監(jiān)理信息資料管理制度總則目的為加強(qiáng)公司監(jiān)理信息資料的規(guī)范化管理，確保監(jiān)理信息資料的真實(shí)、完整、有效和及時(shí)傳遞，提高監(jiān)理工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有監(jiān)理項(xiàng)目的信息資料管理工作，包括項(xiàng)目監(jiān)理部及參與監(jiān)理工作的全體人員。基本原則1.真實(shí)性原則：信息資料應(yīng)如實(shí)反映監(jiān)理項(xiàng)目的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理項(xiàng)目從策劃到結(jié)束全過(guò)程的各類(lèi)信息資料，確保無(wú)遺漏。3.有效性原則：信息資料能夠?yàn)楸O(jiān)理決策、工程質(zhì)量控制、進(jìn)度管理、費(fèi)用管理等提供有力支持。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、歸檔和傳遞信息資料，保證信息的時(shí)效性。信息資料管理職責(zé)公司管理層職責(zé)1.審批監(jiān)理信息資料管理制度及相關(guān)流程。2.監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，對(duì)重大信息資料管理問(wèn)題進(jìn)行決策。項(xiàng)目管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)項(xiàng)目監(jiān)理部的信息資料管理工作。2.定期檢查項(xiàng)目監(jiān)理部信息資料管理情況，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)并跟蹤落實(shí)。項(xiàng)目監(jiān)理部職責(zé)1.項(xiàng)目總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)全面管理本項(xiàng)目的信息資料，指定專(zhuān)人具體實(shí)施信息資料的收集、整理、歸檔等工作。2.確保監(jiān)理信息資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，組織對(duì)信息資料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)糾正。3.按照規(guī)定向公司及相關(guān)部門(mén)報(bào)送監(jiān)理信息資料，并做好資料的保管和保密工作。監(jiān)理人員職責(zé)1.按照信息資料管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和收集各自工作范圍內(nèi)的信息資料。2.將整理好的信息資料及時(shí)移交項(xiàng)目監(jiān)理部指定的資料管理人員。3.妥善保管在工作過(guò)程中涉及的各類(lèi)信息資料，不得擅自銷(xiāo)毀或丟失。信息資料分類(lèi)與編號(hào)分類(lèi)1.監(jiān)理規(guī)劃：包括工程項(xiàng)目概況、監(jiān)理工作范圍、監(jiān)理工作內(nèi)容、監(jiān)理工作目標(biāo)、監(jiān)理工作依據(jù)、監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織形式、人員配備及進(jìn)退場(chǎng)計(jì)劃、監(jiān)理人員崗位職責(zé)、監(jiān)理工作程序、監(jiān)理工作方法及措施、監(jiān)理工作制度、監(jiān)理設(shè)施等。2.監(jiān)理實(shí)施細(xì)則：針對(duì)工程中的關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序所編制的操作性文件，如工程測(cè)量監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、混凝土工程監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等。3.施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表：施工單位編制的用于指導(dǎo)工程施工的組織設(shè)計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)施工方案，經(jīng)監(jiān)理審核通過(guò)后的相關(guān)資料。4.工程開(kāi)工報(bào)審表：施工單位申請(qǐng)工程開(kāi)工時(shí)提交的資料，包括施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)已獲總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)、現(xiàn)場(chǎng)管理人員及施工人員已到位、施工機(jī)械設(shè)備已具備使用條件、主要工程材料已落實(shí)等。5.工程暫停令：在工程施工過(guò)程中，因出現(xiàn)質(zhì)量、安全等問(wèn)題，總監(jiān)理工程師下達(dá)的暫停施工指令及相關(guān)說(shuō)明。6.工程復(fù)工報(bào)審表：施工單位在工程暫停后，經(jīng)整改達(dá)到復(fù)工條件時(shí)提交的復(fù)工申請(qǐng)及相關(guān)資料，經(jīng)監(jiān)理審核批準(zhǔn)后可復(fù)工。7.監(jiān)理月報(bào)：每月定期向建設(shè)單位和公司報(bào)送的監(jiān)理工作情況總結(jié)，包括工程概況、本月工程形象進(jìn)度、工程質(zhì)量情況、工程進(jìn)度情況、工程計(jì)量與工程款支付情況、合同其他事項(xiàng)的處理情況、本月監(jiān)理工作小結(jié)等內(nèi)容。8.監(jiān)理通知單：針對(duì)施工單位存在的質(zhì)量、安全、進(jìn)度等問(wèn)題，監(jiān)理工程師發(fā)出的書(shū)面整改通知及回復(fù)情況資料。9.工程質(zhì)量檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄：對(duì)分項(xiàng)工程中的檢驗(yàn)批進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收的記錄，包括主控項(xiàng)目和一般項(xiàng)目的驗(yàn)收情況。10.分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄：分項(xiàng)工程完工后，對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收的記錄，由監(jiān)理工程師組織施工單位項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人等進(jìn)行驗(yàn)收。11.分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄：分部（子分部）工程完工后，對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收的記錄，由總監(jiān)理工程師組織施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和技術(shù)、質(zhì)量負(fù)責(zé)人等進(jìn)行驗(yàn)收。12.單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄：?jiǎn)挝唬ㄗ訂挝唬┕こ掏旯ず螅瑢?duì)其質(zhì)量進(jìn)行竣工驗(yàn)收的記錄，由建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織施工（含分包單位）、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收。13.工程變更文件：包括工程變更申請(qǐng)、變更審批文件、變更圖紙等與工程變更相關(guān)的資料。14.工程計(jì)量與工程款支付文件：施工單位提交的工程計(jì)量申請(qǐng)、工程款支付申請(qǐng)，監(jiān)理工程師審核意見(jiàn)及建設(shè)單位審批文件等。15.監(jiān)理工作聯(lián)系單：用于監(jiān)理單位與建設(shè)單位、施工單位及其他相關(guān)單位之間日常工作聯(lián)系的書(shū)面文件。16.會(huì)議紀(jì)要：監(jiān)理例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議等形成的會(huì)議紀(jì)要，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)及責(zé)任落實(shí)情況。17.安全監(jiān)理資料：包括安全監(jiān)理規(guī)劃、安全監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、安全檢查記錄、安全隱患整改通知及回復(fù)、安全事故處理資料等。18.旁站監(jiān)理記錄：對(duì)關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序的施工質(zhì)量實(shí)施全過(guò)程現(xiàn)場(chǎng)跟班的監(jiān)督活動(dòng)記錄。19.見(jiàn)證取樣送檢記錄：對(duì)涉及結(jié)構(gòu)安全的試塊、試件及工程材料，在建設(shè)單位或工程監(jiān)理單位人員見(jiàn)證下，由施工單位的現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)人員對(duì)其進(jìn)行取樣，并送至具備相應(yīng)資質(zhì)的檢測(cè)單位進(jìn)行檢測(cè)的記錄。20.其他資料：如監(jiān)理工作總結(jié)、工程影像資料、與工程相關(guān)的來(lái)往函件等不屬于上述分類(lèi)的資料。編號(hào)1.信息資料編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、可擴(kuò)展性和穩(wěn)定性的原則。2.編號(hào)格式為：項(xiàng)目名稱(chēng)代碼+資料類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)。3.項(xiàng)目名稱(chēng)代碼：以項(xiàng)目名稱(chēng)的首字母大寫(xiě)縮寫(xiě)表示，如“XX小區(qū)監(jiān)理項(xiàng)目”表示為“XXQC”。4.資料類(lèi)別代碼：根據(jù)上述資料分類(lèi)，分別用兩位數(shù)字表示，如“監(jiān)理規(guī)劃”表示為“01”，“監(jiān)理實(shí)施細(xì)則”表示為“02”等。5.年份：取資料形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年表示為“23”。6.流水號(hào)：按照資料形成的先后順序依次編排，從001開(kāi)始。信息資料收集與整理收集要求1.監(jiān)理人員應(yīng)在日常工作中及時(shí)收集與監(jiān)理工作相關(guān)的各類(lèi)信息資料，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)于施工單位報(bào)送的資料，如施工組織設(shè)計(jì)、工程開(kāi)工報(bào)審表等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行簽收，并審核其完整性和合規(guī)性。3.涉及工程變更、工程計(jì)量等重要信息，應(yīng)在事件發(fā)生后的第一時(shí)間收集相關(guān)資料，確保信息的準(zhǔn)確性。整理要求1.資料管理人員應(yīng)按照資料分類(lèi)和編號(hào)要求，對(duì)收集到的信息資料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份資料應(yīng)保持整潔、清晰，如有破損或模糊不清的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)同一類(lèi)資料應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的文件名和文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件命名規(guī)范、易于識(shí)別。信息資料歸檔歸檔范圍1.本制度第二條規(guī)定的各類(lèi)監(jiān)理信息資料均應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.在監(jiān)理項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的其他文件和資料也應(yīng)歸檔。歸檔時(shí)間1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則應(yīng)在項(xiàng)目監(jiān)理部組建后及時(shí)編制并歸檔。2.施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表、工程開(kāi)工報(bào)審表等施工單位報(bào)送的資料，在審核通過(guò)后及時(shí)歸檔。3.監(jiān)理月報(bào)應(yīng)在每月結(jié)束后的5個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.監(jiān)理通知單、工程暫停令、工程復(fù)工報(bào)審表等文件應(yīng)在發(fā)出或收到后的3個(gè)工作日內(nèi)歸檔。5.工程質(zhì)量檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部（子分部）、單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄應(yīng)在驗(yàn)收合格后及時(shí)歸檔。6.工程變更文件、工程計(jì)量與工程款支付文件等應(yīng)在相關(guān)手續(xù)辦理完成后及時(shí)歸檔。7.其他資料應(yīng)根據(jù)其形成時(shí)間及時(shí)歸檔。歸檔方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂成冊(cè)，編制檔案目錄，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明項(xiàng)目名稱(chēng)、資料類(lèi)別、歸檔時(shí)間等信息。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，以便檢索和查詢。電子資料應(yīng)與紙質(zhì)資料內(nèi)容保持一致，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。信息資料借閱與查閱借閱1.因工作需要借閱監(jiān)理信息資料的，應(yīng)填寫(xiě)《信息資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料名稱(chēng)、借閱原因、借閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)項(xiàng)目總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后，方可到資料管理人員處辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞。歸還時(shí)，資料管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱人員提出。查閱1.公司內(nèi)部人員查閱監(jiān)理信息資料的，應(yīng)在資料管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，并在查閱記錄上簽字。2.外單位人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在資料管理人員的監(jiān)督下查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露相關(guān)信息。信息資料保管與保密保管1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的信息資料保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保資料的安全存儲(chǔ)。2.資料管理人員應(yīng)定期對(duì)保管的資料進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。3.對(duì)電子資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，防止因存儲(chǔ)設(shè)備損壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。保密1.監(jiān)理信息資料涉及公司商業(yè)秘密、工程技術(shù)秘密等敏感信息，所有接觸和使用這些資料的人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播、泄露監(jiān)理信息資料。3.在信息資料的收集、整理、歸檔、借閱、查閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.監(jiān)理項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)不再使用的信息資料應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行妥善處理，確保信息安全。信息資料的銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀條件1.超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的信息資料。2.因工程竣工、項(xiàng)目撤銷(xiāo)等原因?qū)е虏辉傩枰男畔①Y料。銷(xiāo)毀程序1.由項(xiàng)目監(jiān)理部提出信息資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《信息資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀資料名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司項(xiàng)目管理部門(mén)審核后，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由資料管理人員會(huì)同相關(guān)人員進(jìn)行銷(xiāo)毀操作。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保資料無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員、銷(xiāo)毀資料清單等信息，并由參與銷(xiāo)毀的人員簽字確認(rèn)。考核與獎(jiǎng)懲考核1.公司將定期對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部的信息資料管理工作進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性以及資料的保管和保密情況等。2.考核方式采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料查閱等方式進(jìn)行，對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行評(píng)分，并形成考核報(bào)告。獎(jiǎng)懲1.對(duì)于信息資料管理工作成績(jī)突出的項(xiàng)目監(jiān)理部和個(gè)人，公司將給予表彰和