行政辦公設(shè)備使用規(guī)范考核

行政辦公設(shè)備使用規(guī)范考核制度一、總則1.目的為加強本高端賓館行政辦公設(shè)備的有效管理和合理使用，確保辦公設(shè)備正常運行，提高工作效率，同時規(guī)范員工對辦公設(shè)備的使用行為，特制定本行政辦公設(shè)備使用規(guī)范考核制度。通過本制度明確辦公設(shè)備的使用要求、維護(hù)責(zé)任以及考核標(biāo)準(zhǔn)，以保障賓館行政辦公工作的順利開展，更好地為顧客服務(wù)。2.適用范圍本制度適用于賓館內(nèi)所有行政辦公設(shè)備的使用、維護(hù)及考核管理。行政辦公設(shè)備包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、碎紙機(jī)、辦公桌椅、文件柜等各類用于行政辦公的設(shè)備設(shè)施。3.管理原則行政辦公設(shè)備的管理遵循“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，明確設(shè)備使用責(zé)任人，確保設(shè)備的正確使用、日常維護(hù)和妥善保管。同時，堅持節(jié)約高效、資源共享的理念，避免設(shè)備閑置和浪費，提高設(shè)備的使用效益。二、行政辦公設(shè)備的配備與登記1.設(shè)備配備-賓館根據(jù)各部門的工作需求和業(yè)務(wù)發(fā)展，合理配備行政辦公設(shè)備。各部門如需新增辦公設(shè)備，應(yīng)提前填寫《辦公設(shè)備購置申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至行政部門。-行政部門根據(jù)申請進(jìn)行市場調(diào)研，綜合考慮設(shè)備的性能、價格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程應(yīng)遵循賓館的采購管理制度，確保采購的辦公設(shè)備符合賓館的要求和標(biāo)準(zhǔn)。2.設(shè)備登記-新采購的辦公設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，檢查設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、外觀等是否與采購合同一致，同時檢查設(shè)備的隨機(jī)附件、資料是否齊全。驗收合格后，填寫《辦公設(shè)備驗收單》，由驗收人員簽字確認(rèn)。-行政部門負(fù)責(zé)對所有行政辦公設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一登記，建立《行政辦公設(shè)備臺賬》，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、購置價格、供應(yīng)商、使用部門、使用責(zé)任人等信息。臺賬應(yīng)定期更新，確保設(shè)備信息的準(zhǔn)確性和完整性。-為每臺辦公設(shè)備粘貼設(shè)備標(biāo)識牌，注明設(shè)備編號、名稱、使用部門等信息，以便于設(shè)備的識別和管理。三、行政辦公設(shè)備的使用規(guī)范1.通用使用規(guī)范-員工應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備的使用說明書和操作規(guī)程正確使用辦公設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)。如對設(shè)備的使用方法有疑問，應(yīng)及時向行政部門或?qū)I(yè)技術(shù)人員咨詢。-在使用辦公設(shè)備過程中，應(yīng)保持設(shè)備的清潔和衛(wèi)生，避免在設(shè)備上放置雜物、飲料等物品，防止液體進(jìn)入設(shè)備內(nèi)部造成損壞。使用完畢后，應(yīng)及時清理設(shè)備表面的灰塵和污漬。-嚴(yán)禁在辦公設(shè)備上安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件和插件，不得隨意刪除設(shè)備上的系統(tǒng)文件和程序，以確保設(shè)備的正常運行和數(shù)據(jù)安全。同時，不得利用辦公設(shè)備從事與工作無關(guān)的活動，如玩游戲、瀏覽非法網(wǎng)站等。-員工離開辦公區(qū)域時，應(yīng)及時關(guān)閉所使用的辦公設(shè)備電源，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，以節(jié)約能源，避免設(shè)備長時間待機(jī)造成損壞。2.各類設(shè)備具體使用規(guī)范-電腦-開機(jī)前，應(yīng)檢查電腦主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等設(shè)備的連接是否正常。開機(jī)時，應(yīng)按照先打開顯示器，再打開主機(jī)的順序操作；關(guān)機(jī)時，應(yīng)先關(guān)閉電腦系統(tǒng)，再關(guān)閉顯示器電源。-電腦用戶應(yīng)設(shè)置個人專用的登錄賬號和密碼，并妥善保管，不得將賬號和密碼告知他人。定期更新電腦密碼，以保障數(shù)據(jù)安全。-在使用電腦過程中，應(yīng)合理安排磁盤空間，定期清理系統(tǒng)垃圾文件和無用的臨時文件，以提高電腦的運行速度。同時，應(yīng)定期對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。-如需連接外部存儲設(shè)備（如U盤、移動硬盤等），應(yīng)先進(jìn)行病毒查殺，確保設(shè)備無病毒后再進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，防止病毒感染電腦系統(tǒng)。-打印機(jī)-使用打印機(jī)前，應(yīng)檢查打印機(jī)的電源線、數(shù)據(jù)線連接是否正常，打印機(jī)紙盒內(nèi)是否有足夠的紙張，墨粉或墨盒是否安裝正確且余量充足。-在打印文件時，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和需求選擇合適的打印設(shè)置，如紙張大小、打印質(zhì)量、打印份數(shù)等，避免浪費紙張和耗材。-如打印機(jī)出現(xiàn)卡紙現(xiàn)象，應(yīng)先關(guān)閉打印機(jī)電源，然后按照打印機(jī)使用說明書的指示，小心取出卡紙，不得強行拉扯紙張，以免損壞打印機(jī)部件。-定期清理打印機(jī)內(nèi)部的灰塵和紙屑，保持打印機(jī)的清潔。當(dāng)打印機(jī)提示墨粉或墨盒不足時，應(yīng)及時更換，確保打印質(zhì)量。-復(fù)印機(jī)-開機(jī)預(yù)熱后，將需要復(fù)印的文件整齊放置在復(fù)印機(jī)的原稿臺上，調(diào)整好復(fù)印比例、紙張大小、濃度等參數(shù)。-在復(fù)印過程中，如需更換紙張或處理卡紙等問題，應(yīng)先按下復(fù)印機(jī)的“停止”鍵，確保復(fù)印機(jī)停止工作后再進(jìn)行操作。-注意復(fù)印機(jī)的紙張用量和墨粉余量，及時添加紙張和墨粉，以保證復(fù)印機(jī)的正常運行。同時，定期清理復(fù)印機(jī)的玻璃稿臺和內(nèi)部部件，防止灰塵和污漬影響復(fù)印質(zhì)量。-傳真機(jī)-發(fā)送傳真前，應(yīng)檢查傳真機(jī)的電話線連接是否正常，傳真機(jī)紙盒內(nèi)是否有足夠的紙張。將要發(fā)送的文件整理整齊，放入傳真機(jī)的進(jìn)紙口。-撥打?qū)Ψ絺髡嫣柎a，聽到傳真信號音后，按下“發(fā)送”鍵，開始發(fā)送傳真。發(fā)送過程中，應(yīng)密切關(guān)注傳真機(jī)的工作狀態(tài)，確保傳真發(fā)送成功。-接收傳真時，傳真機(jī)應(yīng)保持開機(jī)狀態(tài)，并處于自動接收模式。收到傳真后，及時取出傳真文件，并檢查傳真內(nèi)容是否完整、清晰。-定期清理傳真機(jī)的進(jìn)紙通道和打印頭，更換傳真機(jī)的色帶或墨盒（根據(jù)傳真機(jī)類型而定），以保證傳真質(zhì)量。-投影儀-使用投影儀前，應(yīng)將投影儀與電腦或其他信號源正確連接，并打開投影儀電源開關(guān)。等待投影儀預(yù)熱完成后，根據(jù)需要調(diào)整投影儀的焦距、亮度、對比度等參數(shù)，確保投影畫面清晰、明亮。-在使用投影儀過程中，應(yīng)避免頻繁開關(guān)投影儀電源，以免影響投影儀燈泡的使用壽命。同時，注意投影儀的散熱情況，確保投影儀周圍通風(fēng)良好，防止投影儀因過熱而損壞。-使用完畢后，先關(guān)閉投影儀的信號源，然后按下投影儀的“關(guān)機(jī)”鍵，等待投影儀的散熱風(fēng)扇停止轉(zhuǎn)動后，再關(guān)閉投影儀的電源。-碎紙機(jī)-使用碎紙機(jī)前，應(yīng)檢查碎紙機(jī)的電源線連接是否正常，碎紙箱是否安裝到位且未滿。-將需要粉碎的紙張整齊放入碎紙機(jī)的進(jìn)紙口，注意不要超過碎紙機(jī)的最大進(jìn)紙量。碎紙過程中，如發(fā)現(xiàn)紙張堵塞碎紙機(jī)，應(yīng)立即按下“反轉(zhuǎn)”鍵，將紙張退出，然后重新整理后再進(jìn)行碎紙操作。-定期清理碎紙箱內(nèi)的紙屑，保持碎紙機(jī)的正常運行。當(dāng)碎紙機(jī)的刀具出現(xiàn)磨損或損壞時，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行更換。-辦公桌椅、文件柜-員工應(yīng)愛護(hù)辦公桌椅和文件柜，不得隨意在上面刻畫、涂抹。使用過程中，應(yīng)避免劇烈碰撞，防止辦公桌椅和文件柜損壞。-辦公桌椅應(yīng)根據(jù)個人身高和工作習(xí)慣進(jìn)行調(diào)整，保持正確的坐姿，以提高工作效率和舒適度。文件柜應(yīng)合理分類存放文件資料，保持文件柜內(nèi)部整潔有序，便于查找和使用。四、行政辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)-設(shè)備使用責(zé)任人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常維護(hù)工作，包括設(shè)備的清潔、檢查、簡單故障排除等。每天上班前，應(yīng)對所使用的辦公設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運行；下班前，對設(shè)備進(jìn)行清潔，整理好設(shè)備周邊的物品。-對于辦公設(shè)備出現(xiàn)的一些簡單故障，如電腦死機(jī)、打印機(jī)卡紙等，使用責(zé)任人應(yīng)按照設(shè)備的使用說明書或相關(guān)培訓(xùn)知識進(jìn)行排除。如無法解決，應(yīng)及時向行政部門報告。2.定期保養(yǎng)-行政部門應(yīng)制定行政辦公設(shè)備的定期保養(yǎng)計劃，根據(jù)設(shè)備的使用頻率、性能特點等因素，確定不同設(shè)備的保養(yǎng)周期和保養(yǎng)內(nèi)容。定期保養(yǎng)工作可由行政部門安排專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行，也可委托外部專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行。-在定期保養(yǎng)過程中，應(yīng)對設(shè)備進(jìn)行全面檢查、清潔、潤滑、調(diào)試等工作，及時更換磨損的零部件，確保設(shè)備的性能和穩(wěn)定性。同時，對設(shè)備的運行狀況進(jìn)行記錄，建立設(shè)備保養(yǎng)檔案，為設(shè)備的后續(xù)維護(hù)和管理提供依據(jù)。3.故障維修-當(dāng)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障無法正常使用時，使用責(zé)任人應(yīng)及時填寫《辦公設(shè)備維修申請表》，詳細(xì)描述設(shè)備故障現(xiàn)象、出現(xiàn)故障的時間等信息，提交至行政部門。-行政部門接到維修申請后，應(yīng)及時安排專業(yè)技術(shù)人員對故障設(shè)備進(jìn)行檢查和維修。如遇技術(shù)難題或設(shè)備損壞嚴(yán)重，行政部門應(yīng)及時聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或外部專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。-在設(shè)備維修過程中，維修人員應(yīng)詳細(xì)記錄維修情況，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等信息。維修完成后，由設(shè)備使用責(zé)任人對維修結(jié)果進(jìn)行驗收，確認(rèn)設(shè)備恢復(fù)正常運行后，在《辦公設(shè)備維修申請表》上簽字確認(rèn)。五、行政辦公設(shè)備的借用與歸還1.借用規(guī)定-員工因工作需要借用行政辦公設(shè)備，應(yīng)提前填寫《辦公設(shè)備借用申請表》，注明借用設(shè)備名稱、型號、借用時間、預(yù)計歸還時間、借用用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至行政部門。-行政部門根據(jù)申請情況，對符合借用條件的設(shè)備進(jìn)行調(diào)配，并在《辦公設(shè)備借用登記表》上記錄設(shè)備的借用信息，包括借用人員姓名、部門、借用設(shè)備編號、借用時間等。-借用人員在借用設(shè)備時，應(yīng)與行政部門辦理設(shè)備交接手續(xù)，檢查設(shè)備的外觀、性能等是否正常，并在《辦公設(shè)備借用登記表》上簽字確認(rèn)。2.歸還規(guī)定-借用人員應(yīng)按照借用申請表上注明的預(yù)計歸還時間及時歸還借用的辦公設(shè)備。如需延長借用時間，應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期歸還。-設(shè)備歸還時，借用人員應(yīng)確保設(shè)備完好無損，能夠正常運行。行政部門對歸還的設(shè)備進(jìn)行檢查驗收，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞或丟失等情況，借用人員應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定承擔(dān)賠償責(zé)任。-行政部門在驗收合格后，在《辦公設(shè)備借用登記表》上記錄設(shè)備的歸還時間，并將設(shè)備歸位存放。六、行政辦公設(shè)備的報廢與處置1.報廢條件-行政辦公設(shè)備符合以下條件之一的，可申請報廢：-已超過規(guī)定的使用年限，且設(shè)備技術(shù)性能嚴(yán)重下降，無法滿足工作需要，維修成本過高的；-因意外事故或自然災(zāi)害等原因造成設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或修復(fù)后也無法正常使用的；-設(shè)備的技術(shù)性能落后，已被市場淘汰，且無使用價值和改造升級意義的；-其他經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員鑒定，確實無法繼續(xù)使用的情況。2.報廢申請與審批-設(shè)備使用部門發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備符合報廢條件時，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置日期、報廢原因等信息，并附上設(shè)備損壞情況的照片或?qū)I(yè)技術(shù)人員的鑒定報告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。-行政部門收到報廢申請后，組織相關(guān)人員對申請報廢的設(shè)備進(jìn)行核實和評估，確認(rèn)設(shè)備是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的設(shè)備，行政部門填寫《辦公設(shè)備報廢審批表》，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于價值較高的辦公設(shè)備，還需報總經(jīng)理審批。3.報廢處置-經(jīng)審批同意報廢的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)按照賓館的固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行處置。對于有一定回收價值的報廢設(shè)備，可通過公開招標(biāo)、詢價等方式選擇有資質(zhì)的回收公司進(jìn)行回收處理；對于無回收價值的報廢設(shè)備，可按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理。-行政部門應(yīng)在《行政辦公設(shè)備臺賬》上及時更新報廢設(shè)備的信息，將報廢設(shè)備的相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。七、行政辦公設(shè)備使用規(guī)范考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.考核內(nèi)容-設(shè)備使用規(guī)范執(zhí)行情況：考核員工是否嚴(yán)格按照各類行政辦公設(shè)備的使用規(guī)范操作設(shè)備，包括設(shè)備的開機(jī)、關(guān)機(jī)、日常操作、參數(shù)設(shè)置等方面是否符合要求。-設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況：檢查設(shè)備使用責(zé)任人對辦公設(shè)備的日常維護(hù)和定期保養(yǎng)工作是否落實到位，如設(shè)備的清潔衛(wèi)生、定期檢查、簡單故障排除等情況。-設(shè)備借用與歸還情況：考核員工在借用辦公設(shè)備時是否按照規(guī)定辦理借用手續(xù)，是否按時歸還設(shè)備，以及歸還設(shè)備時設(shè)備的完好情況。-設(shè)備安全管理情況：評估員工對辦公設(shè)備的安全意識，包括設(shè)備的用電安全、數(shù)據(jù)安全、防止設(shè)備被盜等方面的措施落實情況。2.考核標(biāo)準(zhǔn)-設(shè)備使用規(guī)范執(zhí)行情況（40分）-嚴(yán)格按照設(shè)備使用說明書和操作規(guī)程正確使用設(shè)備，無違規(guī)操作行為，得30-40分。-偶爾出現(xiàn)一些輕微的違規(guī)操作行為，但未對設(shè)備造成損壞，經(jīng)提醒后能及時改正，得20-29分。-多次出現(xiàn)違規(guī)操作行為，或因違規(guī)操作導(dǎo)致設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，得0-19分。-設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況（30分）-認(rèn)真落實設(shè)備的日常維護(hù)工作，設(shè)備清潔衛(wèi)生良好，定期保養(yǎng)工作按時完成，設(shè)備運行正常，得20-30分。-基本能完成設(shè)備的日常維護(hù)工作，但偶爾存在疏忽，定期保養(yǎng)工作有輕微延誤，設(shè)備出現(xiàn)一些小故障，得10-19分。-不重視設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作，設(shè)備清潔狀況差，定期保養(yǎng)工作嚴(yán)重滯后，設(shè)備頻繁出現(xiàn)故障，得0-9分。-設(shè)備借用與歸還情況（15分）-嚴(yán)格按照借用規(guī)定辦理借用手續(xù)，按時歸還設(shè)備，設(shè)備完好無損，得10-15分。-能辦理借用手續(xù)，但歸還設(shè)備時有輕微延誤或設(shè)備有一些小損壞，得5-9分。-未按規(guī)定辦理借用手續(xù)，或長時間不歸還設(shè)備，或設(shè)備損壞嚴(yán)重，得0-4分。-設(shè)備安全管理情況（15分）-安全意識強，嚴(yán)格遵守設(shè)備安全管理規(guī)定，無任何安全事故發(fā)生，得10-15分。-有一定的安全意識，但偶爾存在一些安全隱患，未造成安全事故，得5-9分。-安全意識淡薄，存在嚴(yán)重的安全隱患，或因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備出現(xiàn)安全事故，得0-4分。八、考核方式與周期1.考核方式-日常檢查：行政部門定期或不定期對各部門行政辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查，包括設(shè)備的使用規(guī)范、維護(hù)保養(yǎng)、借用歸還等方面的情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行記錄。-定期考核：每季度末，行政部門組織對各部門及員工的行政辦公設(shè)備使用規(guī)范情況進(jìn)行全面考核。考核內(nèi)容包括日常檢查記錄、設(shè)備使用責(zé)任人的工作匯報、設(shè)備運行狀況等方面的綜合評估。-員工自評與互評：在定期考核過程中，員工可對自己的設(shè)備使