HIV物資管理制度一、總則（一）目的為加強公司HIV相關物資的管理，規范物資的采購、儲存、使用、發放及回收等環節，確保物資的合理使用和安全流轉，保障公司各項HIV相關工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及HIV物資的采購、使用、管理等相關部門及人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關法律法規及相關政策要求，確保HIV物資管理活動合法合規。2.科學性原則：運用科學的管理方法和技術手段，提高物資管理的效率和效益。3.安全第一原則：保障HIV物資的儲存、使用安全，防止因物資管理不當引發安全事故或感染風險。4.節約高效原則：合理配置物資資源，避免浪費，提高物資的使用效率。二、職責分工（一）采購部門1.根據公司HIV相關工作需求，制定物資采購計劃，明確采購物資的種類、規格、數量、質量要求等。2.選擇合格的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同，確保采購物資的質量和供應及時性。3.負責采購物資的到貨驗收工作，及時處理不合格物資的退換貨事宜。（二）倉庫管理部門1.負責HIV物資的入庫、儲存、保管和發放工作，建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況。2.按照物資的特性和儲存要求，合理安排倉庫存儲空間，確保物資的安全儲存。3.定期對庫存物資進行盤點，做到賬實相符，及時發現和處理物資短缺、損壞、過期等問題。（三）使用部門1.根據工作實際需要，向倉庫管理部門提交物資領用申請，明確領用物資的種類、數量等。2.負責本部門領用物資的使用和管理，確保物資的正確使用，避免浪費和濫用。3.配合倉庫管理部門做好物資的盤點工作，及時反饋物資使用過程中出現的問題。（四）質量管理部門1.對采購的HIV物資進行質量檢驗，確保物資符合相關質量標準和要求。2.定期對庫存物資和在用物資進行質量抽檢，監督物資的質量狀況，防止不合格物資流入使用環節。3.對物資質量問題進行調查和分析，提出處理意見和改進措施。（五）財務部門1.負責審核HIV物資采購、使用等環節的費用支出，確保費用報銷符合公司財務制度規定。2.協助相關部門做好物資成本核算和控制工作，提供財務數據支持和分析。三、采購管理（一）采購計劃制定1.使用部門應根據年度HIV相關工作計劃和實際工作需求，提前向采購部門提交物資需求清單。2.采購部門結合庫存情況、物資消耗規律等因素，對使用部門提交的需求清單進行匯總和分析，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確物資的名稱、規格、數量、預計采購時間等內容。（二）供應商選擇1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、供應能力等進行評估和審核。2.優先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、供應能力強且能夠提供優質售后服務的供應商。對于新的供應商，應進行實地考察或要求提供相關資質證明文件，確保其符合公司采購要求。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括物資的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.在簽訂合同前，采購部門應將合同草本提交相關部門進行審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。審核通過后，方可正式簽訂合同。（四）到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門應及時通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，倉庫管理部門應會同質量管理部門按照采購合同和相關質量標準對物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、外觀質量、質量證明文件等。3.對于驗收合格的物資，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商聯系，辦理退換貨事宜，并做好記錄。四、儲存管理（一）倉庫布局1.根據HIV物資的特性和儲存要求，合理規劃倉庫布局，設置專門的儲存區域，如常溫區、冷藏區、冷凍區等。2.不同儲存區域應設置明顯的標識，便于物資的分類存放和管理。同時，倉庫應保持清潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。（二）物資入庫1.物資到貨后，倉庫管理人員應按照驗收結果辦理入庫手續。入庫物資應按照類別、規格、批次等進行分類存放，并在物資臺賬上詳細記錄物資的入庫日期、名稱、規格、數量、供應商等信息。2.對于有特殊儲存要求的物資，如需要冷藏、冷凍的物資，應及時存放在相應的儲存設備中，并確保設備正常運行。（三）物資保管1.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行檢查和盤點，查看物資的儲存狀態是否良好，有無損壞、變質、過期等情況。2.對于易揮發、易氧化、易受潮等物資，應采取相應的防護措施，如密封保存、防潮包裝等，確保物資質量不受影響。3.建立庫存物資盤點制度，定期對庫存物資進行全面盤點，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。盤點結果應與物資臺賬進行核對，如發現賬實不符，應及時查明原因并進行處理。（四）物資出庫1.使用部門根據工作需要填寫物資領用申請表，經部門負責人審批后提交倉庫管理部門。2.倉庫管理人員根據審批后的領用申請表，核實庫存情況，按照“先進先出”的原則發放物資。發放物資時，應在物資臺賬上記錄物資的出庫日期、領用部門、名稱、規格、數量等信息。3.對于貴重或限量使用的HIV物資，應實行審批制度，嚴格控制領用數量。領用人員應在領用申請表上注明使用用途和預計歸還時間，如有特殊情況需要延長使用時間，應提前辦理相關手續。五、使用管理（一）使用培訓1.公司應對涉及HIV物資使用的人員進行專門的培訓，使其熟悉物資的性能、使用方法、注意事項等。2.培訓內容應包括HIV相關知識、物資的操作規程、安全防護措施、感染控制要求等。培訓方式可采用集中授課、現場演示、實際操作等多種形式，確保使用人員能夠熟練掌握物資的使用技能。（二）正確使用1.使用人員應按照物資的使用說明書和操作規程正確使用HIV物資，確保物資的使用效果和安全性。2.在使用過程中，如發現物資出現故障或異常情況，應立即停止使用，并及時報告相關部門進行處理。嚴禁擅自拆卸、維修或改裝物資，以免影響物資的性能和質量。（三）使用記錄1.使用部門應建立物資使用記錄臺賬，詳細記錄物資的使用日期、使用人員、使用數量、使用用途等信息。2.使用記錄應真實、準確、完整，便于追溯物資的使用情況和流向。使用記錄應妥善保存，保存期限應符合公司檔案管理規定。（四）剩余物資處理1.使用完畢后，使用部門應及時清理剩余物資，并將剩余物資交回倉庫管理部門。2.倉庫管理部門對交回的剩余物資進行核實和驗收，如物資質量完好、無損壞且在有效期內，應辦理入庫手續；如物資已損壞或過期，應按照相關規定進行報廢處理。六、回收管理（一）回收范圍1.本制度所指的回收物資主要包括使用過的一次性HIV檢測試劑、注射器、針頭、采血針等醫療用品，以及其他與HIV相關的可回收利用的物資。2.對于使用過的一次性醫療用品，應嚴格按照醫療廢物管理相關規定進行回收處理，防止交叉感染。（二）回收流程1.使用部門負責將使用過的回收物資進行分類收集，并放置在指定的回收容器內。回收容器應具備防滲漏、防銳器穿透等功能，并有明顯的標識。2.倉庫管理部門定期到使用部門收集回收物資，并做好交接記錄。交接記錄應包括回收物資的名稱、規格、數量、回收日期、交接雙方等信息。3.對于回收的一次性醫療用品，倉庫管理部門應按照醫療廢物管理規定，及時聯系有資質的醫療廢物處理機構進行集中處理。處理過程應嚴格遵守相關操作規程，確保處理安全、環保。（三）回收物資的處理1.對于可回收利用的HIV相關物資，如經過清洗、消毒、檢測等處理后，符合質量標準的，可按照公司相關規定進行再利用或出售給有資質的回收企業。2.在處理回收物資時，應做好記錄，記錄內容包括物資的處理方式、處理時間、處理去向等信息，以便追溯和查詢。七、報廢管理（一）報廢條件1.物資超過有效期或已損壞且無法修復，影響正常使用的。2.因技術更新或業務調整，已不再使用且無其他用途的物資。3.經質量檢驗部門判定為不合格的物資。（二）報廢申請1.使用部門或倉庫管理部門發現物資符合報廢條件時，應填寫物資報廢申請表，詳細說明物資的名稱、規格、數量、購置日期、報廢原因等信息。2.報廢申請表經部門負責人審核后，提交質量管理部門進行質量鑒定。質量管理部門根據物資的實際情況進行鑒定，并在申請表上簽署鑒定意見。（三）報廢審批1.物資報廢申請表經質量管理部門鑒定后，提交公司領導進行審批。公司領導根據審批權限對報廢申請進行審核，批準后方可進行報廢處理。2.對于價值較高或批量較大的物資報廢，應組織相關部門進行會審，確保報廢處理的合理性和合規性。（四）報廢處理1.經批準報廢的物資，由倉庫管理部門負責組織清理和處置。報廢物資的處理方式可根據物資的性質和實際情況選擇銷毀、出售給有資質的回收企業等。2.在報廢物資處理過程中，應做好記錄，記錄內容包括物資的報廢日期、處理方式、處理時間、處理去向等信息。對于有特殊環保要求的報廢物資，應按照相關規定進行處理，確保不對環境造成污染。八、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對HIV物資管理情況進行審計，檢查物資采購、儲存、使用、回收、報廢等環節的制度執行情況，是否存在違規操作、浪費、挪用等問題。2.審計部門根據審計結果出具審計報告，針對發現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）定期檢查1.質量管理部門、倉庫管理部門等相關部門應定期對HIV物資的質量、儲存、使用等情況進行檢查，確保物資管理符合規定要求。2.檢查內容包括物資的質量狀況、庫存數量、儲存條件、使用記錄等。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（三）專項檢查1.根據工作需要或上級部門要求，公司可組織開展HIV物資管理專項檢查