工程類采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司工程類采購活動，確保采購工作的規(guī)范化、標準化和高效化，保障工程建設(shè)的順利進行，提高公司經(jīng)濟效益，降低采購成本，保證采購物資的質(zhì)量和供應及時性。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程建設(shè)項目涉及的物資、設(shè)備、服務等采購活動。包括但不限于建筑材料、機械設(shè)備、電氣設(shè)備、辦公用品、工程服務等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，不得偏袒任何供應商，確保所有供應商在平等的條件下參與競爭。效益原則：在保證采購物資質(zhì)量和滿足工程需求的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。質(zhì)量原則：嚴格把控采購物資的質(zhì)量，確保所采購的物資和服務符合工程要求和相關(guān)標準。誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關(guān)系，維護公司的信譽和形象。二、采購組織與職責1.采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成。負責對重大采購項目進行決策，審議采購計劃、采購預算、采購合同等重要事項。2.采購執(zhí)行部門采購部：作為公司采購的主要執(zhí)行部門，負責具體的采購操作。包括采購計劃的制定與執(zhí)行、供應商的開發(fā)與管理、采購合同的簽訂與履行、采購物資的驗收與付款等工作。項目部門：負責提出工程類采購需求，參與采購過程中的技術(shù)規(guī)格確定、質(zhì)量驗收等工作。協(xié)助采購部進行供應商的考察和評估，提供相關(guān)技術(shù)支持和業(yè)務指導。3.各部門職責采購部職責制定和完善采購管理制度和流程，并確保其有效執(zhí)行。根據(jù)公司工程建設(shè)計劃和需求，編制采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。開展供應商開發(fā)與管理工作，建立供應商檔案，對供應商進行評估、選擇、考核和淘汰。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。負責采購物資的驗收工作，對驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，對不合格物資及時與供應商協(xié)商處理。編制采購報表，定期向公司領(lǐng)導匯報采購工作進展情況，提供采購成本分析和控制建議。加強與其他部門的溝通協(xié)作，及時了解工程需求變化，調(diào)整采購計劃和策略。項目部門職責根據(jù)工程建設(shè)實際情況，準確提出采購需求，包括物資的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準、數(shù)量等詳細要求。參與采購前期的市場調(diào)研和供應商考察工作，提供技術(shù)方面的意見和建議。在采購過程中，協(xié)助采購部與供應商進行技術(shù)交流和溝通，確保采購物資符合工程技術(shù)要求。負責采購物資的現(xiàn)場驗收工作，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行核對，填寫驗收報告。及時反饋工程建設(shè)過程中因采購物資問題導致的工程進度延誤、質(zhì)量問題等情況，協(xié)助采購部采取相應措施解決。配合采購部做好采購合同的執(zhí)行和結(jié)算工作，提供相關(guān)資料和證明。三、采購流程1.采購計劃制定項目部門根據(jù)工程建設(shè)進度計劃，提前向采購部提交采購需求申請，詳細說明所需采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計交貨時間等信息。采購部結(jié)合項目部門的需求申請和公司庫存情況，綜合考慮市場供應情況、價格波動等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的具體內(nèi)容、采購時間、采購方式等。采購計劃經(jīng)采購部負責人審核后，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。2.供應商選擇與管理供應商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，建立供應商信息庫。采購部會同項目部門等相關(guān)人員，對符合基本條件的供應商進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、管理水平、信譽狀況、價格水平等方面。根據(jù)考察結(jié)果，對供應商進行綜合評估，填寫供應商評估表。評估指標可包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、企業(yè)信譽等。供應商選擇采購部根據(jù)供應商評估結(jié)果，按照一定的權(quán)重計算方法，對供應商進行打分排序。選擇得分較高的若干家供應商作為候選供應商。對于重要物資或金額較大的采購項目，采購部組織采購談判。與候選供應商就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。根據(jù)談判結(jié)果，確定最終供應商，并簽訂采購意向書或框架協(xié)議。供應商管理采購部建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況、合作歷史、合同執(zhí)行情況等。定期對供應商進行考核評價，考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行等級劃分，實施差異化管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于考核不合格的供應商，及時進行整改或淘汰。3.采購實施采購方式選擇根據(jù)采購物資的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標采購：適用于金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應商較多的采購項目。采購部按照公司招標管理制度的規(guī)定，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。詢價采購：適用于規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足、價格波動較小的采購項目。采購部向多家供應商發(fā)出詢價函，比較各供應商的報價，選擇價格合理、信譽良好的供應商成交。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的、技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的、采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的、不能事先計算出價格總額的采購項目。采購部與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。采購部與單一供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。采購合同簽訂采購部根據(jù)采購談判結(jié)果或中標通知書，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。采購合同經(jīng)采購部負責人審核后，提交公司法律部門進行合法性審查。法律部門對合同條款進行審核，提出修改意見，確保合同合法合規(guī)。采購合同經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，由采購部與供應商簽訂。簽訂后的采購合同一式多份，分別由采購部、項目部門、財務部門等留存。4.采購物資驗收采購物資到貨前，采購部應提前通知項目部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。項目部門會同采購部等相關(guān)人員，按照采購合同和相關(guān)標準對采購物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收人員應填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等。5.采購付款采購物資驗收合格后，采購部應及時整理相關(guān)資料，包括采購合同、驗收報告、發(fā)票等，提交財務部門辦理付款手續(xù)。財務部門按照公司財務管理制度的規(guī)定，對采購付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合法性等。審核通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款業(yè)務。對于不符合付款條件的，財務部門應及時通知采購部，并說明原因。四、采購預算管理1.采購預算編制采購部根據(jù)公司工程建設(shè)計劃和采購計劃，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格走勢等因素，編制采購預算草案。采購預算草案應明確各項采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計單價、采購金額等信息。采購預算草案經(jīng)采購部負責人審核后，提交公司財務部門進行匯總和審核。財務部門根據(jù)公司整體預算安排和資金狀況，對采購預算草案進行調(diào)整和完善，形成采購預算方案。采購預算方案經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，作為公司采購工作的預算控制依據(jù)。2.采購預算執(zhí)行采購部應嚴格按照采購預算方案執(zhí)行采購工作，控制采購成本，確保采購金額不超過預算額度。在采購過程中，如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，采購部應及時提出申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和調(diào)整金額等。經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，方可進行預算調(diào)整。3.采購預算分析與考核財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析，對比實際采購金額與預算金額的差異，分析差異原因，提出改進措施和建議。公司建立采購預算考核制度，對采購部和相關(guān)責任人的采購預算執(zhí)行情況進行考核評價?？己酥笜税ú少忣A算完成率、采購成本節(jié)約率等。對于預算執(zhí)行情況良好的部門和個人，給予獎勵；對于預算執(zhí)行不力的部門和個人，進行相應的處罰。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部會同相關(guān)部門，對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估。風險識別應涵蓋采購計劃、供應商選擇、采購合同、采購驗收、采購付款等各個環(huán)節(jié)。常見的采購風險包括供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格風險、交貨期風險、法律風險等。采購部應針對不同的風險因素，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，進行風險評估。2.風險應對措施供應商違約風險應對在選擇供應商時，加強對供應商的信譽調(diào)查和評估，選擇信譽良好、實力較強的供應商。在采購合同中明確約定供應商的違約責任，如違約金、賠償損失等條款，以約束供應商的行為。建立供應商違約預警機制，及時跟蹤供應商的經(jīng)營狀況和合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，降低違約風險。質(zhì)量風險應對嚴格把控采購物資的質(zhì)量標準，在采購合同中明確質(zhì)量要求和驗收標準。加強采購物資的檢驗檢測工作，增加檢驗頻次和檢驗項目，確保采購物資符合質(zhì)量要求。對于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，可要求供應商提供質(zhì)量保證文件或進行質(zhì)量認證。價格風險應對加強市場價格監(jiān)測和分析，及時掌握市場價格動態(tài)，合理確定采購價格。采用多種采購方式相結(jié)合的方法，如招標采購、詢價采購、競爭性談判采購等，通過充分競爭降低采購價格。與供應商簽訂價格調(diào)整條款，約定在一定期限內(nèi)根據(jù)市場價格變化調(diào)整采購價格。交貨期風險應對在采購合同中明確約定交貨期，并要求供應商提供詳細的交貨計劃。加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，定期跟蹤交貨進度，及時解決交貨過程中出現(xiàn)的問題。對于因供應商原因?qū)е碌慕回浧谘诱`，按照合同約定追究供應商的違約責任。法律風險應對加強采購人員的法律意識培訓，提高法律素養(yǎng)，確保采購行為合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，由公司法律部門對合同條款進行審核，避免合同糾紛。建立采購法律風險預警機制，及時關(guān)注法律法規(guī)的變化，調(diào)整采購策略和合同條款，防范法律風險。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。