船舶維修采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司船舶維修采購管理工作，確保船舶維修質量，控制維修成本，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有船舶的維修采購活動，包括船舶日常保養、故障維修、年度檢修以及各類零部件和物資的采購。（三）基本原則1.質量第一原則：維修工作必須保證船舶的安全性、可靠性和適航性，所采購的零部件和物資應符合相關標準和技術要求。2.成本控制原則：在保證維修質量的前提下，合理控制維修成本，通過優化維修方案、選擇合適的供應商等方式，降低采購費用。3.公開透明原則：維修采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，確保信息透明，接受公司內部監督。4.責任明確原則：明確各部門在維修采購工作中的職責，做到分工清晰，責任到人。二、管理職責（一）船舶管理部門1.負責提出船舶維修需求，制定維修計劃，包括維修項目、維修時間、維修預算等。2.組織對維修方案進行技術評審，參與供應商的選擇和評價。3.負責維修過程的監督和協調，確保維修工作按計劃完成。4.對維修后的船舶進行驗收，評估維修質量。（二）采購部門1.根據船舶管理部門提供的維修計劃和采購清單，負責組織實施采購工作。2.尋找、篩選和評估合格的供應商，建立供應商檔案。3.與供應商簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況，確保物資按時、按質、按量供應。4.負責采購物資的到貨驗收、入庫及付款等工作。（三）財務部門1.參與維修預算的審核，負責維修費用的核算和支付。2.對維修采購資金進行監控，確保資金使用合理合規。3.協助船舶管理部門和采購部門進行成本分析和控制。（四）質量控制部門1.制定船舶維修質量檢驗標準和驗收規范。2.對維修過程進行質量抽檢，對維修后的船舶進行全面質量檢驗。3.對不合格的維修項目提出整改意見，跟蹤整改情況。三、維修計劃管理（一）維修計劃的制定1.船舶管理部門應定期對船舶進行檢查和評估，根據船舶的技術狀況、運行時間、維修歷史等因素，制定年度維修計劃和月度維修計劃。2.維修計劃應明確維修項目、維修內容、維修時間、維修預算等詳細信息，并經相關部門審核后報公司領導批準。3.對于突發的船舶故障，船舶管理部門應及時提出臨時維修計劃，經審批后實施。（二）維修計劃的調整1.在維修計劃執行過程中，如因特殊情況需要調整維修計劃，船舶管理部門應提出書面申請，說明調整原因、調整內容及對維修進度和成本的影響。2.維修計劃調整申請經相關部門審核后報公司領導批準，批準后的調整計劃應及時通知各相關部門。四、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資格審查，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績情況等。3.組織相關部門對供應商進行實地考察，評估其生產能力、技術水平、質量管理、售后服務等方面的情況。4.根據考察結果，選擇合格的供應商，并建立供應商檔案，檔案內容包括供應商基本信息、資質證明、考察報告、合作記錄等。（二）供應商的評價1.采購部門應定期對供應商進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.建立供應商評價指標體系，采用定量和定性相結合的方法對供應商進行評價，評價結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于評價結果為不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應停止與其合作。（三）供應商的激勵與約束1.對于表現優秀的供應商，公司可給予一定的獎勵，如增加訂單量、優先合作等。2.建立供應商違約處罰機制，對于違反合同約定的供應商，公司可根據合同條款扣除相應的貨款、要求其承擔違約責任等。五、采購流程管理（一）采購申請1.船舶管理部門根據維修計劃，填寫采購申請表，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、技術要求等信息。2.采購申請表經部門負責人審核后報采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行審核，審核內容包括采購需求的合理性、采購預算的準確性等。2.對于金額較大的采購項目，采購部門應組織相關部門進行會審，會審通過后報公司領導批準。（三）采購實施1.采購部門根據批準的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。3.跟蹤采購合同執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。（四）到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知船舶管理部門、質量控制部門等相關部門做好驗收準備。2.物資到貨后，由質量控制部門按照驗收規范進行檢驗，檢驗內容包括物資的規格、型號、數量、質量等方面。3.對于驗收合格的物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商聯系，要求其更換或退貨。（五）付款結算1.采購部門根據合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，附上發票、驗收報告等相關憑證。2.付款申請單經財務部門審核后報公司領導批準，批準后由財務部門辦理付款手續。六、維修過程管理（一）維修施工1.船舶管理部門根據維修計劃，選擇具備相應資質和能力的維修單位進行維修施工。2.與維修單位簽訂維修合同，明確維修項目、維修質量標準、維修工期、維修費用等條款。3.維修單位應按照維修合同和相關技術規范進行施工，船舶管理部門應安排專人對維修過程進行監督，確保維修工作符合要求。（二）質量控制1.質量控制部門應按照維修質量檢驗標準和驗收規范，對維修過程進行質量抽檢，對關鍵工序和重要部位進行重點監控。2.對于發現的質量問題，質量控制部門應及時下達整改通知，要求維修單位限期整改，整改完成后進行復查。3.維修單位應建立質量管理制度，加強質量管理，確保維修質量達到規定標準。（三）進度管理1.船舶管理部門應定期檢查維修進度，及時協調解決維修過程中出現的問題，確保維修工作按計劃完成。2.維修單位應制定詳細的施工進度計劃，并嚴格按照計劃組織施工，如因特殊原因需要調整進度計劃，應及時向船舶管理部門報告。（四）安全管理1.維修單位應建立安全管理制度，加強安全教育培訓，提高維修人員的安全意識。2.在維修施工過程中，維修單位應采取必要的安全防護措施，確保維修工作安全進行。3.船舶管理部門應加強對維修現場的安全監督檢查，及時消除安全隱患。七、驗收管理（一）驗收標準1.質量控制部門應制定詳細的船舶維修驗收標準，明確各項維修項目的驗收要求和質量指標。2.驗收標準應符合國家相關法律法規、行業標準以及公司的技術要求。（二）驗收程序1.維修工作完成后，維修單位應向船舶管理部門提交維修報告，申請驗收。2.船舶管理部門組織質量控制部門、采購部門等相關部門對維修項目進行驗收。3.驗收人員按照驗收標準對維修項目進行檢查、測試、評估，填寫驗收報告，明確驗收結論。（三）驗收結果處理1.對于驗收合格的維修項目，船舶管理部門應辦理驗收手續，將船舶投入正常使用。2.對于驗收不合格的維修項目，船舶管理部門應要求維修單位限期整改，整改完成后重新進行驗收，直至驗收合格為止。3.如因維修質量問題給公司造成損失的，公司有權要求維修單位承擔相應的賠償責任。八、成本管理（一）成本預算1.船舶管理部門在制定維修計劃時，應同時編制維修成本預算，預算內容包括維修費用、采購費用、運輸費用、管理費用等。2.維修成本預算應經財務部門審核后報公司領導批準，作為控制維修成本的依據。（二）成本控制1.采購部門應通過招標、詢價、談判等方式，選擇性價比高的供應商和物資，降低采購成本。2.船舶管理部門應合理安排維修工期，避免因工期延誤導致額外費用增加。3.財務部門應加強對維修成本的核算和監控，及時發現成本偏差并采取措施進行調整。（三）成本分析1.維修工作完成后，財務部門應會同船舶管理部門、采購部門等相關部門對維修成本進行分析，找出成本控制的薄弱環節。2.成本分析應包括成本構成分析、成本變動分析、成本效益分析等內容，為今后的維修采購管理提供參考依據。九、檔案管理（一）檔案內容1.船舶維修采購管理工作中形成的各類文件、資料、記錄等，均應納入檔案管理范圍，包括維修計劃、采購申請、采購合同、驗收報告、付款憑證等。2.檔案應分類整理，建立電子和紙質檔案，確保檔案的完整性和準確性。（二）檔案保管1.檔案管理部門應指定專人負責檔案的保管工作，確保檔案存放安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行定期整理