礦業公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強礦業公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于礦業公司及其所屬各部門、分公司、子公司在生產經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、勞務合同、技術合同、運輸合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規和政策的規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規的規定進行審核。2.參與合同的談判、起草、簽訂等工作，提供法律意見和建議。3.負責處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。4.定期對合同管理工作進行檢查和評估，提出改進意見和建議。（二）業務部門1.負責合同的前期調研、談判、起草等工作，確保合同條款符合業務實際需求。2.負責合同的履行，及時跟蹤合同執行情況，協調解決合同履行過程中出現的問題。3.負責合同的變更、終止等事項的提出和辦理，及時向法務部門和公司領導匯報。4.配合法務部門處理合同糾紛，提供相關證據和資料。（三）財務部門1.負責審核合同的付款條款，確保付款方式、付款時間等符合公司財務規定。2.負責對合同執行情況進行財務監督，及時掌握合同款項的收付情況。3.參與合同糾紛的處理，提供財務方面的意見和建議。（四）審計部門1.負責對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監督，檢查合同管理是否規范。2.對合同糾紛案件進行審計，核實相關事實和證據。3.定期對合同管理工作進行審計評價，提出審計意見和建議。三、合同簽訂管理（一）合同談判1.業務部門在簽訂合同前，應進行充分的市場調研和分析，了解對方的資信狀況、經營能力、產品質量等情況。2.業務部門應與對方進行談判，明確雙方的權利和義務，爭取有利的合同條款。談判過程中，應做好記錄，形成談判紀要。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，業務部門應組織法務部門、財務部門等相關人員共同參與談判，確保合同條款合法、合理、可行。（二）合同起草1.合同起草由業務部門負責，應根據談判結果，按照合同示范文本或公司制定的合同模板進行起草。2.合同條款應明確、具體、完整，包括合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等內容。3.合同中應明確約定雙方的權利和義務，避免模糊不清或歧義的條款。對于重要條款，應進行重點闡述和說明。（三）合同審核1.合同起草完成后，業務部門應將合同文本提交法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內完成審查，并出具審查意見。2.法務部門主要審查合同條款是否符合法律法規的規定，是否存在法律風險，是否損害公司利益等。對于審查中發現的問題，應及時與業務部門溝通，提出修改意見。3.業務部門應根據法務部門的審查意見對合同進行修改完善，修改后的合同文本再次提交法務部門審核，直至審核通過。4.合同經法務部門審核通過后，業務部門應將合同文本提交財務部門進行付款條款審核。財務部門應在[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。5.財務部門主要審查合同的付款方式、付款時間、付款金額等是否符合公司財務規定，是否存在財務風險等。對于審查中發現的問題，應及時與業務部門溝通，提出修改意見。6.業務部門應根據財務部門的審核意見對合同進行修改完善，修改后的合同文本再次提交財務部門審核，直至審核通過。（四）合同簽訂1.合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權代理人簽訂合同。授權代理人簽訂合同的，應出具法定代表人的授權委托書。2.合同簽訂時，應加蓋公司公章或合同專用章。合同文本一式多份，分別由業務部門、法務部門、財務部門、檔案管理部門等留存。3.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本送相關部門備案，并跟蹤合同的履行情況。四、合同履行管理（一）合同執行1.合同簽訂后，業務部門應按照合同約定全面履行自己的義務，確保合同的順利執行。2.業務部門應建立合同執行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、標的、數量、質量、價款或報酬、付款情況、驗收情況等信息，及時跟蹤合同執行進度。3.業務部門應定期對合同執行情況進行檢查和分析，及時發現問題并采取措施加以解決。對于合同履行過程中出現的重大問題，應及時向公司領導匯報。（二）合同變更1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業務部門應及時與對方協商，并簽訂書面的合同變更協議。2.合同變更協議應明確變更的內容、變更的原因、變更后的權利和義務等條款。合同變更協議的簽訂程序與合同簽訂程序相同，應經過法務部門和財務部門的審核。3.業務部門應及時將合同變更協議送相關部門備案，并調整合同執行臺賬。（三）合同終止1.合同履行完畢或出現法定終止情形時，合同終止。業務部門應及時通知對方辦理合同終止手續，并對合同履行情況進行總結和評價。2.合同終止后，業務部門應清理合同執行過程中的相關資料，包括合同文本、往來函件、驗收報告、付款憑證等，整理歸檔后交檔案管理部門保存。3.對于合同終止后可能存在的后續事項，如質量保證金的退還、售后服務等，業務部門應按照合同約定和公司規定妥善處理。五、合同糾紛管理（一）糾紛處理原則1.及時處理原則：合同糾紛發生后，應及時采取措施進行處理，避免糾紛擴大化。2.依法處理原則：合同糾紛的處理應依據法律法規的規定進行，維護公司的合法權益。3.協商解決原則：合同糾紛發生后，應首先通過協商的方式解決，盡量達成雙方都能接受的解決方案。4.訴訟或仲裁原則：如協商不成，應及時通過訴訟或仲裁的方式解決合同糾紛。（二）糾紛處理流程1.業務部門在發現合同糾紛后，應及時向公司領導匯報，并與對方進行溝通協商，了解糾紛的原因和對方的訴求。2.業務部門應收集與合同糾紛有關的證據和資料，包括合同文本、往來函件、驗收報告、付款憑證、質量檢驗報告等，為糾紛的處理提供依據。3.業務部門應組織法務部門、財務部門等相關人員對合同糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應明確處理的目標、策略、措施等內容。4.根據糾紛處理方案，業務部門與對方進行協商談判，爭取達成和解協議。如協商不成，應及時啟動訴訟或仲裁程序。5.在訴訟或仲裁過程中，業務部門應積極配合法務部門，提供相關證據和資料，協助法務部門進行訴訟或仲裁活動。6.合同糾紛處理完畢后，業務部門應及時總結經驗教訓，提出改進措施和建議，完善合同管理制度。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本及相關資料收集整理，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應按照檔案管理的要求，對合同檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保合同檔案的完整性和規范性。（二）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案庫中，確保檔案的安全。2.檔案管理部門應建立合同檔案借閱制度，嚴格控制合同檔案的借閱范圍和借閱手續。未經批準，任何人不得擅自查閱、復制、出借合同檔案。3.合同檔案保管期限應按照國家法律法規和公司規定執行。對于重要合同檔案，應適當延長保管期限。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱的目的、內容、時間等信息，經部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審核。2.檔案管理部門審核通過后，應按照申請表的要求提供合同檔案，并做好查閱記錄。查閱人員應在指定地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案管理部門。3.查閱人員如需復制合同檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理復制手續。復制的合同檔案應與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。七、監督與考核（一）監督檢查1.法務部門、審計部門等應定期對合同管理工作進行監督檢查，檢查合同的簽訂、履行、變更、終止等情況是否符合本制度的規定。2.監督檢查可以采取查閱合同檔案、實地走訪、問卷調查等方式進行。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。3.相關部門應按照整改通知書的要求進行整改，并將整改情況及時反饋給法務部門或審計部門。（二）考核評價1.公司建立合同管理考核評價制度，對各部門的合同管理工作進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂的規范性、合同履行的情況、合同糾紛的處理情況、合同檔案的管理情況等。2.考核評價結果作為