文件歸檔與保管流程表格序號(hào)流程環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)部門(mén)操作人員操作內(nèi)容操作時(shí)間備注1文件收集文件收集部門(mén)收集人員收集文件，分類(lèi)整理收集日2文件審核審核部門(mén)審核人員審核文件真實(shí)性、完整性收集后1個(gè)工作日內(nèi)3文件歸檔歸檔部門(mén)歸檔人員按照規(guī)定格式進(jìn)行歸檔審核通過(guò)后3個(gè)工作日內(nèi)4文件編號(hào)編號(hào)部門(mén)編號(hào)人員為歸檔文件分配編號(hào)歸檔后1個(gè)工作日內(nèi)5文件存儲(chǔ)存儲(chǔ)部門(mén)儲(chǔ)存人員將歸檔文件存放至檔案室編號(hào)后1個(gè)工作日內(nèi)6文件維護(hù)維護(hù)部門(mén)維護(hù)人員定期檢查檔案庫(kù)房環(huán)境，維護(hù)設(shè)備存儲(chǔ)后每季度1次7文件借閱借閱部門(mén)借閱人員按規(guī)定程序申請(qǐng)借閱文件借閱申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)8文件歸還歸還部門(mén)歸還人員檢查文件完好程度后歸還借閱后3個(gè)工作日內(nèi)9文件銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀部門(mén)銷(xiāo)毀人員按規(guī)定程序銷(xiāo)毀過(guò)期、失效文件每年1次10文件歸檔與保管總結(jié)歸檔部門(mén)對(duì)歸檔與保管工作進(jìn)行總結(jié)每年1次序號(hào)流程環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)部門(mén)操作人員操作內(nèi)容操作標(biāo)準(zhǔn)備注1文件接收文件接收組接收員接收并登記文件實(shí)時(shí)接收，保證完整性留白：記錄文件來(lái)源等信息2文件分類(lèi)分類(lèi)組分類(lèi)員根據(jù)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)按照分類(lèi)目錄進(jìn)行分類(lèi)留白：記錄分類(lèi)依據(jù)3文件審核審核組審核員核查文件內(nèi)容，保證合規(guī)性審核文件無(wú)誤后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)留白：記錄審核意見(jiàn)4文件歸檔歸檔組歸檔員將文件按照順序歸檔使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒，保證順序留白：記錄歸檔位置5編號(hào)與標(biāo)簽編號(hào)組編號(hào)員為文件分配唯一編號(hào)，粘貼標(biāo)簽編號(hào)清晰易讀留白：記錄編號(hào)規(guī)則6文件存儲(chǔ)存儲(chǔ)組存儲(chǔ)員將文件存入檔案庫(kù)保持環(huán)境適宜，防潮防蛀留白：記錄存儲(chǔ)要求7文件檢索檢索組檢索員應(yīng)對(duì)文件檢索請(qǐng)求提供高效的檢索服務(wù)留白：記錄檢索方法8文件借閱借閱組借閱員核實(shí)借閱資格，登記借閱信息保證借閱程序合規(guī)留白：記錄借閱流程9文件歸還歸還組歸還員核對(duì)歸還文件，更新檔案狀態(tài)歸還文件后及時(shí)更新留白：記錄歸還時(shí)間10文件銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀組銷(xiāo)毀員對(duì)過(guò)期文件進(jìn)行銷(xiāo)毀按照規(guī)定程序銷(xiāo)毀留白：記錄銷(xiāo)毀文件信息11流程評(píng)估評(píng)估組評(píng)估員定期評(píng)估流程效果根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行優(yōu)化留白：記錄評(píng)估發(fā)覺(jué)序號(hào)流程階段部門(mén)負(fù)責(zé)人操作步驟標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間質(zhì)量控制備注1文件驗(yàn)收收件處收件員驗(yàn)收文件，檢查完整性1天內(nèi)核實(shí)文件數(shù)量與質(zhì)量留白：記錄驗(yàn)收結(jié)果2文件整理文件組整理員對(duì)文件進(jìn)行整理，分類(lèi)2天內(nèi)核對(duì)分類(lèi)準(zhǔn)確性留白：記錄分類(lèi)信息3文件編號(hào)編號(hào)組編號(hào)員為文件分配編號(hào)，貼標(biāo)簽3天內(nèi)保證編號(hào)唯一性留白：記錄編號(hào)規(guī)則4文件歸檔歸檔組歸檔員按編號(hào)將文件歸入檔案柜5天內(nèi)保證歸檔順序正確留白：歸檔位置5文件備份備份組備份員電子版文件備份，存檔每月1次保證備份的完整性留白：備份存儲(chǔ)方式6文件檢索檢索組檢索員根據(jù)需求進(jìn)行文件檢索工作日內(nèi)提供準(zhǔn)確的檢索結(jié)果留白：檢索技巧7文件借閱借閱組借閱員審批借閱申請(qǐng)，提供文件1天內(nèi)核實(shí)借閱人資格留白：借閱記錄8文件歸還歸還組歸還員收回文件，檢查狀況借閱期限后核對(duì)文件歸還狀況留白：歸還備注9文件維護(hù)維護(hù)組維護(hù)員定期檢查檔案柜，防潮防火每季度1次保證檔案安全留白：維護(hù)記錄10文件更新更新組更新員更新過(guò)期文件信息