線上采購收貨管理制度總則目的為規范公司線上采購收貨流程，確保采購物資的及時、準確、完整接收，保證公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有通過線上平臺進行采購的物資收貨管理。基本原則1.準確性原則：確保所收貨物與采購訂單一致，包括規格、型號、數量、質量等方面。2.及時性原則：及時完成收貨操作，避免因收貨延遲影響生產或銷售。3.責任明確原則：明確各環節的責任人員，確保收貨過程中出現的問題能夠及時追溯和解決。采購申請與審批采購申請1.各部門根據生產、銷售、庫存等情況，填寫線上采購申請表，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、預計到貨時間等信息。2.采購申請表需經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購申請，需提交至公司管理層進行審批。審批通過后方可進行采購操作。供應商選擇與管理供應商選擇1.采購部門應建立合格供應商名錄，通過線上平臺搜索、行業推薦、供應商自薦等方式，收集潛在供應商信息。2.對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、資質、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。3.根據評估結果，選擇合適的供應商納入合格供應商名錄，并與之簽訂采購合同或框架協議。供應商管理1.采購部門定期對供應商進行考核，考核指標包括交貨準時率、產品質量合格率、售后服務滿意度等。2.根據考核結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、考核結果等，以便于管理和查詢。采購訂單下達訂單創建1.采購部門根據采購申請和審批結果，在選定的線上采購平臺上創建采購訂單。2.采購訂單應明確采購物資的詳細信息，包括名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、交貨地點等，確保訂單信息準確無誤。訂單審核1.采購訂單創建完成后，需提交至相關部門進行審核。審核內容包括訂單金額、交貨期、付款方式等是否符合公司規定。2.審核通過后的采購訂單方可發送給供應商。收貨準備信息通知1.采購部門在采購訂單下達后，及時將訂單信息通知倉庫管理部門，包括物資名稱、規格、型號、數量、預計到貨時間等。2.倉庫管理部門根據訂單信息，安排相應的收貨人員和收貨場地，做好收貨準備工作。人員培訓1.倉庫管理部門定期對收貨人員進行培訓，使其熟悉線上采購收貨流程、物資驗收標準和方法等。2.收貨人員應具備良好的溝通能力和責任心，能夠準確、及時地完成收貨工作。到貨驗收到貨通知1.供應商發貨后，應及時將發貨信息通知采購部門，采購部門再將到貨信息通知倉庫管理部門。2.倉庫管理部門在收到到貨通知后，提前做好收貨準備，確保收貨工作順利進行。物資核對1.收貨人員在物資到貨時，首先核對送貨單與采購訂單是否一致，包括物資名稱、規格、型號、數量等。2.如發現送貨單與采購訂單不一致，收貨人員應及時與供應商溝通，要求其更正送貨信息。質量檢驗1.根據采購物資的性質和要求，按照相關標準和規范對物資進行質量檢驗。2.質量檢驗可采用抽檢、全檢等方式，確保所收物資質量符合要求。3.對于重要物資或質量要求較高的物資，可邀請專業技術人員或質量檢驗機構進行檢驗。驗收記錄1.收貨人員在完成物資核對和質量檢驗后，填寫到貨驗收單，詳細記錄物資的到貨情況、驗收結果等信息。2.到貨驗收單需經收貨人員、倉庫管理人員簽字確認后存檔。收貨入庫入庫安排1.驗收合格的物資，倉庫管理人員根據物資的類別、規格、型號等進行分類存放，并做好標識。2.對于需要入庫上架的物資，倉庫管理人員按照規定的貨架位置進行存放，確保物資擺放整齊、便于查找。入庫手續1.倉庫管理人員根據到貨驗收單，辦理物資入庫手續，更新庫存臺賬。2.入庫手續完成后，將到貨驗收單的一聯交采購部門，作為采購結算的依據。異常情況處理物資短缺或損壞1.如發現物資短缺或損壞，收貨人員應及時與供應商聯系，要求其補發或更換物資。2.同時，填寫異常情況報告，詳細說明物資短缺或損壞的情況、原因、處理措施等，并提交至采購部門和相關領導。交貨延遲1.若供應商未能按時交貨，采購部門應及時與供應商溝通，了解延遲原因，并要求其給出預計交貨時間。2.根據交貨延遲對公司生產經營活動的影響程度，采取相應的措施，如調整生產計劃、尋找替代供應商等。質量不合格1.對于質量不合格的物資，倉庫管理部門應及時隔離存放，并通知采購部門。2.采購部門與供應商協商處理方式，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。付款管理付款申請1.采購部門根據采購合同和到貨驗收情況，填寫付款申請表，詳細注明采購訂單號、物資名稱、規格、型號、數量、金額、已到貨情況等信息。2.付款申請表需經采購部門負責人審核簽字后提交至財務部門。付款審批1.財務部門收到付款申請表后，對申請內容進行審核，核實采購業務的真實性、合法性和準確性。2.對于金額較大或重要的付款申請，需提交至公司管理層進行審批。審批通過后方可進行付款操作。付款執行1.財務部門根據審批結果，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。2.付款完成后，財務部門及時更新應付賬款臺賬，并將付款憑證交采購部門存檔。檔案管理采購檔案1.采購部門負責收集、整理和保管采購過程中的各類文件和資料，包括采購申請表、采購訂單、采購合同、到貨驗收單、付款申請表等。2.采購檔案應按照時間順序和類別進行分類存放，便于查閱和管理。供應商檔案1.采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、考核結果等。2.供應商檔案應定期更新，確保信息的準確性和完整性。監督與考核內部監督1.公司內部審計部門定期對線上采購收貨流程進行審計，檢查制度執行情況、采購業務的合規性等。2.審計部門發現問題后，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。考核機制1.建立線上采購收貨工作考核機制，對采購部門、倉庫管理部門及相關人員的工作進行考核。2.考核指標包括采購訂單完成率、到貨及時率、物