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文檔簡介

自控公司采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范自控公司的采購管理工作,確保采購活動的合規、高效、透明,滿足公司生產經營對物資和服務的需求,降低采購成本,提高公司經濟效益和市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于自控公司及所屬各部門的采購活動,包括但不限于原材料、設備、零部件、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。3.基本原則合規性原則:采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定,確保采購行為合法合規。效益性原則:在保證采購物資和服務質量的前提下,通過合理的采購策略和方法,降低采購成本,提高采購效益。公開透明原則:采購過程應公開、公正、透明,接受公司內部監督和相關部門的檢查。誠信合作原則:與供應商建立長期穩定、誠信合作的關系,共同促進公司和供應商的發展。二、采購組織與職責1.采購部門采購部職責負責制定和執行公司采購計劃,根據公司生產經營需求,及時采購所需物資和服務。收集、整理、分析市場信息,尋找合格供應商,建立供應商檔案,定期對供應商進行評估和管理。組織采購談判,簽訂采購合同,確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。負責采購訂單的下達、跟蹤和催貨,協調解決采購過程中的問題,確保物資按時、按質、按量供應。負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作,對采購物資的質量、數量、價格等進行審核和控制。定期編制采購報表,分析采購成本和采購績效,提出改進措施和建議。采購人員職責嚴格遵守公司采購制度和工作流程,履行采購崗位職責。負責具體采購項目的實施,包括市場調研、供應商選擇、采購談判、合同簽訂等工作。及時了解采購物資的市場動態和價格變化,為公司采購決策提供參考依據。與供應商保持良好溝通,協調解決采購過程中的問題,確保采購任務順利完成。保守公司采購機密,維護公司利益。2.需求部門需求部門職責根據公司生產經營計劃,提出物資和服務的需求申請,明確需求的規格、數量、質量、交貨期等要求。參與采購項目的前期調研和技術交流,提供技術支持和需求建議。負責采購物資的驗收和使用過程中的質量反饋,協助采購部門處理質量問題。配合采購部門進行供應商評估和管理,提供供應商評價意見。需求部門負責人職責審核本部門物資和服務需求申請的合理性和必要性,確保需求符合公司實際情況。協調本部門與采購部門之間的工作關系,及時溝通需求變化和采購進展情況。對本部門采購項目的實施效果負責,監督采購物資的使用情況,提高物資使用效益。三、采購流程1.需求申請需求部門根據公司生產經營計劃和實際工作需要,填寫《采購需求申請表》,詳細注明物資或服務的名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨期、用途等信息,并提交部門負責人審核。部門負責人對需求申請進行審核,確認需求的合理性和必要性后簽字批準,并將申請表提交至采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到需求部門提交的《采購需求申請表》后,進行匯總和分析,結合公司庫存情況和采購周期,制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、預算金額、采購時間、采購方式等內容,并提交至采購部門負責人審核。采購部門負責人對采購計劃進行審核,確保采購計劃符合公司整體利益和生產經營需求,審核通過后報公司領導審批。3.供應商選擇與管理采購部門根據采購計劃,通過多種渠道尋找潛在供應商,如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資格審查,收集供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績證明等相關資料,評估供應商的生產能力、技術水平、質量控制、售后服務等方面的情況。建立供應商檔案,記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等內容,并定期對供應商進行評估和更新。根據采購項目的特點和需求,選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應明確采購物資或服務的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款,確保雙方達成共識。與選定的供應商簽訂采購合同,合同應明確雙方的權利和義務,確保合同條款合法合規、公平合理。4.采購訂單下達采購部門根據采購合同,編制采購訂單,明確采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、交貨期、交貨地點、付款方式等信息,并下達給供應商。采購訂單下達后,采購人員應及時跟蹤訂單執行情況,與供應商保持溝通,確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。5.物資驗收采購物資到貨前,采購部門應通知需求部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。物資到貨后,需求部門和質量檢驗部門按照合同要求和相關標準對物資的數量、質量、規格型號等進行驗收。驗收合格的物資,由需求部門辦理入庫手續;驗收不合格的物資,采購部門應及時與供應商溝通協商,要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施,確保公司利益不受損失。6.付款結算采購物資驗收合格且發票收到后,采購部門應按照采購合同約定的付款方式和時間,填寫《付款申請單》,附上采購合同、驗收報告、發票等相關資料,提交至財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核,確認無誤后報公司領導審批。公司領導審批通過后,財務部門按照審批意見辦理付款手續,支付采購款項。四、采購方式1.招標采購對于金額較大、技術復雜、市場競爭激烈的采購項目,采用招標采購方式。采購部門應制定招標方案,明確招標范圍、招標方式、評標標準等內容,并發布招標公告。組織潛在投標人進行現場勘查和答疑,接受投標人的投標文件。組建評標委員會,按照評標標準對投標文件進行評審,確定中標候選人。向中標人發出中標通知書,并簽訂采購合同。2.詢價采購對于金額較小、標準化程度較高、市場供應充足的采購項目,采用詢價采購方式。采購部門向多家供應商發出詢價函,要求供應商報價。對供應商的報價進行比較和分析,選擇報價合理、信譽良好的供應商簽訂采購合同。3.競爭性談判采購對于采購時間緊迫、技術復雜、不能事先計算出價格總額的采購項目,采用競爭性談判采購方式。采購部門確定談判供應商名單,組織談判小組與供應商進行談判。談判過程中,談判小組應與供應商就采購物資或服務的價格、質量、交貨期等條款進行協商,達成一致意見后簽訂采購合同。4.單一來源采購符合下列情形之一的采購項目,可以采用單一來源采購方式:只能從唯一供應商處采購的;發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的;必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求,需要繼續從原供應商處添購,且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門應填寫《單一來源采購申請表》,說明采用單一來源采購方式的理由和依據,并提交至公司領導審批。審批通過后,與單一供應商進行談判,簽訂采購合同。五、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應采用書面形式,明確雙方的權利和義務,包括物資或服務的名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同簽訂前,采購人員應將合同草案提交至采購部門負責人和公司法律顧問審核,確保合同條款合法合規、公平合理。審核通過后,由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。2.合同執行采購合同簽訂后,采購部門應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門,確保各部門了解合同內容和要求。采購人員應按照合同約定,跟蹤供應商的合同執行情況,及時協調解決合同執行過程中出現的問題。需求部門應按照合同要求,做好物資的驗收和使用工作,及時反饋合同執行過程中的質量問題和需求變化。3.合同變更與解除在采購合同履行過程中,如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同的,采購部門應及時與供應商協商,并簽訂書面協議。合同變更或解除協議簽訂前,采購人員應將協議草案提交至采購部門負責人和公司法律顧問審核,確保協議內容合法合規、公平合理。審核通過后,由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同變更或解除協議。4.合同歸檔采購合同履行完畢后,采購部門應及時將合同原件及相關資料整理歸檔,保存期限按照公司檔案管理規定執行。合同歸檔資料應包括合同文本、采購訂單、驗收報告、發票、付款憑證等相關文件,確保合同檔案的完整性和準確性。六、采購預算管理1.預算編制采購部門應根據公司年度生產經營計劃和采購需求,編制年度采購預算。年度采購預算應明確采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、預算金額等內容,并按照公司預算管理流程進行審批。在年度采購預算執行過程中,采購部門應根據實際采購情況,及時調整采購預算,確保采購預算的合理性和有效性。2.預算執行采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動,控制采購成本,確保采購支出不超過預算金額。如因特殊原因需要超預算采購的,采購部門應填寫《超預算采購申請表》,說明超預算采購的原因和金額,并提交至公司領導審批。審批通過后,采購部門方可進行超預算采購活動。3.預算分析與考核財務部門應定期對采購預算執行情況進行分析,對比實際采購支出與預算金額的差異,分析差異原因,提出改進措施和建議。公司應建立采購預算考核制度,對采購部門和采購人員的預算執行情況進行考核,將考核結果與績效掛鉤,激勵采購部門和采購人員嚴格執行采購預算,降低采購成本。七、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估,分析可能存在的風險因素,如市場價格波動、供應商違約、質量問題、法律風險等。根據風險識別和評估結果,制定相應的風險應對措施,降低采購風險。2.風險應對措施市場價格波動風險:采購部門應密切關注市場價格動態,通過與供應商協商、簽訂長期合同、套期保值等方式,降低市場價格波動對采購成本的影響。供應商違約風險:加強供應商管理,選擇信譽良好、實力雄厚的供應商,簽訂詳細的采購合同,明確雙方的權利和義務,對供應商的履約情況進行跟蹤和評估,及時采取措施防范供應商違約風險。質量問題風險:嚴格物資驗收程序,加強質量檢驗,要求供應商提供質量保證文件,對質量不合格的物資及時進行處理,確保采購物資的質量符合要求。法律風險:加強采購人員的法律法規培訓,提高法律意識,確保采購活動合法合規。在簽訂采購合同前,對合同條款進行嚴格審核,避免合同糾紛和法律風險。八、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監督,檢查采購制度的執行情況、采購流程的

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