應收賬賬單管理制度總則目的為加強公司應收賬賬單的管理，規范應收賬賬單的核算、催收及監控等工作流程，確保公司資金的及時回籠，降低壞賬風險，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及應收賬賬單的業務活動，包括但不限于銷售業務、提供勞務業務等產生的應收款項。管理原則1.準確性原則：應收賬賬單的記錄應準確、完整，確保每一筆應收款項都能得到清晰、及時的反映。2.及時性原則：及時開具賬單、記錄應收款項，并及時進行催收，以提高資金回籠效率。3.責任明確原則：對應收賬賬單管理過程中的各個環節明確責任人，確保各項工作落實到位。4.風險控制原則：通過有效的監控和催收措施，降低壞賬風險，保障公司利益。應收賬賬單的核算與記錄賬單開具1.銷售部門在確認銷售業務達成后，應及時通知財務部門開具應收賬賬單。賬單內容應包括客戶名稱、銷售日期、銷售金額、產品或服務明細、付款方式、付款期限等信息。2.財務部門應按照公司規定的格式和內容準確開具賬單，并確保賬單的編號唯一且連續。開具完成后，應及時將賬單副本傳遞給銷售部門及相關人員進行核對。賬務記錄1.財務人員應根據開具的應收賬賬單，及時在財務系統中進行賬務記錄。記錄時應確保數據的準確性，包括客戶名稱、賬齡、應收金額、已收金額、未收金額等信息。2.對于每一筆應收賬款項，應建立詳細的明細賬，記錄該款項的發生時間、變動情況及相關憑證編號等，以便于后續查詢和核對。對賬管理1.定期對賬：財務部門應每月與客戶進行對賬，核對應收賬賬單的余額、交易明細等信息。對賬方式可采用郵件、傳真、對賬單函件等形式進行。2.差異處理：如在對賬過程中發現客戶反饋的差異，財務人員應及時與銷售部門溝通核實原因。對于因銷售業務變更、發票開具錯誤等原因導致的差異，應及時進行調整；對于客戶提出的不合理差異，應提供相關證據進行解釋說明，并協商解決方案。3.對賬記錄：每次對賬完成后，應將對賬情況進行記錄，包括對賬日期、雙方確認結果、差異原因及處理情況等，并存檔保管。應收賬賬單的催收管理催收流程1.提醒階段：在付款期限屆滿前[X]天，財務部門應向客戶發送付款提醒函，提醒客戶按時付款。提醒函應明確付款金額、付款期限及逾期后果等信息。2.催收階段：付款期限屆滿后，仍未收到款項的，銷售部門應負責進行催收。催收方式可包括電話催收、上門拜訪、發送催收函等。催收過程中應保持與客戶的良好溝通，了解客戶未付款的原因，并協商制定合理的付款計劃。3.跟進階段：銷售部門應定期向財務部門反饋催收進展情況，對于持續逾期的客戶，應加大催收力度，采取多種方式進行跟進，直至款項收回。催收責任人1.銷售人員：作為應收賬賬單催收的第一責任人，負責與客戶直接溝通，了解客戶付款能力和意愿，積極協調客戶按時付款。對于因自身銷售業務問題導致的應收款項逾期，應承擔主要催收責任。2.銷售主管：負責監督和指導銷售人員的催收工作，協助解決催收過程中遇到的問題，并對應收賬賬單的催收結果負責。3.財務人員：負責提供應收賬賬單的相關數據和信息，協助銷售部門進行催收，并對應收賬賬單的賬務處理和監控工作負責。催收記錄與報告1.銷售人員在每次催收工作完成后，應及時填寫催收記錄，包括催收時間、催收方式、客戶反饋情況、協商結果等信息，并提交給銷售主管審核。2.銷售主管應定期（每周/每月）匯總銷售人員的催收情況，形成催收報告，報告內容包括各客戶應收賬賬單的逾期情況、催收進展、下一步催收計劃等，并提交給公司管理層審閱。3.財務部門應根據催收報告和實際收款情況，對應收賬賬單的賬齡進行分析，及時發現潛在的壞賬風險，并向公司管理層提出預警。應收賬賬單的監控與預警監控指標設定1.賬齡分析：按照應收賬款項的逾期時間，劃分為不同的賬齡區間，如130天、3160天、6190天、90天以上等，分析各賬齡區間的應收金額占比及變動情況。2.逾期率：計算逾期應收賬賬單的筆數或金額占全部應收賬賬單筆數或金額的比例，反映公司應收賬賬單的逾期程度。3.壞賬率：統計已確認的壞賬金額占應收賬賬單總額的比例，評估公司壞賬風險水平。監控頻率1.財務部門應每周對公司應收賬賬單的整體情況進行監控，重點關注賬齡結構、逾期率等指標的變化。2.每月末，財務部門應出具詳細的應收賬賬單監控報告，向公司管理層匯報當月應收賬賬單的監控情況，包括各項監控指標的完成情況、同比及環比變化分析等。預警機制1.當應收賬賬單的某項監控指標達到設定的預警值時，財務部門應及時向公司管理層發出預警信號。預警信號可采用郵件、報告等形式進行傳達。2.預警值的設定應根據公司歷史數據、行業平均水平及公司經營目標等因素綜合確定。例如，當逾期率超過[X]%、壞賬率超過[X]%或某賬齡區間的應收金額占比超過[X]%時，應觸發預警。3.公司管理層收到預警信號后，應組織相關部門召開會議，分析原因，制定應對措施，及時采取行動降低應收賬賬單風險。壞賬管理壞賬確認標準1.債務人破產或死亡，以其破產財產或遺產清償后，仍無法收回的應收款項。2.債務人逾期未履行償債義務，超過[X]年，且有確鑿證據表明無法收回或收回的可能性極小的應收款項。3.其他符合公司規定的壞賬情形。壞賬申報與審批1.銷售部門或財務部門發現符合壞賬確認標準的應收賬款項后，應及時填寫壞賬申報審批表，詳細說明壞賬形成原因、金額、賬齡等情況，并提供相關證明材料。2.壞賬申報審批表經銷售主管、財務負責人審核簽字后，提交給公司管理層審批。公司管理層應根據申報情況進行調查核實，必要時可聘請外部機構進行審計，確認后批準壞賬核銷申請。3.未經公司管理層批準，任何部門或個人不得擅自核銷壞賬。壞賬核銷處理1.經批準核銷的壞賬，財務部門應及時進行賬務處理，沖減相應的應收賬款賬面余額，并在備查簿中詳細記錄核銷情況。2.已核銷的壞賬，如后期又收回款項，應按照原核銷渠道進行沖回，并重新計入應收賬款。財務部門應及時調整賬務記錄，并確保資金的正確入賬。與其他部門的協作與溝通銷售部門1.銷售部門應負責客戶信用評估，在銷售業務開展前，向財務部門提供客戶基本信息、信用狀況等資料，協助財務部門評估客戶信用風險，并共同制定合理的信用政策。2.及時向財務部門反饋銷售業務進展情況，確保應收賬賬單的準確開具和記錄。對于銷售合同的變更或終止等情況，應及時通知財務部門進行相應賬務處理。3.積極配合財務部門進行應收賬賬單的催收工作，按照催收流程及時與客戶溝通協調，采取有效措施確保款項按時收回。采購部門1.采購部門在與供應商簽訂采購合同或協議時，應明確付款方式、付款期限等條款，并及時將相關合同信息傳遞給財務部門，以便財務部門進行賬務核算和資金安排。2.在采購業務執行過程中，如因供應商原因導致公司產生應付賬款項的調整或糾紛，應及時與財務部門溝通協調，共同協商解決方案，避免對應收賬賬單管理造成不利影響。法務部門1.法務部門應協助公司制定和完善應收賬賬單管理制度，提供相關法律法規支持和法律風險防范建議。2.在應收賬賬單催收過程中，如遇到法律糾紛或需要采取法律手段追討款項的情況，法務部門應及時介入，提供法律指導和支持，確保公司合法權益