erp配套管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的使用與管理，確保ERP系統(tǒng)能夠有效支持公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息共享與協(xié)同，提升公司整體管理水平。適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于各部門(mén)管理人員、業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員、技術(shù)人員等與ERP系統(tǒng)使用相關(guān)的所有人員。基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用與管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)政策的要求。2.實(shí)用性原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求為出發(fā)點(diǎn)，確保ERP系統(tǒng)的各項(xiàng)功能能夠切實(shí)服務(wù)于業(yè)務(wù)流程，提高工作效率和管理效果。3.安全性原則：高度重視ERP系統(tǒng)的安全保障，采取有效措施保護(hù)公司信息資產(chǎn)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全事件的發(fā)生。4.規(guī)范性原則：明確ERP系統(tǒng)的操作流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限管理等，確保全體員工按照統(tǒng)一規(guī)范使用系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性和完整性。職責(zé)分工公司高層1.負(fù)責(zé)審批ERP系統(tǒng)建設(shè)、升級(jí)、優(yōu)化等重要決策。2.監(jiān)督ERP系統(tǒng)在公司的整體運(yùn)行情況，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作，確保ERP系統(tǒng)與公司戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。信息部門(mén)1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)、技術(shù)支持與優(yōu)化，包括系統(tǒng)安裝、調(diào)試、故障排除等。2.制定ERP系統(tǒng)安全策略，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.組織ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提高員工系統(tǒng)使用技能。4.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行功能開(kāi)發(fā)與定制化配置。各業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的梳理與優(yōu)化，確保流程順暢、高效。2.指定專(zhuān)人作為本部門(mén)ERP系統(tǒng)關(guān)鍵用戶，負(fù)責(zé)本部門(mén)ERP系統(tǒng)日常操作、數(shù)據(jù)錄入及審核等工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.配合信息部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試、升級(jí)等工作，積極反饋系統(tǒng)使用過(guò)程中存在的問(wèn)題與需求。財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核ERP系統(tǒng)中與財(cái)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)錄入與業(yè)務(wù)操作，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。2.參與ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)模塊的功能需求分析與設(shè)計(jì)，為財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。3.定期從ERP系統(tǒng)中提取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司財(cái)務(wù)管理決策提供支持。系統(tǒng)操作流程系統(tǒng)登錄1.員工使用公司統(tǒng)一分配的用戶名和初始密碼登錄ERP系統(tǒng)。首次登錄后，需立即修改初始密碼，并妥善保管個(gè)人賬號(hào)信息，不得泄露給他人。2.若忘記密碼，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系信息部門(mén)進(jìn)行密碼重置。嚴(yán)禁通過(guò)非正規(guī)途徑獲取他人賬號(hào)密碼登錄系統(tǒng)。業(yè)務(wù)操作1.各業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)鍵用戶按照已梳理優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行日常業(yè)務(wù)操作，如采購(gòu)訂單創(chuàng)建、銷(xiāo)售訂單錄入、庫(kù)存管理、生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)等。2.操作過(guò)程中需認(rèn)真核對(duì)錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符。對(duì)于關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行雙人復(fù)核，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。3.在業(yè)務(wù)流程執(zhí)行過(guò)程中，如涉及多個(gè)環(huán)節(jié)或部門(mén)協(xié)同，各環(huán)節(jié)操作人員應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)和反饋，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)查詢與報(bào)表生成1.員工根據(jù)工作需要，在授權(quán)范圍內(nèi)查詢ERP系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。查詢時(shí)應(yīng)明確查詢目的和條件，確保獲取的數(shù)據(jù)真實(shí)、有效且符合業(yè)務(wù)需求。2.如需生成報(bào)表，可通過(guò)ERP系統(tǒng)自帶的報(bào)表工具或按照信息部門(mén)提供的規(guī)范進(jìn)行操作。報(bào)表生成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于重要報(bào)表，需提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。系統(tǒng)退出1.業(yè)務(wù)操作完成后，操作人員應(yīng)及時(shí)退出ERP系統(tǒng)。2.在多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī)的情況下，操作人員在離開(kāi)計(jì)算機(jī)時(shí)必須鎖定系統(tǒng)或退出賬號(hào)，防止他人未經(jīng)授權(quán)訪問(wèn)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)錄入1.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)遵循準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性的原則，確保錄入的數(shù)據(jù)與原始憑證或業(yè)務(wù)實(shí)際情況一致。2.錄入人員應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定的格式和要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，對(duì)于必填項(xiàng)必須完整填寫(xiě)，不得遺漏。3.在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)業(yè)務(wù)人員溝通核實(shí)，確保數(shù)據(jù)的正確性。數(shù)據(jù)審核1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立數(shù)據(jù)審核機(jī)制，明確審核人員和審核流程，對(duì)錄入的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，對(duì)于不符合要求的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)返回錄入人員進(jìn)行修改。3.審核通過(guò)的數(shù)據(jù)方可進(jìn)入系統(tǒng)流轉(zhuǎn)和使用，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量。數(shù)據(jù)備份1.信息部門(mén)應(yīng)定期對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變更情況確定，原則上每周至少進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或重新備份。數(shù)據(jù)清理1.信息部門(mén)應(yīng)定期清理ERP系統(tǒng)中的無(wú)效數(shù)據(jù)、過(guò)期數(shù)據(jù)及重復(fù)數(shù)據(jù)，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)潔性和準(zhǔn)確性，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。2.數(shù)據(jù)清理前應(yīng)制定詳細(xì)的清理計(jì)劃，并通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)數(shù)據(jù)是否仍需保留。清理過(guò)程中應(yīng)做好記錄，以便追溯和查詢。3.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)的歷史數(shù)據(jù)，如需長(zhǎng)期保存，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，妥善保管。權(quán)限管理權(quán)限設(shè)定原則1.根據(jù)員工工作職責(zé)和崗位需求，遵循最小化授權(quán)原則，為員工分配ERP系統(tǒng)操作權(quán)限，確保員工僅具有完成本職工作所需的系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限。2.權(quán)限設(shè)定應(yīng)明確、具體，避免權(quán)限交叉或重疊，防止因權(quán)限混亂導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或操作失誤。3.對(duì)于涉及公司敏感信息和關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作的權(quán)限，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格管控，實(shí)行分級(jí)授權(quán)管理。權(quán)限申請(qǐng)與審批1.員工因工作需要申請(qǐng)新增、修改或刪除ERP系統(tǒng)操作權(quán)限時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)權(quán)限申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)權(quán)限的原因、范圍及操作內(nèi)容。2.權(quán)限申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，提交信息部門(mén)進(jìn)行技術(shù)評(píng)估和權(quán)限配置。信息部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后的權(quán)限申請(qǐng)，信息部門(mén)應(yīng)及時(shí)為員工進(jìn)行權(quán)限調(diào)整，并做好記錄。權(quán)限變更與撤銷(xiāo)1.員工崗位發(fā)生變動(dòng)或工作職責(zé)調(diào)整時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知信息部門(mén)對(duì)其ERP系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)變更。2.對(duì)于離職員工，所在部門(mén)應(yīng)在員工離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)通知信息部門(mén)，信息部門(mén)及時(shí)撤銷(xiāo)其ERP系統(tǒng)操作權(quán)限。3.權(quán)限變更或撤銷(xiāo)后，信息部門(mén)應(yīng)做好相關(guān)記錄，并通知員工確認(rèn)權(quán)限變更情況。權(quán)限監(jiān)控與審計(jì)1.信息部門(mén)應(yīng)定期監(jiān)控ERP系統(tǒng)用戶權(quán)限使用情況，檢查是否存在越權(quán)操作等違規(guī)行為。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)ERP系統(tǒng)權(quán)限管理進(jìn)行審計(jì)，檢查權(quán)限設(shè)定的合規(guī)性、權(quán)限變更的審批流程以及權(quán)限使用的安全性等，確保權(quán)限管理符合公司制度要求。系統(tǒng)培訓(xùn)與支持系統(tǒng)培訓(xùn)1.信息部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工崗位需求，定期組織ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋系統(tǒng)基礎(chǔ)知識(shí)、操作流程、業(yè)務(wù)模塊功能等方面。2.新員工入職后，應(yīng)及時(shí)安排ERP系統(tǒng)入職培訓(xùn)，使其盡快熟悉系統(tǒng)操作方法和業(yè)務(wù)流程。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、實(shí)際操作演示等多種形式。3.對(duì)于ERP系統(tǒng)新功能上線或系統(tǒng)升級(jí)后，信息部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)培訓(xùn)，確保員工能夠及時(shí)掌握新功能的使用方法和操作要點(diǎn)。4.員工應(yīng)積極參加ERP系統(tǒng)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容，不斷提高自身系統(tǒng)操作技能和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為員工崗位能力評(píng)估的參考依據(jù)之一。系統(tǒng)支持1.信息部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的ERP系統(tǒng)支持熱線或郵箱，及時(shí)受理員工在系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題和咨詢。2.對(duì)于一般性問(wèn)題，信息部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作小時(shí)內(nèi)給予回復(fù)和解答；對(duì)于復(fù)雜問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)組織技術(shù)人員進(jìn)行分析和處理，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)給出解決方案。3.信息部門(mén)應(yīng)定期收集員工在系統(tǒng)使用過(guò)程中的反饋意見(jiàn)和建議，對(duì)系統(tǒng)存在的問(wèn)題和不足之處進(jìn)行及時(shí)整改和優(yōu)化，不斷提升系統(tǒng)的穩(wěn)定性和易用性。系統(tǒng)安全管理安全策略制定1.信息部門(mén)應(yīng)制定完善的ERP系統(tǒng)安全策略，包括網(wǎng)絡(luò)安全策略、數(shù)據(jù)安全策略、用戶認(rèn)證與授權(quán)策略等，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。2.安全策略應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和安全需求進(jìn)行定期評(píng)估和更新，以適應(yīng)不斷變化的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)1.在公司網(wǎng)絡(luò)與ERP系統(tǒng)之間部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)和惡意攻擊。2.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其防護(hù)功能的有效性。及時(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)流量和異常行為，對(duì)可疑情況進(jìn)行預(yù)警和處理。數(shù)據(jù)安全保護(hù)1.采用加密技術(shù)對(duì)ERP系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。2.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)不同級(jí)別的數(shù)據(jù)設(shè)定不同的訪問(wèn)級(jí)別，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全審計(jì)，檢查數(shù)據(jù)訪問(wèn)記錄和操作日志，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。用戶認(rèn)證與授權(quán)管理1.采用強(qiáng)認(rèn)證方式，如用戶名+密碼+動(dòng)態(tài)口令、數(shù)字證書(shū)等，確保用戶身份的真實(shí)性和合法性。2.定期提醒員工更換密碼，并要求密碼具備一定的復(fù)雜性，包括字母、數(shù)字和特殊字符的組合。3.對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期進(jìn)行權(quán)限審查，確保用戶權(quán)限與工作職責(zé)相符，防止權(quán)限濫用。安全應(yīng)急處理1.制定ERP系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生安全事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織安全應(yīng)急演練，提高信息部門(mén)及相關(guān)人員應(yīng)對(duì)安全事件的能力和協(xié)同配合水平。3.一旦發(fā)生安全事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行應(yīng)急處理，如隔離故障、恢復(fù)數(shù)據(jù)、調(diào)查原因等，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。系統(tǒng)變更管理變更分類(lèi)1.ERP系統(tǒng)變更分為重大變更和一般變更。重大變更包括系統(tǒng)架構(gòu)調(diào)整、核心功能升級(jí)、數(shù)據(jù)遷移等；一般變更包括功能優(yōu)化、界面調(diào)整、日常維護(hù)等。2.信息部門(mén)應(yīng)根據(jù)變更的影響范圍和風(fēng)險(xiǎn)程度，對(duì)變更進(jìn)行準(zhǔn)確分類(lèi)，以便采取相應(yīng)的管理措施。變更申請(qǐng)與評(píng)估1.業(yè)務(wù)部門(mén)或信息部門(mén)提出ERP系統(tǒng)變更申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)變更申請(qǐng)表，詳細(xì)描述變更的原因、內(nèi)容、預(yù)期效果、影響范圍及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。2.信息部門(mén)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，分析變更的可行性、合理性以及可能對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行和業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的影響。3.組織相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)估，綜合考慮業(yè)務(wù)需求、技術(shù)實(shí)現(xiàn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、成本效益等因素，確定變更是否實(shí)施。變更實(shí)施與測(cè)試1.變更申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，信息部門(mén)制定詳細(xì)的變更實(shí)施方案，明確變更實(shí)施步驟、時(shí)間安排、人員職責(zé)等。2.在變更實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照實(shí)施方案進(jìn)行操作，做好相關(guān)記錄。同時(shí)，要密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)處理可能出現(xiàn)的異常問(wèn)題。3.變更實(shí)施完成后，必須進(jìn)行全面的測(cè)試，包括功能測(cè)試、性能測(cè)試、安全測(cè)試等，確保變更后的系統(tǒng)功能正常、性能穩(wěn)定、安全可靠。測(cè)試結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，作為變更驗(yàn)收的依據(jù)。變更驗(yàn)收1.由信息部門(mén)牽頭，組織業(yè)務(wù)部門(mén)、相關(guān)技術(shù)人員等對(duì)變更進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括變更是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)、系統(tǒng)運(yùn)行是否正常、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整等。2.驗(yàn)收合格后，各方在變更驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)查找原因，進(jìn)行整改后重新組織驗(yàn)收，直至變更符合要求。變更文檔管理1.對(duì)ERP系統(tǒng)變更過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文檔，如變更申請(qǐng)表、評(píng)估報(bào)告、實(shí)施方案、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，