少先隊檔案管理制度一、總則（一）目的為加強少先隊檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在少先隊工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校少先隊組織在各項活動、工作中形成的具有保存價值的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：少先隊檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映少先隊工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）管理機構(gòu)成立少先隊檔案管理小組，由大隊輔導(dǎo)員擔任組長，中隊輔導(dǎo)員代表為成員。（二）職責分工1.大隊輔導(dǎo)員全面負責少先隊檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作計劃。指導(dǎo)檔案管理人員開展檔案收集、整理、保管、利用等工作。定期檢查檔案管理工作情況，解決存在的問題。2.檔案管理人員具體負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作。建立檔案檢索工具，做好檔案的查閱、借閱登記工作。對檔案進行定期盤點，確保檔案的安全和完整。3.中隊輔導(dǎo)員負責本中隊檔案資料的收集、整理和移交工作。協(xié)助檔案管理人員做好少先隊檔案的管理工作。三、檔案的分類與編號（一）分類1.組織建設(shè)類：包括少先隊組織架構(gòu)、隊員名單、隊干部任免文件等。2.活動策劃與實施類：如主題隊會、社會實踐活動、競賽活動等的策劃方案、活動記錄、總結(jié)報告等。3.宣傳教育類：包含隊報隊刊、宣傳資料、廣播稿、圖片、視頻等。4.隊員成長記錄類：隊員的入團申請書、成長手冊、獲獎證書等。5.輔導(dǎo)員工作類：輔導(dǎo)員工作計劃、總結(jié)、培訓記錄等。6.其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價值的檔案資料。（二）編號按照分類進行編號，采用數(shù)字編碼的方式，確保每個類別和每份檔案都有唯一的編號。編號規(guī)則如下：1.一級編號：用一位數(shù)字表示檔案類別，如“1”代表組織建設(shè)類，“2”代表活動策劃與實施類等。2.二級編號：根據(jù)每類檔案的數(shù)量，從“01”開始依次編號。3.三級編號：對于每份具體檔案，再進行細分編號，如活動策劃方案可按照年度、月份等進行編號。例如：“20503”表示活動策劃與實施類中的第5個活動的第3份相關(guān)檔案。四、檔案的收集（一）收集范圍1.少先隊組織在開展各項工作和活動中形成的文件、資料、記錄、報表等。2.隊員提交的入團申請書、思想?yún)R報、獲獎作品等。3.上級部門下發(fā)的與少先隊工作有關(guān)的文件、通知等。4.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各中隊輔導(dǎo)員和相關(guān)責任人應(yīng)及時將本部門產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，整理后移交檔案管理人員。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或補充。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）收集時間1.定期收集：每月末各中隊輔導(dǎo)員將本月的檔案資料移交檔案管理人員。2.不定期收集：根據(jù)工作需要，及時收集臨時性或突發(fā)性工作中產(chǎn)生的檔案資料。五、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標準，將收集到的檔案資料進行分類。2.裝訂成冊：對于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式裝訂成冊。3.編目編號：編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，并按照編號順序排列。4.電子文件整理：對電子文件進行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照命名規(guī)則進行命名。（三）整理流程1.接收檔案：檔案管理人員接收各中隊輔導(dǎo)員和相關(guān)責任人移交的檔案資料。2.初步審核：對接收的檔案資料進行初步審核，檢查其完整性、準確性和規(guī)范性。3.分類整理：按照檔案分類標準進行分類整理，確定每份檔案的類別和編號。4.編目編號：編制檔案目錄，填寫檔案編號、名稱、日期等信息。5.裝訂成冊：對紙質(zhì)文件進行裝訂。6.上架存放：將整理好的檔案上架存放，便于查閱和保管。六、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的少先隊檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照類別和編號順序排列上架存放，建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案：采用光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并建立電子檔案目錄，注明檔案的名稱、存儲位置、日期等信息。3.特殊載體檔案：如照片、錄像帶、錄音帶等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行整理和保管，確保其質(zhì)量不受影響。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及少先隊組織重大歷史事件、重要決策、核心機密等檔案資料。2.長期保管：保存期限為10年以上的檔案資料，如隊員成長記錄、輔導(dǎo)員工作重要文件等。3.短期保管：保存期限為110年的檔案資料，如一般性活動記錄、宣傳資料等。（四）定期盤點檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施進行處理。七、檔案的利用（一）利用范圍本校少先隊組織成員、相關(guān)部門及因工作需要查閱檔案的外部單位或個人。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱人應(yīng)在查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，需填寫借閱申請表，經(jīng)大隊輔導(dǎo)員批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。（三）利用審批1.本校少先隊組織成員查閱檔案，由大隊輔導(dǎo)員批準。2.外單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱內(nèi)容涉及重要機密的，還需經(jīng)過保密部門審核。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定其是否仍有保存價值。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報學校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，采用粉碎、焚燒等方式進行，并在銷毀清冊上詳細記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。九、檔案管理人員的職責與要求（一）職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學校的檔案管理制度。2.負責少先隊檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案管理工作臺賬，及時記錄檔案的收進、移出、整理、利用等情況。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為少先隊工作提供參考依據(jù)。5.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）要求1.具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熱愛檔案管理工作，