大學(xué)會(huì)議室管理規(guī)范?

大學(xué)會(huì)議室管理規(guī)范一、總則1.為加強(qiáng)大學(xué)會(huì)議室的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高會(huì)議室的使用效率，確保各項(xiàng)會(huì)議、活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理規(guī)范。2.本規(guī)范適用于大學(xué)內(nèi)所有會(huì)議室的使用、管理和維護(hù)。二、管理部門(mén)及職責(zé)1.管理部門(mén)：大學(xué)會(huì)議室由學(xué)校[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]統(tǒng)一管理。2.職責(zé)分工-[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]：負(fù)責(zé)制定會(huì)議室管理制度并監(jiān)督執(zhí)行；統(tǒng)籌安排會(huì)議室的使用，協(xié)調(diào)解決使用過(guò)程中的沖突；負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備設(shè)施的維護(hù)、保養(yǎng)和更新；做好會(huì)議室使用記錄及統(tǒng)計(jì)工作。-使用部門(mén)：提前按規(guī)定程序申請(qǐng)使用會(huì)議室；在使用過(guò)程中遵守相關(guān)規(guī)定，愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)備設(shè)施；使用完畢后負(fù)責(zé)清理會(huì)議室衛(wèi)生，恢復(fù)原狀。三、會(huì)議室分類(lèi)及功能1.會(huì)議室分類(lèi)：根據(jù)會(huì)議室的規(guī)模、配置和用途，分為大型會(huì)議室（容納[X]人以上）、中型會(huì)議室（容納[X-X]人）、小型會(huì)議室（容納[X]人以下）以及具有特殊功能的會(huì)議室（如多媒體會(huì)議室、學(xué)術(shù)報(bào)告廳等）。2.功能說(shuō)明-大型會(huì)議室：主要用于學(xué)校大型會(huì)議、學(xué)術(shù)講座、頒獎(jiǎng)典禮等大型活動(dòng)。配備先進(jìn)的音響系統(tǒng)、投影設(shè)備、舞臺(tái)燈光等設(shè)施。-中型會(huì)議室：適用于部門(mén)間的工作會(huì)議、研討會(huì)、小型培訓(xùn)等。具備常規(guī)的會(huì)議桌椅、投影儀、音響等設(shè)備。-小型會(huì)議室：常用于小組討論、小型辦公會(huì)議等。提供簡(jiǎn)潔的會(huì)議桌椅、白板等基本設(shè)施。-特殊功能會(huì)議室：多媒體會(huì)議室具備高清視頻播放、遠(yuǎn)程視頻會(huì)議等功能；學(xué)術(shù)報(bào)告廳配備專(zhuān)業(yè)的學(xué)術(shù)演講設(shè)備、同聲傳譯系統(tǒng)等，滿足學(xué)術(shù)交流、國(guó)際會(huì)議等需求。四、使用申請(qǐng)與安排1.申請(qǐng)方式：使用部門(mén)需提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用部門(mén)、使用時(shí)間（開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間）、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等信息。申請(qǐng)表可通過(guò)學(xué)校辦公系統(tǒng)在線提交或到[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)。2.審批流程-常規(guī)使用：由[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]根據(jù)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行審核和安排。如申請(qǐng)時(shí)間與其他安排無(wú)沖突，予以批準(zhǔn)；如有沖突，[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確定新的使用時(shí)間。-特殊情況：對(duì)于緊急會(huì)議或特殊需求，使用部門(mén)可在會(huì)議前[X]小時(shí)內(nèi)直接向[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]提出申請(qǐng)，[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]應(yīng)在確保會(huì)議室可用的情況下，優(yōu)先安排使用。3.使用確認(rèn)：申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]將通過(guò)郵件、短信或辦公系統(tǒng)反饋等方式通知使用部門(mén)。使用部門(mén)應(yīng)在收到通知后[X]小時(shí)內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，如未按時(shí)確認(rèn)，視為自動(dòng)放棄本次使用申請(qǐng)。五、使用規(guī)范1.設(shè)備使用-使用部門(mén)在使用會(huì)議室設(shè)備前，應(yīng)提前向[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]了解設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)。如需技術(shù)支持，可提前預(yù)約[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]的技術(shù)人員。-使用過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備參數(shù)、拆卸設(shè)備部件。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)通知[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]，不得自行處理。-使用完畢后，使用部門(mén)應(yīng)關(guān)閉所有設(shè)備電源，將設(shè)備恢復(fù)到初始狀態(tài)。2.衛(wèi)生與環(huán)境維護(hù)-使用部門(mén)應(yīng)保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議資料、文件等整理帶走，清理桌面、地面雜物。-如需在會(huì)議室內(nèi)擺放宣傳資料、展示物品等，應(yīng)提前向[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]報(bào)備，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理。-不得隨意移動(dòng)、損壞會(huì)議室的桌椅、窗簾等設(shè)施。如有損壞，使用部門(mén)應(yīng)照價(jià)賠償。3.安全管理-使用部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)人員的安全，遵守消防安全規(guī)定。不得在會(huì)議室內(nèi)使用明火、私拉亂接電線。-如遇緊急情況（如火災(zāi)、地震等），使用部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)組織參會(huì)人員按照應(yīng)急預(yù)案有序疏散，并及時(shí)通知[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]和相關(guān)安全管理部門(mén)。六、費(fèi)用管理1.免費(fèi)使用范圍：學(xué)校內(nèi)部正常的教學(xué)、科研、行政會(huì)議等活動(dòng)，在規(guī)定的使用時(shí)間內(nèi)免費(fèi)使用會(huì)議室。2.收費(fèi)項(xiàng)目：對(duì)于以下情況，將收取一定的費(fèi)用：-校外單位或個(gè)人使用會(huì)議室，根據(jù)會(huì)議室的類(lèi)型、使用時(shí)間等因素收取場(chǎng)地費(fèi)、設(shè)備使用費(fèi)等。-學(xué)校內(nèi)部部門(mén)因特殊活動(dòng)（如商業(yè)培訓(xùn)、盈利性講座等）使用會(huì)議室，按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定收取費(fèi)用。-因使用不當(dāng)造成會(huì)議室設(shè)備設(shè)施損壞的，使用部門(mén)需承擔(dān)維修或更換費(fèi)用。3.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校[具體部門(mén)名稱(chēng)]根據(jù)市場(chǎng)行情和實(shí)際成本進(jìn)行制定，并報(bào)學(xué)校審批后執(zhí)行。費(fèi)用明細(xì)將在會(huì)議室使用申請(qǐng)表中明確列出，使用部門(mén)在申請(qǐng)時(shí)應(yīng)仔細(xì)閱讀并確認(rèn)。4.繳費(fèi)方式：如需繳費(fèi)，使用部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，按照學(xué)校財(cái)務(wù)規(guī)定的繳費(fèi)方式完成費(fèi)用繳納。逾期未繳費(fèi)的，將影響該部門(mén)今后的會(huì)議室使用申請(qǐng)。七、監(jiān)督與檢查1.日常巡查：[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]應(yīng)安排專(zhuān)人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行日常巡查，檢查會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施狀況、衛(wèi)生情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。2.使用反饋：使用部門(mén)在會(huì)議結(jié)束后，可通過(guò)在線問(wèn)卷、意見(jiàn)箱等方式對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行反饋，提出意見(jiàn)和建議。[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]應(yīng)定期收集整理反饋信息，不斷改進(jìn)會(huì)議室的管理和服務(wù)。3.違規(guī)處理：對(duì)于違反本管理規(guī)范的行為，[具體管理部門(mén)名稱(chēng)]將視情節(jié)輕重給予警告、暫停使用會(huì)議室等處理措施。對(duì)于造成嚴(yán)重?fù)p失或不良影響