結算信息維護管理制度一、總則（一）目的為規范公司結算信息維護管理工作，確保公司財務結算的準確性、及時性和安全性，保障公司資金正常流轉，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及結算信息維護的相關工作，包括但不限于財務部門、銷售部門、采購部門、物流部門等。（三）基本原則1.準確性原則：結算信息應準確無誤地反映業務實際情況，確保財務數據的真實性和可靠性。2.及時性原則：各部門應及時維護結算信息，保證結算工作按時完成，避免因信息延誤導致的財務風險和業務問題。3.安全性原則：嚴格保護結算信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，采取必要的安全措施確保數據的保密性和完整性。4.責任明確原則：明確各部門及相關人員在結算信息維護管理中的職責，做到責任到人，確保工作有序開展。二、結算信息分類及內容（一）客戶結算信息1.基本信息客戶名稱、法定代表人、地址、聯系方式等。客戶開戶銀行名稱、賬號、開戶行地址等。2.信用信息信用額度、信用期限、信用評級等。以往交易的信用記錄，包括逾期情況、付款及時性等。3.交易信息銷售合同編號、簽訂日期、產品或服務明細、交易金額、交貨日期等。結算方式（如現金、支票、電匯、承兌匯票等）及預計收款日期。（二）供應商結算信息1.基本信息供應商名稱、法定代表人、地址、聯系方式等。供應商開戶銀行名稱、賬號、開戶行地址等。2.合作信息采購合同編號、簽訂日期、采購產品或服務明細、采購金額、交貨日期等。結算方式（如現金、支票、電匯、承兌匯票等）及預計付款日期。3.發票信息發票類型（增值稅專用發票、普通發票等）。開票要求，如開票時間、開票內容等。（三）內部結算信息1.部門間往來信息涉及部門名稱、往來業務內容（如費用分攤、資產調撥等）。結算金額、結算周期、結算方式等。2.員工薪酬結算信息員工基本信息（姓名、工號、部門等）。工資核算明細（基本工資、績效工資、獎金、補貼等）。考勤記錄、加班情況等相關數據。社保、公積金繳納信息。個人所得稅計算信息。三、結算信息維護流程（一）信息錄入1.各部門指定專人負責收集和整理本部門涉及的結算信息，并按照規定的格式和內容進行錄入。2.錄入人員應認真核對信息的準確性，確保錄入數據與原始資料一致。對于重要信息，應進行二次核對，防止出現差錯。3.信息錄入系統后，錄入人員應及時提交審核，確保信息能夠及時進入后續流程。（二）信息審核1.部門負責人對本部門錄入的結算信息進行初審，主要審核信息的完整性、準確性和合規性。2.財務部門對各部門提交的結算信息進行終審，重點審核財務數據的準確性、結算方式的合理性以及與財務制度的相符性。3.對于審核中發現的問題，審核人員應及時與信息錄入人員溝通，要求其進行修改和完善。修改后的信息需重新提交審核，直至審核通過。（三）信息變更1.當客戶、供應商或內部業務發生變化導致結算信息需要變更時，相關部門應及時填寫《結算信息變更申請表》，詳細說明變更的內容、原因及變更時間。2.《結算信息變更申請表》經部門負責人簽字確認后，提交至財務部門。3.財務部門對變更申請進行審核，審核通過后進行信息變更操作，并記錄變更的詳細情況。4.涉及到結算方式、信用額度等重要信息變更的，財務部門應與相關業務部門進行溝通確認，確保變更后的信息符合業務實際需求。（四）信息查詢與使用1.各部門因工作需要查詢結算信息時，應填寫《結算信息查詢申請表》，注明查詢的目的、內容和范圍。2.《結算信息查詢申請表》經部門負責人簽字批準后，提交至財務部門。3.財務部門根據申請內容進行查詢，并按照規定提供相應的結算信息。查詢人員應妥善保管查詢到的信息，不得泄露或用于非工作目的。4.涉及對外提供結算信息的，需經公司財務負責人批準，并按照相關法律法規和公司規定辦理信息提供手續。（五）信息存檔1.財務部門負責定期對結算信息進行整理和存檔，確保結算信息的完整性和可追溯性。2.存檔的結算信息應包括紙質文檔和電子文檔，紙質文檔應按照檔案管理規定進行分類、編號和裝訂，電子文檔應進行備份存儲，防止數據丟失。3.結算信息的存檔期限應符合國家法律法規和公司檔案管理的要求，一般為[具體存檔期限]年。存檔期滿后，按照規定進行銷毀或繼續保存的審批。四、職責分工（一）財務部門1.負責制定和完善結算信息維護管理制度，并監督制度的執行情況。2.負責結算信息的終審工作，確保財務數據的準確性和合規性。3.負責結算信息的變更審核、查詢管理和存檔工作。4.定期對結算信息進行分析和統計，為公司財務管理和決策提供數據支持。（二）銷售部門1.負責收集、整理和錄入客戶的基本信息、信用信息和交易信息。2.及時更新客戶的信用額度、信用期限等信用信息，確保銷售業務的正常開展。3.配合財務部門進行客戶結算信息的審核和變更工作，提供相關業務資料和說明。（三）采購部門1.負責收集、整理和錄入供應商的基本信息、合作信息和發票信息。2.及時更新供應商的相關信息，確保采購業務的順利進行。3.配合財務部門進行供應商結算信息的審核和變更工作，提供采購合同、發票等相關資料。（四）物流部門1.負責提供與銷售、采購業務相關的物流信息，如發貨日期、運輸方式、到貨日期等，確保結算信息的完整性。2.協助財務部門核對物流信息與結算信息的一致性，發現問題及時溝通解決。（五）其他部門1.負責本部門內部結算信息的維護和管理，如部門間往來信息、員工薪酬結算信息等。2.配合財務部門進行相關結算信息的審核和查詢工作，提供必要的業務支持和資料。五、安全管理（一）網絡安全1.公司應建立完善的網絡安全防護體系，安裝防火墻、入侵檢測系統等安全軟件，防止外部網絡攻擊和數據泄露。2.對結算信息系統的網絡訪問進行嚴格權限管理，設置不同的用戶角色和權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關信息。3.定期對網絡安全進行檢查和評估，及時發現和處理安全隱患，確保網絡環境的安全性和穩定性。（二）數據安全1.對結算信息進行加密存儲，采用加密算法對重要數據進行加密處理，防止數據在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。2.定期對結算信息進行備份，備份數據應存儲在不同的介質和地點，以防止數據丟失。備份數據應進行定期恢復測試，確保數據的可用性。3.嚴格控制數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和修改結算信息。對涉及結算信息的操作進行審計記錄，以便追溯和查詢。（三）人員安全1.加強對涉及結算信息維護人員的安全意識培訓，提高其對信息安全重要性的認識，防止因人員疏忽導致信息泄露。2.與涉及結算信息維護的人員簽訂保密協議，明確其在信息安全方面的責任和義務，對違反保密協議的行為進行嚴肅處理。六、監督與考核（一）監督檢查1.財務部門定期對各部門結算信息維護管理工作進行監督檢查，檢查內容包括信息錄入的準確性、審核流程的執行情況、信息變更的及時性等。2.對于檢查中發現的問題，財務部門應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。3.公司內部審計部門不定期對結算信息維護管理工作進行審計，重點檢查制度執行的有效性、信息安全措施的落實情況等，確保結算信息維護管理工作規范、有序進行。（二）考核機制1.建立結算信息維護管理工作考核機制，將各部門結算信息維護管理工作納入績效考核體系。2.考核指標包括信息準確性、及時性、完整性、合規性以及信息安全管理等方面。具體考核標準如下：信息準確性：結算信息錄入錯誤率不超過[具體錯誤率標準]%，每超過標準[具體百分點]，扣減相應分數。及時性：按時完成信息錄入、審核、變更等工作的比例不低于[具體比例標準]%，每低于標準[具體百分點]，扣減相應分數。完整性：結算信息缺失或不完整的情況不超過[具體次數標準]次，每超過標準[具體次數]，扣減相應分數。合規性：嚴格按照財務制度和相關規定進行結算信息維護管理，出現違規行為的，每次扣減相應分數。信息安全管理：未發生因信息安全問題導致的結算信息泄露、篡改或丟失等事件，如有發生，根據事件嚴重程度扣減相應分數。3.根據考核結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對未達標的部門和個人進行批評教育，并要求其制定改進措施，限期整改。連續多次未達標的部門和個人，將按照公