電商公司發票管理制度總則目的為加強公司發票管理，規范發票開具、取得、使用、保管等行為，防范稅務風險，根據《中華人民共和國稅收征收管理法》《中華人民共和國發票管理辦法》等法律法規，結合公司實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在電商業務活動中涉及的發票管理。基本原則1.依法合規原則：嚴格遵守國家稅收法律法規及發票管理相關規定，確保發票管理工作合法、合規。2.準確及時原則：發票開具、取得、傳遞等環節應準確無誤，并及時處理，保證財務數據的及時性和準確性。3.職責清晰原則：明確各部門在發票管理中的職責，做到分工明確、責任到人。4.安全保密原則：妥善保管發票及相關資料，防止發票丟失、被盜用等情況發生，確保公司商業秘密和財務信息安全。發票管理職責分工財務部1.負責制定和完善公司發票管理制度，并監督制度的執行情況。2.負責發票的購買、保管、開具、核銷等工作，確保發票使用的合規性和準確性。3.負責審核發票的真實性、合法性、完整性，對不符合規定的發票予以退回，并要求相關部門或人員重新開具或補充資料。4.負責與稅務機關溝通協調，及時了解稅收政策變化，辦理發票相關稅務事宜。5.定期對公司發票管理情況進行自查，發現問題及時整改，并向上級領導匯報。業務部門1.負責在業務活動中按照規定向客戶開具發票或取得發票，并確保發票內容與業務實際相符。2.負責將取得的發票及時傳遞給財務部，并配合財務部做好發票的審核、入賬等工作。3.負責對本部門員工進行發票管理相關知識的培訓和宣傳，提高員工的發票管理意識。4.負責協助財務部核實發票的真實性，如發現問題及時與客戶溝通解決。行政部門1.負責提供發票開具所需的公司基本信息，如公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等，并確保信息的準確性和及時性。2.負責公司辦公場所的安全保衛工作，防止發票丟失或被盜用。3.協助財務部做好發票管理的其他相關工作。發票的購買與保管發票購買1.財務部指定專人負責發票的購買工作，根據公司業務需求，提前向稅務機關申請購買發票的種類、數量，并辦理相關審批手續。2.購買發票時，應按照稅務機關規定的程序和要求，填寫發票領購簿，提供相關證明材料，確保發票購買手續齊全、合規。3.購買發票后，應及時將發票交專人保管，并做好發票交接記錄，包括發票種類、數量、號碼等信息。發票保管1.設立專門的發票保管場所，配備必要的保險柜、文件柜等設施，確保發票存放安全。2.發票保管人員應妥善保管發票，按照發票種類、號碼順序進行存放，便于查找和核對。3.對空白發票、已開具發票存根聯及發票登記簿等應分別存放，并做好標識。4.嚴格限制無關人員進入發票保管場所，防止發票丟失、被盜用或損壞。5.定期對發票保管情況進行盤點，確保賬實相符。如發現發票丟失或被盜用，應立即報告財務部負責人，并采取相應措施，如向稅務機關掛失、登報聲明作廢等，以減少損失和風險。發票的開具開具要求1.業務部門在與客戶簽訂銷售合同或提供服務后，應及時通知財務部開具發票。2.財務部應根據業務實際情況，按照規定的發票開具時限、順序、欄目，全部聯次一次性如實開具，并加蓋發票專用章。3.發票內容應真實、準確、完整，與實際交易相符，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等信息。4.開具發票時，應注意發票號碼的連續性，確保發票開具的準確性和規范性。開具流程1.業務部門填寫發票開具申請單，詳細注明客戶信息、業務內容、金額等，并提交給財務部。2.財務部審核發票開具申請單，核對業務信息與合同或相關業務資料是否一致，審核無誤后進行發票開具操作。3.發票開具人員在開具發票時，應認真核對發票信息，確保開具內容準確無誤。開具完成后，將發票聯和抵扣聯交給業務部門，由業務部門負責傳遞給客戶。4.記賬聯由財務部留存，作為記賬憑證的附件，并按照會計檔案管理規定進行保管。特殊情況處理1.如因客戶信息變更等原因需要重新開具發票的，業務部門應及時通知財務部，并提供相關證明材料。財務部審核后，按照規定開具紅字發票沖減原發票，并重新開具正確的發票。2.如發生銷售退回、折讓等情況，業務部門應及時取得對方稅務機關開具的《開具紅字增值稅專用發票通知單》，財務部據此開具紅字發票，并沖減相應的銷售收入和銷項稅額。發票的取得取得要求1.業務部門在采購商品、接受服務或從事其他經營活動支付款項時，應向收款方取得合法有效的發票。2.取得的發票應符合以下要求：發票內容應真實、完整，包括發票名稱、發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額、發票專用章等。發票應加蓋銷售方發票專用章，印章應清晰、完整，不得加蓋其他印章或財務專用章等。發票應通過稅務機關指定的發票真偽查詢平臺進行驗證，確保發票真實有效。取得流程1.業務人員在辦理業務時，應主動向收款方索取發票，并對發票的真實性、完整性進行初步審核。2.取得發票后，業務人員應及時將發票傳遞給財務部，并填寫發票交接清單，注明發票號碼、開票日期、金額、業務內容等信息。3.財務部對業務人員提交的發票進行審核，審核內容包括發票的真實性、合法性、完整性等。如發現發票不符合規定，應及時通知業務人員與收款方聯系更換發票。4.審核無誤的發票，財務部按照規定進行賬務處理，并將發票作為記賬憑證的附件進行保管。特殊情況處理1.如因客觀原因無法取得發票的，業務部門應提供相關證明材料，如合同、協議、收據等，并經財務部負責人審核批準后，作為記賬依據。但在企業所得稅匯算清繳時，應按照稅收法律法規規定進行納稅調整。2.如取得的發票存在錯誤或瑕疵，業務部門應及時與收款方聯系，要求對方重新開具或更正發票。如因對方原因無法重新開具或更正的，業務部門應提供相關說明，并經財務部負責人審核批準后，按照規定進行賬務處理。發票的傳遞與審核發票傳遞1.業務部門取得發票后，應在[X]個工作日內將發票傳遞給財務部。如遇特殊情況無法及時傳遞的，應向財務部說明原因，并在情況消除后及時傳遞。2.財務部收到業務部門傳遞的發票后，應及時進行審核。如發現發票不符合規定，應在[X]個工作日內通知業務部門重新取得或補充資料。3.發票傳遞過程中，應建立健全傳遞記錄，明確傳遞時間、傳遞人員、發票號碼等信息，確保發票傳遞的準確性和可追溯性。發票審核1.財務部應按照國家稅收法律法規及發票管理相關規定，對取得的發票進行嚴格審核。審核內容包括發票的真實性、合法性、完整性、關聯性等。2.發票真實性審核：通過稅務機關指定的發票真偽查詢平臺進行驗證，核實發票是否為真發票。3.發票合法性審核：審核發票的開具是否符合稅收法律法規及發票管理規定，如發票開具內容是否與實際業務相符、發票印章是否合規、發票開具時限是否正確等。4.發票完整性審核：審核發票的各項內容是否填寫完整，如客戶信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額、發票專用章等。5.發票關聯性審核：審核發票與業務合同、業務資料等是否相關聯，確保發票所反映的業務真實發生。6.審核人員在審核發票時，應認真填寫發票審核記錄，記錄審核時間、審核人員、發票號碼、審核結果等信息。如發現問題，應詳細注明問題所在，并提出處理建議。7.對于審核通過的發票，財務部按照規定進行賬務處理，并將發票作為記賬憑證的附件進行保管。對于審核不通過的發票，財務部應及時通知業務部門重新取得或補充資料，直至發票符合規定為止。發票的作廢與紅沖發票作廢1.發生以下情況，可對已開具的發票進行作廢處理：收到退回的發票聯、抵扣聯時間未超過銷售方開票當月；銷售方未抄稅并且未記賬；購買方未認證或者認證結果為“納稅人識別號認證不符”“專用發票代碼、號碼認證不符”。2.發票作廢時，應在防偽稅控系統中將相應的數據電文按“作廢”處理，在紙質發票（含未打印的發票）各聯次上注明“作廢”字樣，全聯次留存。3.發票作廢應由開票人員提出申請，經財務部負責人審核批準后進行操作，并做好作廢記錄，包括發票號碼、作廢原因、作廢時間、批準人等信息。發票紅沖1.發生以下情況，需要開具紅字發票進行沖減：發生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發票作廢條件；銷貨部分退回及發生銷售折讓。2.開具紅字發票應按照以下程序進行：購買方取得專用發票已用于申報抵扣的，購買方可在增值稅發票管理新系統（以下簡稱“新系統”）中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發票信息表》（以下簡稱《信息表》），在填開《信息表》時不填寫相對應的藍字專用發票信息，應暫依《信息表》所列增值稅稅額從當期進項稅額中轉出，待取得銷售方開具的紅字專用發票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。購買方取得專用發票未用于申報抵扣、但發票聯或抵扣聯無法退回的，購買方填開《信息表》時應填寫相對應的藍字專用發票信息。銷售方開具專用發票尚未交付購買方，以及購買方未用于申報抵扣并將發票聯及抵扣聯退回的，銷售方可在新系統中填開并上傳《信息表》。銷售方填開《信息表》時應填寫相對應的藍字專用發票信息。主管稅務機關通過網絡接收納稅人上傳的《信息表》，系統自動校驗通過后，生成帶有“紅字發票信息表編號”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統中。銷售方憑稅務機關系統校驗通過的《信息表》開具紅字專用發票，在新系統中以銷項負數開具。紅字專用發票應與《信息表》一一對應。3.發票紅沖應由開票人員提出申請，經財務部負責人審核批準后，按照規定的程序在防偽稅控系統中進行操作。操作完成后，應將紅字發票記賬聯作為沖減銷售收入和銷項稅額的記賬憑證附件，發票聯和抵扣聯交購買方作為記賬憑證附件，并做好紅沖記錄，包括發票號碼、紅沖原因、紅沖時間、批準人等信息。發票的歸檔與保管發票歸檔1.財務部應按照會計檔案管理規定，對發票進行定期歸檔。歸檔時，應將發票按照類別、年度、月份等進行分類整理，并編制發票檔案清單。2.發票檔案清單應包括發票號碼、開票日期、客戶名稱、業務內容、金額、發票聯次等信息，確保發票檔案的完整性和可查詢性。3.歸檔后的發票應存放在專門的檔案柜中，并按照檔案管理要求進行標識和存放，便于查找和調閱。發票保管期限1.已開具發票的存根聯和發票登記簿，應當保存[X]年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。2.發票的其他相關資料，如發票開具申請單、發票交接清單、發票審核記錄、發票作廢與紅沖記錄等，應與發票一并保管，保管期限與發票存根聯和發票登記簿相同。檔案查閱與調閱1.因工作需要查閱發票檔案的，應填寫《發票檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，并經財務部負責人批準。2.查閱發票檔案時，應在指定地點進行，查閱人員不得擅自將發票檔案帶出查閱地點。查閱過程中，應注意保護發票檔案的安全和完整，不得在發票上涂改、標記、污損等。3.如需調閱發票檔案原件，應經財務部負責人批準，并辦理調閱手續。調閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需要延長的，應經財務部負責人再次批準。調閱人員應在調閱期限屆滿后及時歸還發票檔案原件，并辦理歸還手續。發票管理的監督與檢查內部監督1.財務部應定期對公司發票管理情況進行自查，檢查內容包括發票的購買、保管、開具、取得、傳遞、審核、作廢與紅沖、歸檔等環節是否符合規定。2.自查結束后，應編寫自查報告，總結發票管理工作中的經驗教訓，發現的問題及整改措施等，并向公司管理層匯報。3.公司內部審計部門應定期對公司發票管理情況進行審計監督，檢查發票管理內部控制制度的執行情況，發現問題及時提出審計意見和建議，并督促相關部門進行整改。外部檢查1.積極配合稅務機關等相關部門對公司發票管理情況的檢查，如實提供發票管理資料，接受稅務機關等部門的監督和指導。2.對于稅務機關等部門提出的問題和整改要求，應及時組織相關部門進行整改，并將整改情況及時反饋給稅務機關等部門。違規處理責任界定1.因業務部門原因導致發票管理出現問題的，如未及時取得發票、取得的發票不符合規定、未及時傳遞發票等，由業務部門承擔相應責任。2.因財務部原因導致發票管理出現問題的，如發票開具錯誤、未及時審核發票、發票保管不善等，由財務部承擔相應責任。3.因行政部門原因導致發票管理出現問題的，如提供的公司信息錯誤、未做好辦公場所安全保衛工作等，由行政部門承擔相應責任。4.因其他部門或人員原因導致發票管理出現問題的