電腦軟件正版管理制度一、總則（一）目的為了規范公司電腦軟件的使用，確保公司所使用的軟件均為正版授權，保護公司的知識產權，避免因使用盜版軟件而引發的法律風險，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在辦公電腦及相關設備上使用的各類軟件，包括操作系統、辦公軟件、設計軟件、開發工具等。（三）基本原則1.合法性原則：公司使用的所有軟件必須從正規渠道獲取，擁有合法的授權許可，嚴禁使用未經授權的盜版軟件。2.合規性原則：嚴格遵守國家相關法律法規以及軟件供應商的使用條款和規定，確保軟件使用行為的合規性。3.責任明確原則：明確各部門及員工在軟件正版化工作中的職責，建立健全責任追究機制。二、軟件采購與授權管理（一）采購流程1.需求部門根據工作需要，填寫《軟件采購申請表》，詳細說明軟件名稱、版本、功能需求、預計采購數量、預算金額等信息，并提交至部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表轉交給信息技術部門。信息技術部門對需求進行技術評估，確認軟件的適用性和兼容性，并提供相關技術建議。3.信息技術部門根據評估結果，制定采購方案，包括選擇軟件供應商、比較不同版本和授權方式、確定采購價格等。采購方案經部門負責人和財務部門審核通過后，提交至公司管理層審批。4.公司管理層審批通過后，由采購部門負責與軟件供應商簽訂采購合同。采購合同應明確軟件的名稱、版本、數量、價格、授權方式、使用期限、售后服務等條款。5.采購部門在簽訂合同后，及時將軟件采購情況告知信息技術部門。信息技術部門負責組織軟件的安裝、調試和培訓工作，確保軟件能夠正常運行，并向員工提供必要的使用指導。（二）授權管理1.信息技術部門負責建立公司軟件授權管理臺賬，詳細記錄每一款軟件的名稱、版本、授權方式、授權期限、購買日期、供應商等信息。2.對于購買的軟件，信息技術部門應及時獲取軟件的授權證書、序列號等相關資料，并妥善保管。授權證書和序列號應與軟件授權管理臺賬中的記錄一致。3.在軟件安裝過程中，信息技術部門應嚴格按照軟件授權要求進行操作，確保軟件的安裝數量和使用范圍符合授權規定。對于需要聯網激活的軟件，應及時完成激活手續，確保軟件能夠正常使用。4.定期對公司軟件授權情況進行檢查和核對，確保軟件的使用處于合法授權狀態。如發現軟件授權即將到期或存在授權異常情況，應及時通知采購部門進行續期或處理。三、軟件使用規范（一）安裝與卸載1.員工如需安裝新的軟件，應提前向信息技術部門提出申請，經批準后方可進行安裝。未經批準，不得擅自安裝任何軟件。2.安裝軟件時，應確保從正規渠道獲取軟件安裝包，并按照軟件安裝向導的提示進行操作。在安裝過程中，應仔細閱讀軟件的許可協議，同意相關條款后方可繼續安裝。3.對于不再使用的軟件，員工應及時卸載。卸載軟件時，應按照操作系統的卸載程序進行操作，確保軟件徹底卸載干凈，避免殘留文件占用系統資源。4.嚴禁私自復制、傳播軟件安裝包，不得將公司購買的軟件授權用于非公司業務范圍的其他用途。（二）使用限制1.員工應嚴格按照軟件授權許可的范圍使用軟件，不得超出授權期限、使用人數、功能模塊等限制。2.未經軟件版權所有者書面許可，不得對軟件進行反向工程、反編譯、破解等侵權行為。3.不得使用盜版軟件或未經授權的開源軟件替代正版軟件。如因工作需要使用開源軟件，應確保其使用符合開源軟件的相關許可協議，并向信息技術部門備案。4.不得在公司電腦上安裝和使用與工作無關的軟件，如游戲軟件、視頻播放軟件、聊天軟件等。如有特殊情況需要安裝相關軟件，應提前向信息技術部門申請，并經批準后方可安裝。（三）數據保護1.在使用軟件過程中，員工應妥善保管軟件生成的數據和文件，確保數據的安全性和完整性。對于涉及公司機密的數據和文件，應按照公司的保密制度進行管理。2.定期對軟件使用過程中產生的數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的位置。如因軟件故障、系統故障或其他原因導致數據丟失或損壞，應及時使用備份數據進行恢復。3.不得擅自將公司軟件使用過程中產生的數據和文件提供給第三方，如需共享或提供給外部單位，應按照公司的相關規定進行審批。四、監督與檢查（一）內部自查1.信息技術部門應定期對公司電腦軟件的使用情況進行自查，檢查內容包括軟件安裝情況、授權情況、使用規范執行情況等。2.自查過程中，如發現存在軟件使用問題，應及時記錄并通知相關責任人進行整改。整改完成后，信息技術部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。3.信息技術部門應定期向公司管理層匯報軟件正版化工作情況，包括自查結果、存在的問題及改進措施等。（二）外部審計1.公司應定期接受外部審計機構的審計，審計內容包括軟件正版化情況、軟件采購與授權管理情況、軟件使用規范執行情況等。2.對于審計過程中發現的問題，公司應積極配合審計機構進行整改，并按照審計機構的要求提交整改報告。3.根據外部審計結果，公司應及時調整和完善軟件正版化管理制度，加強軟件使用管理，避免類似問題再次發生。（三）違規處理1.對于違反本制度使用軟件的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因使用盜版軟件或未經授權的軟件導致公司遭受法律糾紛或經濟損失的，相關責任人應承擔相應的法律責任和經濟賠償責任。3.對于主動發現并及時糾正軟件使用違規行為的員工，公司將視情況給予從輕或免予處罰的處理。五、培訓與宣傳（一）培訓1.信息技術部門應定期組織軟件正版化培訓，向員工宣傳軟件正版化的重要性，講解軟件采購與授權管理流程、軟件使用規范等內容。2.培訓方式可以采用集中培訓、在線培訓、視頻教程等多種形式，確保員工能夠全面了解和掌握軟件正版化相關知識和技能。3.在新員工入職培訓中，應增加軟件正版化培訓內容，使新員工在入職初期就樹立正確的軟件使用觀念，養成合法使用軟件的習慣。（二）宣傳1.通過公司內部網站、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳軟件正版化的法律法規和公司的軟件正版化管理制度，提高員工對軟件正版化工作的認識和重視程度。2.發布軟件正版化相關案例，警示員工使用盜版軟件的風險和后果，引導員工自覺遵守軟件使用規范。3.鼓勵員工積極參與軟件正版化工作，對在軟件正版化工作中表現突出的部門和個人進行表彰和獎勵，營造良好