erp使用管理制度一、總則（一）目的為了規范公司ERP系統的使用，提高工作效率，確保公司業務數據的準確性、及時性和完整性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門負責人、業務操作人員以及與ERP系統相關的其他人員。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統的使用必須符合國家法律法規以及公司的各項規章制度。2.準確性原則：錄入系統的數據應真實、準確、完整，確保信息的可靠性。3.及時性原則：各項業務操作應及時在ERP系統中記錄，不得延誤，以保證數據的時效性。4.保密性原則：嚴格遵守公司的保密制度，對ERP系統中的數據和信息予以保密，防止泄露。二、職責分工（一）信息管理部門1.負責ERP系統的日常維護、技術支持和系統升級工作，確保系統的穩定運行。2.制定和完善ERP系統的操作手冊、流程文檔等相關資料，為用戶提供培訓和指導。3.對系統數據進行備份和恢復管理，保障數據的安全性和可恢復性。4.監控系統運行情況，及時處理系統故障和異常情況。（二）各業務部門1.負責本部門業務在ERP系統中的操作和數據錄入工作，確保數據的準確性和及時性。2.配合信息管理部門進行系統測試、優化和流程改進等工作。3.對本部門員工進行ERP系統操作培訓，提高員工的系統應用能力。4.負責本部門ERP系統使用的日常監督和管理，發現問題及時反饋并協助解決。（三）公司管理層1.審批ERP系統的重大決策和投資，包括系統選型、升級改造等。2.監督ERP系統的使用情況，確保系統的使用符合公司的戰略目標和業務需求。3.協調各部門之間在ERP系統使用過程中的工作關系，促進系統的有效運行。三、系統操作規范（一）用戶賬號管理1.信息管理部門負責為員工創建、修改和刪除ERP系統的用戶賬號。員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得隨意轉借他人使用。2.員工離職或崗位變動時，所在部門應及時通知信息管理部門，信息管理部門在確認相關工作交接完成后，及時對其賬號進行停用或調整權限處理。3.嚴禁使用他人賬號登錄系統進行操作，如發現賬號異常使用情況，應立即向信息管理部門報告。（二）數據錄入與維護1.各業務部門應按照規定的流程和標準，及時、準確地在ERP系統中錄入各類業務數據，包括但不限于采購訂單、銷售訂單、庫存信息、財務憑證等。2.在錄入數據前，應仔細核對相關原始資料，確保數據的真實性和完整性。對于數據的修改和刪除，必須經過嚴格的審批流程，并做好相應的記錄。3.定期對系統中的數據進行清理和維護，刪除無效數據和過期記錄，保證數據的準確性和及時性。同時，對重要數據要進行備份，防止數據丟失。（三）業務流程操作1.員工應嚴格按照公司規定的ERP業務流程進行操作，不得擅自更改流程或跳過必要的環節。在操作過程中，如發現流程存在不合理之處，應及時向本部門負責人或信息管理部門反饋，以便進行優化。2.對于涉及多個部門的業務流程，各部門之間應密切配合，及時溝通協調，確保流程的順暢進行。在流程執行過程中，應按照規定的時間節點完成各項操作，不得延誤。3.系統操作過程中產生的各類報表和單據，應及時打印、簽字確認并存檔，以備后續查詢和核對。四、培訓與支持（一）培訓計劃1.信息管理部門應根據公司業務發展和員工實際需求，制定年度ERP系統培訓計劃。培訓計劃應包括培訓內容、培訓時間、培訓對象等詳細信息。2.培訓內容應涵蓋ERP系統的基礎知識、操作技能、業務流程以及相關管理制度等方面，確保員工能夠熟練掌握系統的使用方法。3.根據培訓對象的不同層次和需求，培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、現場指導等多種形式，以提高培訓效果。（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織開展培訓工作，確保培訓按時、按質、按量完成。培訓過程中，應注重與學員的互動交流，及時解答學員提出的問題。2.培訓結束后，應對學員進行考核，考核方式可采用理論考試、實際操作等多種形式。對于考核合格的學員，頒發培訓合格證書；對于考核不合格的學員，應進行補考或重新培訓，直至合格為止。3.建立員工培訓檔案，記錄員工參加ERP系統培訓的情況，包括培訓時間、培訓內容、考核成績等信息，作為員工績效考核和職業發展的參考依據。（三）技術支持1.信息管理部門設立專門的技術支持熱線或郵箱，及時解答員工在ERP系統使用過程中遇到的技術問題。對于一般性問題，應在規定時間內給予回復；對于復雜問題，應及時安排技術人員進行現場處理。2.定期收集員工對系統使用的意見和建議，對系統存在的問題進行分析和總結，及時進行優化和改進。對于因系統故障或升級等原因影響員工正常工作的情況，應提前發布通知，并提供相應的解決方案和臨時替代措施。五、數據安全管理（一）數據備份1.信息管理部門應制定完善的數據備份策略，定期對ERP系統中的數據進行備份。備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并分別存儲在不同的地理位置，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。2.數據備份的頻率應根據數據的重要性和變化情況而定，對于關鍵業務數據，應每天進行備份；對于一般業務數據，可每周或每月進行備份。同時，應定期對備份數據進行恢復測試，確保備份數據的可用性。（二）數據訪問控制1.根據員工的工作職責和權限，設置不同的系統訪問級別，嚴格控制對系統數據的訪問。未經授權的人員不得訪問系統數據，嚴禁越權操作。2.對系統數據的訪問應進行詳細記錄，包括訪問時間、訪問人員、訪問內容等信息。審計部門應定期對數據訪問記錄進行審查，發現異常情況及時進行調查處理。3.在數據傳輸過程中，應采取加密等安全措施，確保數據的保密性和完整性。對于涉及公司機密的數據，應按照公司的保密制度進行特殊處理。（三）數據安全審計1.建立數據安全審計機制，定期對ERP系統的數據安全情況進行審計。審計內容包括數據訪問記錄、數據修改情況、系統操作日志等方面，及時發現和糾正潛在的數據安全問題。2.對于審計過程中發現的數據安全違規行為，應按照公司的相關規定進行嚴肅處理，并追究相關人員的責任。同時，應針對發現的問題，制定相應的改進措施，不斷完善數據安全管理體系。六、系統故障處理（一）故障報告1.員工在使用ERP系統過程中發現系統故障或異常情況時，應立即停止相關操作，并及時向信息管理部門報告。報告內容應包括故障發生的時間、地點、現象、影響范圍等詳細信息。2.信息管理部門接到故障報告后，應迅速對故障情況進行初步判斷，并根據故障的嚴重程度啟動相應的應急預案。對于一般性故障，應在規定時間內組織技術人員進行修復；對于嚴重故障，應及時向上級領導匯報，并協調相關資源進行處理。（二）故障處理流程1.技術人員在接到故障處理任務后，應迅速到達現場，對故障進行詳細排查和分析，確定故障原因。在處理故障過程中，應做好詳細的記錄，包括故障現象、排查過程、處理方法、處理結果等信息。2.根據故障原因，采取相應的處理措施，如進行系統修復、數據恢復、調整配置等。在處理故障過程中，應盡量減少對公司業務的影響，如無法避免，應及時發布通知，并提供臨時替代方案。3.故障處理完成后，技術人員應進行全面的測試，確保系統恢復正常運行。同時，對故障處理情況進行總結和分析，提出改進建議，防止類似故障再次發生。（三）應急演練1.信息管理部門應定期組織ERP系統故障應急演練，檢驗和提高公司應對系統故障的能力。應急演練應制定詳細的演練方案，明確演練目標、內容、步驟和參與人員等信息。2.在應急演練過程中，各部門應按照演練方案的要求，模擬系統故障場景，進行應急處理操作。演練結束后，應對演練效果進行評估和總結，針對演練中發現的問題，及時完善應急預案和處理流程。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司設立專門的ERP系統使用監督小組，定期對各部門ERP系統的使用情況進行監督檢查。監督檢查內容包括系統操作規范執行情況、數據錄入與維護質量、業務流程執行情況等方面。2.監督小組可通過現場檢查、系統審計、數據抽查等方式進行監督檢查，并及時發現和糾正存在的問題。對于發現的違規行為，應下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.將ERP系統的使用情況納入員工績效考核體系，對員工在系統操作、數據管理、流程執行等方面的表現進行考核評價。考