市場局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市場局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，為市場局各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市場局機關各科室、直屬機構、派出機構及下屬事業單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統一管理原則。市場局檔案實行集中統一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作。2.真實性原則。確保檔案內容真實、準確地反映市場局各項工作的實際情況。3.完整性原則。全面收集市場局在工作中形成的各種門類、各種載體的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。建立科學合理的檔案管理體系，方便檔案的查閱和利用，提高檔案服務效能。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門市場局設立檔案管理科，負責全局檔案管理工作的組織、協調和指導。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、銷毀市場局的各類檔案資料，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案檢索系統，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案的查閱和利用提供便利。4.開展檔案的開發利用工作，為市場局各項工作提供檔案信息服務，積極參與編研工作。5.監督、指導市場局各科室、直屬機構、派出機構及下屬事業單位的檔案管理工作，定期進行檢查和考核。6.負責檔案管理設施設備的配備和維護，保障檔案管理工作的正常開展。7.組織檔案管理人員的業務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質。（三）各科室、直屬機構、派出機構及下屬事業單位職責1.負責本科室、本單位檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.建立健全本科室、本單位的檔案管理制度，指定專人負責檔案管理工作，并接受檔案管理部門的業務指導和監督。3.按照檔案管理部門的要求，及時提供檔案利用所需的相關資料，配合檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作。4.對已超過保管期限的檔案，提出鑒定意見，協同檔案管理部門做好檔案的鑒定和銷毀工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級機關下發的與市場局工作相關的文件、指示、通知、通報等。2.市場局形成的各類公文，包括請示、報告、批復、函、決定、命令、公告、通告、意見、通知等。3.市場局召開的各類會議文件、記錄、紀要等。4.市場局在行政管理、執法監督、行政審批、市場監管等業務工作中形成的文件、資料、報表、記錄等。5.市場局人事管理工作中形成的文件、檔案，如人員任免、考核、獎懲、培訓等資料。6.市場局財務管理工作中形成的文件、賬冊、報表等。7.市場局的工作計劃、總結、匯報材料等。8.市場局開展各類專項工作形成的文件、資料、成果等。9.市場局與其他單位簽訂的合同、協議、意向書等。10.反映市場局歷史沿革、重大活動、榮譽表彰等方面的文件、照片、音像資料等。（二）檔案收集要求1.各科室、直屬機構、派出機構及下屬事業單位應明確專人負責檔案收集工作，及時將工作中形成的檔案資料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案資料應保持原件的完整性，不得擅自涂改、抽換或損毀。3.對電子文件，應按照相關規定進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案形成的時間、來源、內容等要素，對收集的檔案資料進行分類整理。2.檔案分類一般采用年度保管期限機構（問題）分類法，即先將檔案按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，最后按機構（問題）進行排列。3.對每份檔案進行編號、編目，填寫卷內文件目錄、備考表等，確保檔案目錄清晰、準確。4.按照檔案整理的要求，將檔案裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案的類別、年度、保管期限、機構（問題）等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.市場局應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防高溫等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同門類的檔案應分開存放，并有明顯標識。3.對電子檔案，應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映市場局主要職能活動和歷史面貌的，對市場局工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括在一定時期內對市場局工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案。主要包括在較短時間內對市場局工作有參考價值的檔案。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應定期對檔案保管情況進行檢查，發現問題及時采取措施解決。2.檢查內容包括檔案的存放狀況、安全防護設施運行情況、檔案有無損壞、霉變等。3.對檢查情況應做好記錄，對發現的問題應及時報告并進行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務科室負責人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和實際利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已無保存價值的檔案，可提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應繼續保存。3.鑒定工作應嚴格按照國家有關檔案鑒定的規定和標準進行，確保鑒定結果的準確性。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將需要鑒定的檔案清單提交檔案鑒定工作小組，鑒定工作小組對檔案進行逐一審查鑒定。3.鑒定工作小組根據鑒定標準，提出檔案的存毀意見，并形成鑒定報告。4.鑒定報告經市場局分管領導批準后生效。（四）檔案銷毀1.對經批準銷毀的檔案，由檔案管理部門負責組織實施銷毀。2.檔案銷毀應采用適當的方式，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監銷，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應包括檔案名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式、監銷人等信息，銷毀記錄應長期保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與其工作相關的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱檔案的，需持有單位介紹信，經檔案管理部門負責人批準后，方可查閱相關檔案。3.涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的檔案，查閱時應嚴格按照保密規定執行，未經批準，不得查閱和傳播。（二）查閱手續1.本局工作人員查閱檔案，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在科室負責人簽字后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，詳細說明查閱的目的、范圍、內容等，經檔案管理部門負責人和市場局分管領導批準后，方可查閱。查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時，查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。（三）利用方式1.檔案管理部門應根據查閱人的需求，提供檔案原件、復印件、電子文檔等利用方式。2.對查閱量大或需要長時間查閱的情況，檔案管理部門可提供檔案復制服務，收取一定的復制成本費用。3.檔案管理部門應積極開展檔案編研工作，為市場局各項工作提供有針對性的檔案信息服務，如編寫大事記、組織沿革、專題資料等。（四）利用反饋1.查閱人利用檔案后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上填寫利用反饋意見，對檔案管理和服務工作提出意見和建議。2.檔案管理部門應認真收集查閱人的反饋意見，對存在的問題及時進行整改，不斷提高檔案管理和服務水平。七、檔案信息化建設（一）建設目標逐步建立市場局檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）數字化處理1.對存量檔案進行數字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數字化的相關標準。2.建立檔案數字化數據庫，將掃描后的檔案圖像進行掛接，并錄入檔案目錄信息，實現檔案信息的數字化存儲。（三）信息化管理系統功能1.檔案錄入功能。實現檔案目錄信息的快速錄入和修改，確保檔案信息的準確。2.檢索查詢功能。提供多種檢索方式，如按年度、保管期限、文號、題名等檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能。實現檔案借閱流程的信息化管理，記錄借閱時間、歸還時間等信息，便于跟蹤管理。4.統計分析功能。對檔案的數量、類別、利用情況等進行統計分析，為檔案管理決策提供數據支持