船運公司禮品管理制度一、總則（一）目的為規范船運公司禮品管理，確保禮品的合理使用與妥善管理，充分發揮禮品在公司業務拓展、客戶維護、員工激勵等方面的積極作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于船運公司總部及各分支機構，以及全體員工在涉及公司業務往來、客戶接待、員工關懷等活動中禮品的管理。（三）基本原則1.合規性原則：禮品管理應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求，確保所有禮品活動合法合規。2.必要性原則：禮品的贈送應基于業務需要、客戶關系維護、員工激勵等合理目的，避免不必要的禮品支出。3.適度性原則：禮品的價值、種類和數量應與受贈對象、活動性質相匹配，避免過度贈送禮品造成不良影響。4.統一管理原則：公司對禮品實行統一采購、統一調配、統一登記的管理方式，確保禮品管理的規范性和透明度。二、禮品采購（一）采購流程1.需求申請：各部門根據業務需要，填寫禮品采購申請表，詳細說明采購禮品的用途、受贈對象、預計數量、預算金額等信息，并提交至行政部門。2.審核審批：行政部門對禮品采購申請表進行審核，核實需求的合理性和必要性。審核通過后，報公司分管領導審批。3.采購實施：經審批通過的禮品采購申請，由行政部門負責組織實施采購。采購人員應選擇信譽良好、產品質量可靠、價格合理的供應商進行采購。4.驗收入庫：禮品采購到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括禮品的數量、規格、質量、外觀等，確保與采購申請一致。驗收合格的禮品辦理入庫手續，填寫禮品入庫登記表。（二）采購預算1.公司應根據年度業務計劃和禮品使用情況，制定年度禮品采購預算。年度禮品采購預算應報公司管理層審批后執行。2.各部門應在年度禮品采購預算范圍內，根據實際業務需求申請禮品采購。如遇特殊情況需要超出預算采購禮品，應提前提交預算調整申請，經公司管理層審批后執行。（三）供應商管理1.行政部門應建立禮品供應商檔案，記錄供應商的基本信息、產品種類、價格、交貨期、售后服務等情況。2.定期對禮品供應商進行評估和考核，根據評估結果調整供應商名單，確保供應商的服務質量和產品質量。3.與禮品供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，以保障公司的合法權益。三、禮品使用（一）業務往來禮品1.在與客戶、合作伙伴等進行業務往來時，如需贈送禮品，應遵循適度、得體的原則。禮品價值應根據業務規模、合作關系等因素綜合確定，一般不超過[具體金額]。2.業務往來禮品的贈送應提前報公司分管領導審批，審批通過后方可實施。贈送禮品時，應填寫禮品贈送登記表，詳細記錄禮品名稱、數量、受贈對象、贈送時間、贈送原因等信息。3.對于重要客戶或合作伙伴，可根據實際情況定期回訪，并贈送適當的禮品，以維護良好的合作關系。回訪禮品的選擇應注重實用性和紀念性，體現公司的關懷和誠意。（二）客戶接待禮品1.在接待客戶過程中，如需贈送禮品，應根據接待規格和客戶身份合理安排。禮品應具有一定的特色和紀念意義，能夠展示公司的文化和形象。2.客戶接待禮品的贈送應在接待活動結束后及時進行，并填寫禮品贈送登記表。登記表應包括禮品名稱、數量、受贈對象、接待時間、接待事由等內容。3.對于多次來訪的重要客戶，可在適當的時候贈送具有收藏價值或個性化的禮品，以加深客戶對公司的印象和好感。（三）員工激勵禮品1.為激勵員工積極工作，提高工作績效，公司可根據員工的表現和貢獻，適時發放員工激勵禮品。員工激勵禮品的種類和標準由公司人力資源部門制定，并報公司管理層審批。2.員工激勵禮品的發放應遵循公平、公正、公開的原則，根據員工的績效考核結果、工作表現、崗位貢獻等因素進行綜合評估確定受獎人員名單。3.發放員工激勵禮品時，應填寫員工激勵禮品發放登記表，詳細記錄禮品名稱、數量、受獎人員、發放時間、發放原因等信息。（四）節日禮品1.在重要節日期間，公司可為員工發放節日禮品，以表達對員工的關懷和祝福。節日禮品的種類和標準由公司行政部門根據公司實際情況制定，并報公司管理層審批。2.節日禮品的發放應覆蓋公司全體員工，確保公平公正。發放時，應填寫節日禮品發放登記表，記錄禮品名稱、數量、發放人員、發放時間等信息。3.對于因工作原因不能在公司領取節日禮品的員工，可通過郵寄或其他方式送達。四、禮品登記與庫存管理（一）禮品登記1.行政部門應建立禮品管理臺賬，對所有采購、使用的禮品進行詳細登記。禮品管理臺賬應包括禮品名稱、規格、數量、采購日期、采購價格、入庫日期、領用日期、領用部門、領用人員、受贈對象、贈送原因等信息。2.每筆禮品業務發生后，相關責任人應及時在禮品管理臺賬上進行登記，確保臺賬信息的準確性和完整性。3.定期對禮品管理臺賬進行核對和清理，確保賬實相符。如發現賬實不符的情況，應及時查明原因并進行處理。（二）庫存管理1.行政部門應設立專門的禮品倉庫，對庫存禮品進行妥善保管。禮品倉庫應保持通風、干燥、整潔，確保禮品的質量不受影響。2.建立禮品庫存盤點制度，定期對庫存禮品進行盤點。盤點周期為[具體周期]，盤點結果應形成盤點報告。如發現庫存禮品數量、質量等問題，應及時查明原因并進行處理。3.根據禮品的使用情況和庫存數量，合理安排禮品的采購計劃，避免庫存積壓或缺貨現象的發生。五、禮品監督與審計（一）監督機制1.公司設立禮品管理監督小組，由行政部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。監督小組負責對公司禮品管理情況進行定期檢查和不定期抽查，確保禮品管理工作符合本制度要求。2.行政部門應定期向公司管理層匯報禮品管理情況，包括禮品采購、使用、庫存等方面的信息，接受公司管理層的監督和指導。3.員工有權對禮品管理過程中的違規行為進行舉報，公司將對舉報情況進行調查核實，并對違規行為進行嚴肅處理。（二）內部審計1.公司審計部門應定期對禮品管理情況進行內部審計，審查禮品采購、使用、登記、庫存等環節的合規性和合理性。2.內部審計應形成審計報告，針對審計發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。3.對于違反禮品管理制度的行為，審計部門應及時向公司管理層報告，并提出處理意見。公司將根據審計結果，對相關責任人進行嚴肅問責。六、禮品回收與處理（一）禮品回收1.在某些情況下，如客戶退還禮品、業務合作終止等，公司應及時收回已贈送的禮品。禮品回收后，應進行妥善保管，并在禮品管理臺賬上進行記錄。2.對于回收的禮品，行政部門應組織相關人員進行評估，根據禮品的實際情況確定處理方式。（二）禮品處理1.對于可再次使用的禮品，經清洗、消毒、修復等處理后，可重新納入禮品庫存，用于后續業務活動。2.對于無法再次使用或已損壞的禮品，可根據禮品的材質、價值等情況，選擇合適的處理方式，如捐贈、變賣、報廢等。3.禮品處理過程中，應填寫禮品處理登記表，詳細記錄禮品名稱、數量、處理方式、處理時間、處理原因等信息。處理登記