監理文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司監理文件資料的規范化管理，確保文件資料的完整性、準確性、系統性和安全性，提高監理工作效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各監理項目文件資料的管理，包括項目前期文件、監理過程文件、竣工驗收文件等各類與監理工作相關的文件資料。（三）管理原則1.集中統一管理原則：公司設立專門的文件資料管理部門或崗位，對監理文件資料進行集中統一管理，確保文件資料的完整性和一致性。2.分級負責原則：明確各級人員在文件資料管理中的職責，做到分工明確、責任到人。3.及時準確原則：文件資料的形成、收集、整理、歸檔應及時、準確，確保信息的時效性和可靠性。4.安全保密原則：加強文件資料的安全保密措施，防止文件資料的丟失、損壞、泄露等情況發生。二、文件資料管理職責（一）公司管理層職責1.負責審批監理文件資料管理制度和年度文件資料管理計劃。2.監督檢查公司文件資料管理工作的執行情況。3.協調解決文件資料管理工作中出現的重大問題。（二）文件資料管理部門或崗位職責1.制定和完善監理文件資料管理制度、工作流程和標準規范。2.負責公司監理文件資料的收集、整理、分類、編目、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對文件資料進行清查、盤點，確保文件資料的完整性和準確性。4.對各項目監理文件資料管理工作進行指導、監督和檢查。5.負責文件資料的安全保密工作，制定安全保密措施并組織實施。6.參與公司組織的文件資料管理培訓工作，提高員工的文件資料管理意識和技能。（三）項目總監理工程師職責1.負責本項目監理文件資料的總體管理工作，確保文件資料的真實、完整、有效。2.組織編制項目監理規劃、監理實施細則等文件，并審核簽字。3.督促監理人員及時收集、整理、歸檔項目監理過程中的各類文件資料。4.對項目監理文件資料的質量和歸檔情況進行檢查和把關。5.負責與建設單位、施工單位等相關方進行文件資料的交接和溝通工作。（四）監理人員職責1.按照監理工作要求，及時形成、收集、整理本人工作中產生的文件資料，并移交項目總監理工程師。2.確保所提供文件資料的真實性、準確性和完整性。3.嚴格遵守文件資料管理制度，妥善保管和使用所接觸到的文件資料。三、文件資料分類與編號（一）文件資料分類1.項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證等。2.監理規劃與監理實施細則：監理規劃、各專業監理實施細則。3.監理月報：每月定期向建設單位報送的項目監理工作情況報告。4.監理會議紀要：包括第一次工地會議紀要、監理例會會議紀要、專題會議紀要等。5.施工組織設計/（專項）施工方案報審文件：施工單位編制的施工組織設計、專項施工方案及其報審表、審核意見等。6.工程開工/復工報審文件：工程開工報審表、復工報審表及其附件。7.工程暫停令及復工令：因各種原因下達的工程暫停令及同意復工的復工令。8.工程變更文件：工程變更申請、變更審批文件、變更后的圖紙及說明等。9.工程計量與支付文件：工程計量報審表、工程款支付證書、工程費用索賠報審表等。10.監理通知單及回復單：監理單位發出的監理通知單及其施工單位的回復單。11.旁站監理記錄：對關鍵部位、關鍵工序實施旁站監理的記錄。12.平行檢驗記錄：監理機構利用一定的檢查或檢測手段，在施工單位自檢的基礎上，按照一定的比例獨立進行檢查或檢測的記錄。13.見證取樣送檢記錄：對涉及結構安全的試塊、試件及工程材料，在建設單位或工程監理單位人員見證下，由施工單位的現場試驗人員對其進行現場取樣，并送至具備相應資質的檢測單位進行檢測的記錄。14.工程質量驗收文件：包括檢驗批驗收記錄、分項工程驗收記錄、分部工程驗收記錄、單位工程竣工驗收記錄等。15.工程質量問題及處理文件：工程質量事故報告、質量問題整改通知單、整改報告等。16.工程安全管理文件：安全專項施工方案報審文件、安全檢查記錄、安全事故報告及處理文件等。17.工程進度管理文件：工程進度計劃報審文件、進度調整計劃、進度報告等。18.工程竣工文件：工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質量保修書、竣工圖等。19.其他文件：與項目監理工作相關的其他文件，如來往信函、傳真、電子郵件等。（二）文件資料編號1.文件資料編號應遵循唯一性、系統性、穩定性和可擴充性的原則。2.編號格式為：項目編號分類代碼順序號。項目編號：采用項目名稱的首字母縮寫加四位數字組成，如“XX項目0001”。分類代碼：根據文件資料分類，采用兩位大寫字母表示，如“QP”表示項目前期文件，“JL”表示監理規劃與監理實施細則等。順序號：按照文件資料形成的先后順序，采用四位數字編號，如“0001”“0002”等。3.示例：“XX項目QP0001”表示XX項目的項目前期文件中的第一份文件。四、文件資料形成與收集（一）文件資料形成要求1.監理文件資料應內容完整、表述準確、字跡清晰、簽字蓋章齊全。2.文件資料應使用A4紙張打印或書寫，幅面不符合要求的應進行折疊或裱貼處理。3.電子文件應采用通用格式存儲，并確保其可讀性和可編輯性。（二）文件資料收集要求1.項目總監理工程師應組織監理人員及時收集項目監理過程中產生的各類文件資料，確保文件資料的齊全、完整。2.對于建設單位、施工單位等相關方提供的文件資料，監理人員應進行審核、簽收，并妥善保管。3.監理人員應在文件資料形成后及時移交項目總監理工程師，項目總監理工程師應定期對收集到的文件資料進行整理和檢查。五、文件資料整理與歸檔（一）文件資料整理要求1.按照文件資料分類，對收集到的文件資料進行分類整理，同一類文件資料應按照時間順序或重要程度進行排列。2.對于每份文件資料，應確保其內容完整，如有附件應齊全，并與正文裝訂在一起。3.對文件資料中的復印件應注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。4.整理后的文件資料應編寫頁碼，頁碼應連續、準確，標注在文件資料的右下角。（二）文件資料歸檔要求1.項目總監理工程師應在項目監理工作結束后，及時組織對項目監理文件資料進行歸檔。2.歸檔的文件資料應一式兩份，一份由公司文件資料管理部門保管，一份由項目監理部留存。3.歸檔文件資料應編制歸檔清單，清單內容包括文件資料名稱、編號、日期、來源等，并由項目總監理工程師簽字確認。4.歸檔后的文件資料應裝入檔案盒，并在檔案盒上標明項目名稱、文件資料類別、歸檔日期等信息。5.檔案盒應存放在專門的檔案柜中，按照項目名稱和歸檔時間順序排列，便于查找和管理。六、文件資料保管與查閱（一）文件資料保管要求1.公司文件資料管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保文件資料的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關規定。3.對電子文件資料應進行備份，并存儲在不同的介質上，分別存放于不同的地點，防止數據丟失。4.定期對文件資料進行清查、盤點，發現問題及時處理，并做好記錄。（二）文件資料查閱要求1.公司內部人員因工作需要查閱監理文件資料的，應填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人或項目總監理工程師批準后，到文件資料管理部門查閱。2.文件資料管理部門應按照批準的查閱申請，提供相應的文件資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內容等信息。3.查閱人員應在指定地點查閱文件資料，不得擅自將文件資料帶出檔案庫房。如需復印或摘錄文件資料，應經文件資料管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。4.涉及公司機密或項目敏感信息的文件資料，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露文件資料內容。5.外部單位或人員因工作需要查閱監理文件資料的，應持單位介紹信或相關證明文件，經公司管理層批準后，按照公司規定辦理查閱手續。七、文件資料保密與銷毀（一）文件資料保密要求1.公司全體員工應嚴格遵守文件資料保密制度，對涉及公司機密或項目敏感信息的文件資料予以保密。2.未經公司批準，任何人不得擅自將公司文件資料提供給外部單位或人員。3.在文件資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱等過程中，應采取必要的保密措施，防止文件資料的泄露。4.對接觸機密文件資料的人員，應進行保密教育，并簽訂保密協議。（二）文件資料銷毀要求1.文件資料保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由文件資料管理部門提出銷毀申請，填寫《文件資料銷毀申請表》，注明銷毀文件資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《文件資料銷毀申請表》經公司管理層批準后，由文件資料管理部門組織實施銷毀工作