大學公文檔案數字化管理制度?

一、總則1.為加強醫院公文檔案數字化管理，提高公文檔案管理效率與利用水平，確保公文檔案信息的完整性、準確性和安全性，依據國家相關法律法規以及醫院實際情況，特制定本制度。2.本制度適用于醫院各部門、各層級所產生和管理的公文檔案數字化工作。3.公文檔案數字化工作遵循統一規劃、標準規范、安全保密、高效利用的原則。二、管理職責1.檔案管理部門-負責制定和完善公文檔案數字化工作的總體規劃、制度和流程。-統籌協調各部門的公文檔案數字化工作，組織開展相關培訓。-負責對數字化公文檔案的接收、整理、存儲、備份和利用服務等工作進行監督與指導。-負責數字化檔案管理系統的日常維護與管理，確保系統的穩定運行。2.各部門-負責本部門公文檔案的收集、整理、初步審核，并按照規定及時向檔案管理部門移交需數字化處理的公文檔案。-配合檔案管理部門完成本部門公文檔案的數字化工作，包括提供必要的協助、核對數字化成果等。-負責本部門在授權范圍內對數字化公文檔案的查閱、利用，并做好使用記錄。三、數字化工作流程1.公文檔案收集與整理-各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的公文，并進行初步整理，確保公文的齊全、完整。-對收集到的公文進行分類、編號、編目等整理工作，編制準確的目錄清單，明確每份公文的標題、文號、日期、來源、保管期限等關鍵信息。2.數字化加工-檔案管理部門根據工作安排，將整理好的公文檔案移交至專業的數字化加工機構或安排專人進行數字化加工。-數字化加工過程應嚴格按照國家和行業相關標準進行，包括但不限于掃描分辨率、圖像格式、文件命名等。掃描圖像應清晰、完整，色彩還原準確，無歪斜、模糊等問題。-對掃描后的圖像進行圖像處理，包括去噪、糾偏、裁剪等操作，確保圖像質量符合要求。同時，將圖像處理后的文件進行數據掛接，使其與相應的目錄信息建立準確的關聯。3.審核與驗收-數字化加工完成后，檔案管理部門應組織專人對數字化成果進行審核。審核內容包括圖像質量、數據掛接準確性、目錄信息完整性等方面。-對審核中發現的問題，及時反饋給數字化加工機構或責任人進行整改。整改完成后，再次進行驗收，直至數字化成果符合要求。-驗收合格的數字化公文檔案，由檔案管理部門進行接收，并辦理交接手續。4.存儲與備份-數字化公文檔案應存儲在醫院專門的檔案管理系統中，按照分類方案進行合理存儲，便于查詢和利用。-檔案管理部門應定期對數字化公文檔案進行備份，備份數據應存儲在不同的物理介質上，并異地存放，以防止數據丟失或損壞。備份頻率根據實際情況確定，但至少每月進行一次全量備份，每周進行一次增量備份。-定期對備份數據進行恢復測試，確保備份數據的可用性。四、安全保密管理1.系統安全-檔案管理系統應具備完善的安全防護措施，包括防火墻、入侵檢測系統、防病毒軟件等，防止外部網絡攻擊和惡意軟件入侵。-對系統進行定期的安全漏洞掃描和修復，及時更新系統補丁，確保系統的安全性和穩定性。-建立嚴格的用戶權限管理制度，根據不同用戶的工作需求，分配相應的系統操作權限，嚴禁越權操作。用戶賬號和密碼應妥善保管，定期更換。2.數據安全-對數字化公文檔案數據進行加密處理，在傳輸和存儲過程中采用加密算法，確保數據的保密性和完整性。-嚴格控制數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和使用數字化公文檔案數據。訪問數據時，應進行身份驗證和操作記錄，以便追溯和審計。-涉及國家機密、醫院核心機密等敏感信息的公文檔案，應按照國家有關保密規定進行特殊管理，采取更加嚴格的安全保密措施。3.人員安全-加強對涉及公文檔案數字化工作的人員的安全保密教育，提高其安全保密意識和防范能力。-與相關人員簽訂保密協議，明確其在公文檔案數字化工作中的保密義務和責任。對違反保密規定的人員，依法依規追究責任。五、利用服務管理1.利用申請-醫院內部人員因工作需要查閱數字化公文檔案的，應填寫《數字化公文檔案查閱申請表》，注明查閱目的、所需檔案的范圍、查閱時間等信息，并經所在部門負責人審批后提交給檔案管理部門。-外部單位或個人因特殊原因需要查閱醫院數字化公文檔案的，應持單位介紹信或相關證明材料，向醫院檔案管理部門提出書面申請，經醫院分管領導審批同意后，方可辦理查閱手續。2.利用權限-根據公文檔案的密級和性質，設定不同的利用權限。一般公文檔案可在授權范圍內提供在線查閱或下載服務；涉及機密的公文檔案，應在檔案管理部門指定的場所進行查閱，嚴禁復制、傳播。-檔案管理部門應嚴格按照審批意見為申請人提供相應的利用服務，不得超權限提供檔案信息。3.利用記錄與統計-對每一次數字化公文檔案的利用情況進行詳細記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容、利用目的等信息。-定期對數字化公文檔案的利用情況進行統計分析，了解檔案的利用需求和熱點，為檔案管理工作提供決策依據。六、監督與考核1.檔案管理部門應定期對各部門的公文檔案數字化工作進行監督檢查，檢查內容包括工作進度、質量、安全保密等方面。對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.將公文檔案數字化工作納入醫院各部門的績效考核體系，對在公文檔案數字化工作中表現突出的部門和