局機(jī)關(guān)收文管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范局機(jī)關(guān)收文管理工作，提高文件處理效率，確保文件傳達(dá)準(zhǔn)確、及時、安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于局機(jī)關(guān)各部門及下屬單位收到的各類文件、信函、資料等的管理。（三）基本原則1.及時高效原則收文應(yīng)及時登記、傳閱、辦理，避免積壓延誤，確保文件精神迅速傳達(dá)和執(zhí)行。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則對收文的登記、分類、編號、傳閱、存檔等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格按照規(guī)定操作，保證文件處理準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生。二、收文渠道與簽收（一）收文渠道1.機(jī)要渠道通過機(jī)要交通、機(jī)要通信等方式傳遞的文件，由機(jī)要室負(fù)責(zé)簽收。2.郵政渠道通過郵政快遞送達(dá)的文件，由收發(fā)室負(fù)責(zé)簽收。3.電子渠道通過電子郵件、電子政務(wù)平臺等電子方式發(fā)送的文件，由指定的電子文件接收人員負(fù)責(zé)接收。（二）簽收要求1.簽收人員收到文件后，應(yīng)立即核對文件數(shù)量、名稱、密級等信息，確認(rèn)無誤后在送文登記簿上簽字。2.對于機(jī)要文件，簽收人員應(yīng)嚴(yán)格按照機(jī)要文件管理規(guī)定進(jìn)行簽收，確保文件安全。3.電子文件接收人員應(yīng)定期查看電子郵箱和電子政務(wù)平臺，及時接收文件，并做好記錄。三、收文登記（一）登記內(nèi)容收文登記應(yīng)包括以下內(nèi)容：收文日期、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、附件、傳閱范圍、承辦部門、簽收人等。（二）登記方式1.紙質(zhì)登記對于通過機(jī)要渠道、郵政渠道送達(dá)的文件，采用紙質(zhì)登記簿進(jìn)行登記。2.電子登記對于通過電子渠道接收的文件，采用電子文檔進(jìn)行登記，建立電子收文臺賬。（三）登記要求1.登記要及時、準(zhǔn)確、完整，不得漏登、錯登。2.紙質(zhì)登記簿應(yīng)字跡清晰、工整，電子登記臺賬應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。四、收文分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照文件性質(zhì)分類可分為上級文件、本級文件、下級文件、平級文件等。2.按照文件內(nèi)容分類可分為政策法規(guī)類、業(yè)務(wù)工作類、行政事務(wù)類、人事管理類等。（二）編號規(guī)則收文編號采用“年份+流水號”的方式，如“20XX001”，其中“年份”為文件收文年份的后兩位數(shù)字，“流水號”為當(dāng)年收文的順序號。（三）分類與編號要求1.收文登記人員應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確分類，并賦予相應(yīng)的編號。2.編號應(yīng)連續(xù)、唯一，不得重復(fù)使用。五、收文傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，明確傳閱人員名單。2.傳閱范圍應(yīng)嚴(yán)格控制，避免文件過度擴(kuò)散。（二）傳閱方式1.紙質(zhì)傳閱對于紙質(zhì)文件，采用專人傳遞的方式進(jìn)行傳閱，傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)。2.電子傳閱對于電子文件，通過電子政務(wù)平臺或指定的電子郵箱進(jìn)行傳閱，傳閱人員應(yīng)在電子傳閱記錄上進(jìn)行確認(rèn)。（三）傳閱要求1.傳閱文件應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍，不得橫傳文件。2.傳閱人員應(yīng)及時閱讀文件，并在規(guī)定時間內(nèi)將文件傳遞給下一位傳閱人員，不得積壓文件。3.對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先傳閱，確保文件精神迅速傳達(dá)。六、收文辦理（一）承辦部門確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，確定文件的承辦部門。2.涉及多個部門的文件，由局領(lǐng)導(dǎo)指定牽頭承辦部門，相關(guān)部門配合辦理。（二）辦理要求1.承辦部門收到文件后，應(yīng)及時安排人員辦理，明確辦理時限和責(zé)任人。2.辦理文件應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照政策法規(guī)和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保辦理結(jié)果準(zhǔn)確、合法。3.對于需要反饋辦理結(jié)果的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將辦理情況書面反饋給發(fā)文機(jī)關(guān)或局領(lǐng)導(dǎo)。（三）催辦與督辦1.辦公室負(fù)責(zé)對收文辦理情況進(jìn)行催辦和督辦，定期檢查文件辦理進(jìn)度，及時提醒承辦部門按時辦理。2.對于重要文件或緊急文件，辦公室應(yīng)重點跟蹤催辦，確保文件辦理工作順利進(jìn)行。七、收文歸檔（一）歸檔范圍1.具有保存價值的收文，包括上級文件、本級文件、下級文件、平級文件等。2.收文辦理過程中形成的相關(guān)材料，如文件傳閱單、辦理結(jié)果反饋等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全、完整，符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。2.歸檔文件應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.電子文件應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）歸檔時間1.定期歸檔每年年底，各部門應(yīng)將本年度的收文及相關(guān)材料整理歸檔，移交局檔案室統(tǒng)一保管。2.即時歸檔對于重要文件或緊急文件，在辦理完畢后應(yīng)及時歸檔。八、收文保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和局機(jī)關(guān)保密制度，確保收文在流轉(zhuǎn)過程中的安全保密。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制知悉范圍。（二）保密措施1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專用的文件柜中，加鎖保管，防止文件丟失或被盜。2.電子文件應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，加密存儲，防止文件被非法獲取或篡改。3.傳閱文件時，應(yīng)在辦公室等安全場所進(jìn)行，不得在公共場所隨意傳閱。4.嚴(yán)禁將涉密文件帶出辦公區(qū)域，確因工作需要帶出的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的保密措施。（三）保密監(jiān)督檢查1.辦公室定期對收文保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反收文保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、收文信息化管理（一）電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立局機(jī)關(guān)電子文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)收文的電子化登記、傳閱、辦理、歸檔等功能。2.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、流程控制、數(shù)據(jù)備份等功能，確保電子文件的安全、高效管理。（二）電子文件應(yīng)用1.推廣電子文件的應(yīng)用，減少紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)，提高文件處理效率。2.利用電子文件管理系統(tǒng)實現(xiàn)文件的遠(yuǎn)程查閱和審批，方便工作開展。（三）電子文件安全管理1.加強(qiáng)電子文件安全防護(hù)，采取防火墻、殺毒軟件等措施，防止電子文件被病毒感染或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對電子文件