不得吸煙、飲食等。3.檔案管理人員應在現(xiàn)場對查閱過程進行監(jiān)督，確保申請人按照規(guī)定進行查閱操作，不得擅自將檔案信息帶出查閱場所，不得擅自摘抄、復制、拍照等。如需摘抄少量關鍵信息，應事先征得檔案管理人員同意，并在指定的記錄簿上進行記錄。（二）檔案借閱1.對于確因工作需要借閱檔案信息的申請人，在審批通過后，檔案管理部門應辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)包括填寫《行政檔案信息借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案信息名稱、借閱日期、預計歸還日期等內容。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，借閱人應提前向行政檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。3.借閱人應妥善保管所借閱的檔案信息，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應的責任。（三）檔案復制1.申請人因工作需要復制檔案信息的，應在申請中明確說明復制的方式（如復印、掃描等）、數(shù)量和用途。2.對于一般性檔案信息的復制申請，經(jīng)行政檔案管理部門負責人審批后，可在檔案管理部門指定的地點進行復制操作。復制過程應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，確保復制內容與原件一致，且不超過申請批準的范圍。3.對于涉及機密或重要檔案信息的復制申請，必須報經(jīng)賓館相關主管領導審批。未經(jīng)批準，任何人不得擅自復制此類檔案信息。復制后的檔案信息應按照與原件相同的保密要求進行管理。四、檔案信息利用登記（一）利用登記內容1.無論采用何種利用方式，行政檔案管理部門都應做好利用登記工作。登記內容應包括利用日期、利用人姓名、部門、利用檔案信息名稱、文號、利用目的、利用方式（查閱、借閱、復制）、歸還日期（如為借閱）等。2.對于復制的檔案信息，還應記錄復制的數(shù)量、復制方式等詳細信息。（二）登記方式1.檔案管理部門應建立專門的《行政檔案信息利用登記簿》，可以采用紙質登記簿或電子登記簿的形式。紙質登記簿應妥善保管，防止損壞和丟失；電子登記簿應定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.每次檔案信息利用活動結束后，檔案管理人員應及時將利用情況記錄到登記簿中。對于通過內部辦公系統(tǒng)或電子郵箱提交的申請，檔案管理人員應將相關申請信息和利用記錄進行關聯(lián)存儲，以便查詢和統(tǒng)計。五、檔案信息歸還與注銷（一）歸還要求1.借閱的檔案信息應在規(guī)定的歸還日期前歸還行政檔案管理部門。如因特殊情況無法按時歸還，借閱人應提前與檔案管理部門溝通并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員在接收歸還的檔案信息時，應認真檢查檔案信息的完整性和準確性，確保檔案信息無損壞、無丟失、無篡改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人核實并記錄在案。（二）注銷處理1.對于已歸還且不再需要利用的檔案信息，檔案管理部門應按照規(guī)定進行注銷處理。注銷處理包括在利用登記簿上注明“已歸還注銷”字樣，并將相關申請材料和利用記錄進行整理歸檔。2.對于復制的檔案信息，如利用目的已完成且不再需要留存，利用人應按照檔案管理部門的要求進行銷毀處理，并向檔案管理部門反饋銷毀情況。檔案管理部門應對銷毀過程進行監(jiān)督或要求提供銷毀證明，確保復制件得到妥善處理。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政檔案管理部門應定期對檔案信息利用登記情況進行檢查，檢查周期一般為每季度一次。檢查內容包括利用登記的準確性、完整性，檔案信息的歸還情況，利用申請審批手續(xù)的合規(guī)性等。2.在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)登記錯誤或遺漏，應及時進行更正和補充；如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)利用檔案信息的行為，應按照本規(guī)定進行處理。（二）不定期抽查1.賓館相關主管領導或內部審計部門有權對檔案信息利用情況進行不定期抽查。抽查方式包括查閱利用登記記錄、核實檔案信息的實際利用情況、與利用人進行溝通等。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時向行政檔案管理部門反饋，并提出整改要求。行政檔案管理部門應在規(guī)定的時間內完成整改，并向抽查部門提交整改報告。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自利用行政檔案信息。2.超出審批范圍利用檔案信息，如擅自擴大查閱、借閱、復制范圍，或用于審批以外的其他目的。3.未按照規(guī)定辦理檔案信息利用申請、登記、歸還等手續(xù)。4.泄露、篡改、損毀檔案信息。5.其他違反本規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，行政檔案管理部門應給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴重的人員，行政檔案管理部門應出具書面通報批評，并視情況暫停其檔案信息利用權限[X]至[X]個月。同時，將違規(guī)情況通報其所在部門，由所在部門根據(jù)賓館相關規(guī)定進行進一步處理。3.對于因違規(guī)行為給賓館造成重大損失或嚴重影響的人員，賓館將依法追究其法律責任，并根據(jù)勞動合同和內部管理制度進行嚴肅處理，直至解除勞動合同。八、附則（一）制度解釋本規(guī)定由行政檔案管理部門負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇特殊情況或本規(guī)定未涵蓋的問題，行政檔案管理部門應及時向上級領導匯報，并根據(jù)領導意見進行處理。（二）制度修訂1.本規(guī)定應根據(jù)賓館的發(fā)展、檔案管理工作的實際需求以及國家法律法規(guī)的變化等情況適時進行修訂。2.行政檔案管理部門應定期對本規(guī)定的執(zhí)行情況進行評估，收集各部門和人員的意見和建議，如有必要修訂，應提出修訂方案，報經(jīng)賓館相關主管領導審批后實施。（三）生效日期本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施。此前