皮具公司采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證公司生產經營所需物資的及時供應和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有皮具產品生產所需原材料、輔助材料、設備、辦公用品及其他物資的采購管理活動。（三）基本原則1.按需采購原則根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購數量和時間，避免盲目采購和庫存積壓。2.質量優(yōu)先原則在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司質量標準和使用要求。3.價格合理原則通過市場調研、招標、詢價等方式，選擇性價比高的供應商和采購價格，降低采購成本。4.陽光采購原則采購過程應公開透明，接受公司內部監(jiān)督，防止腐敗行為發(fā)生。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責公司采購工作的組織和實施制定采購計劃，選擇供應商，組織采購談判、簽訂采購合同、跟蹤采購進度、驗收采購物資等。2.市場調研與供應商管理定期收集市場信息，分析物資價格走勢，建立和維護供應商檔案，評估供應商的綜合實力，開發(fā)新的供應商資源。3.采購成本控制通過與供應商協(xié)商、優(yōu)化采購批量、降低采購費用等措施，控制采購成本，提高采購效益。（二）需求部門1.提出采購需求根據本部門生產經營計劃和實際工作需要，提前向采購部門提交準確、詳細的采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、質量要求、交貨時間等。2.參與采購過程協(xié)助采購部門進行供應商選擇、采購談判、驗收等工作，提供技術支持和質量標準，對采購物資的適用性負責。（三）財務部門1.資金預算與支付根據公司預算安排，審核采購資金預算，確保采購資金的合理使用。按照采購合同約定，及時辦理采購款項的支付手續(xù)。2.財務監(jiān)督對采購活動進行財務監(jiān)督，審核采購合同條款，檢查采購成本的合理性，防止不合理支出。（四）質量部門1.制定質量標準負責制定采購物資的質量標準和驗收規(guī)范，為采購和驗收工作提供依據。2.質量檢驗與監(jiān)督對采購物資進行檢驗和驗收，確保物資質量符合公司要求。對不合格物資提出處理意見，跟蹤整改情況。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表需求部門根據生產經營計劃和實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、質量要求、交貨時間、用途等信息，并由部門負責人簽字審核。2.提交采購申請將審核后的《采購申請表》提交至采購部門。對于緊急采購需求，需求部門應提前與采購部門溝通協(xié)調，確保采購工作及時安排。（二）采購審批1.采購部門初審采購部門收到采購申請后，對申請內容的完整性、合理性進行初審。審核采購物資是否確屬公司生產經營所需，申請數量是否合理，交貨時間是否符合生產計劃要求等。2.相關部門會審根據采購物資的金額和性質，組織相關部門進行會審。對于金額較大或重要物資的采購，需由采購部門、財務部門、質量部門、需求部門等共同參與會審。會審主要對采購物資的必要性、技術可行性、質量可靠性、價格合理性、資金預算等進行審核，并形成會審意見。3.領導審批根據會審意見，報公司領導審批。審批通過后，采購申請方可進入采購實施階段。對于金額特別重大的采購項目，需經公司董事會或總經理辦公會審議批準。（三）采購實施1.選擇供應商采購部門根據采購申請內容，通過多種渠道選擇供應商。可以從公司現有供應商檔案中篩選，也可通過網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等方式尋找新的供應商。對潛在供應商進行調查評估，了解其生產能力、產品質量、價格水平、售后服務、信譽狀況等方面情況。按照公司供應商評估標準，對供應商進行打分評級，選擇綜合實力較強的供應商作為候選對象。2.采購談判與合同簽訂與選定的供應商進行采購談判，就采購物資的價格、質量、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款進行協(xié)商。談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，明確采購需求，爭取有利的采購條件。談判達成一致后，簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款清晰、準確、完整，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。采購合同簽訂前，需經公司法律顧問審核，并報財務部門備案。3.采購訂單下達采購部門根據采購合同內容，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應注明采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點、驗收標準等要求，確保供應商準確理解采購需求。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，定期與供應商溝通，了解生產進度和交貨準備情況，督促供應商按時、按質、按量交貨。（四）物資驗收1.通知驗收采購物資到貨前，采購部門應提前通知質量部門、需求部門做好驗收準備工作。質量部門根據采購合同和質量標準制定驗收方案，明確驗收項目、驗收方法和驗收人員職責。2.驗收實施物資到貨后，由質量部門組織需求部門等相關人員按照驗收方案進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規(guī)格、型號、外觀質量、性能指標等方面。對驗收合格的物資，驗收人員應出具《驗收報告》，并在物資上加蓋“驗收合格”標識。對驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通協(xié)商處理，按照合同約定要求供應商換貨、補貨或退貨，并做好相關記錄。（五）采購付款1.發(fā)票審核物資驗收合格后，采購部門應及時收集供應商開具的發(fā)票，并提交財務部門進行審核。財務部門審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，檢查發(fā)票內容與采購合同、采購訂單是否一致。2.付款申請采購部門根據合同約定和驗收情況，填寫《付款申請單》，注明采購物資名稱、數量、金額、付款方式、供應商名稱等信息，經部門負責人簽字審核后，提交財務部門。3.付款審批財務部門收到付款申請單后，對付款金額、付款時間、付款方式等進行審核，并按照公司資金審批流程報相關領導審批。審批通過后，財務部門辦理付款手續(xù)。四、采購風險管理（一）供應商風險1.供應商選擇不當風險如選擇的供應商生產能力不足、產品質量不穩(wěn)定、信譽不佳等，可能導致采購物資無法按時供應、質量不符合要求或出現售后服務問題，影響公司生產經營。應對措施：加強供應商調查評估，建立嚴格的供應商選擇標準和流程，選擇綜合實力強、口碑好的供應商，并定期對供應商進行考核評價。2.供應商違約風險供應商可能因各種原因違反采購合同約定，如延遲交貨、提供不合格產品、擅自變更合同條款等，給公司帶來損失。應對措施：在采購合同中明確違約責任條款，加強合同執(zhí)行監(jiān)督，對供應商違約行為及時采取措施，如追究違約責任、終止合同、更換供應商等。（二）價格風險1.市場價格波動風險采購物資的市場價格受供求關系、原材料價格、政策法規(guī)等因素影響，可能出現大幅波動，導致采購成本增加。應對措施：加強市場價格監(jiān)測與分析，建立價格預警機制，合理安排采購時機和采購批量，采用套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定采購價格，降低價格波動風險。2.價格談判失敗風險在采購談判過程中，若不能有效把握市場行情和供應商心理，可能導致談判失敗，無法獲得合理的采購價格。應對措施：提高采購人員的談判技巧和業(yè)務能力，加強談判前的準備工作，充分了解市場價格信息和供應商成本結構，制定合理的談判策略，爭取有利的采購價格。（三）質量風險1.采購物資質量不合格風險供應商提供的物資質量不符合公司要求，可能影響產品質量，導致客戶投訴、退貨等問題，損害公司聲譽和利益。應對措施：嚴格質量標準和驗收程序，加強對采購物資的質量檢驗和監(jiān)督，定期對供應商進行質量審核，要求供應商提供質量保證承諾和質量檢驗報告，對不合格物資堅決不予驗收，并及時處理。2.質量標準變更風險公司生產工藝或產品質量標準發(fā)生變更，而采購物資的質量標準未能及時調整，可能導致采購物資與公司實際需求不匹配。應對措施：及時關注公司生產工藝和質量標準的變化情況，與供應商溝通協(xié)調，適時調整采購物資的質量標準，確保采購物資符合公司最新要求。（四）合同風險1.合同條款不完善風險采購合同條款不明確、不完整或存在漏洞，可能導致雙方在履行合同過程中產生糾紛，給公司帶來法律風險和經濟損失。應對措施：加強合同管理，制定規(guī)范的采購合同模板，仔細審查合同條款，確保合同條款清晰、準確、完整，避免出現歧義或漏洞。重大合同應組織法務人員進行審核把關。2.合同執(zhí)行風險合同簽訂后，若雙方未能嚴格按照合同約定履行各自義務，可能導致合同無法順利執(zhí)行，影響公司生產經營。應對措施：建立合同執(zhí)行跟蹤機制，定期檢查合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現和解決合同執(zhí)行過程中出現的問題。加強與供應商的溝通協(xié)調，確保雙方嚴格履行合同義務。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本包括采購物資的實際采購價格、采購費用、運輸費用等，評估采購成本是否控制在預算范圍內，較上期采購成本是否有所降低。2.采購質量以驗收合格的物資數量占采購物資總數量的比例作為衡量指標，評估采購物資的質量是否符合公司要求。3.采購效率通過采購周期（從采購申請到物資到貨的時間間隔）、訂單處理及時率、交貨準時率等指標，評估采購部門的工作效率和供應商的交貨及時性。4.供應商管理包括供應商開發(fā)數量、供應商淘汰率、供應商滿意度等指標，評估采購部門在供應商管理方面的工作成效。（二）評估方法1.定期評估每月或每季度對采購績效進行一次定期評估，采購部門根據各項評估指標完成情況，填寫《采購績效評估表》，提交給公司管理層。2.數據分析收集采購相關數據，如采購訂單數據、發(fā)票數據、驗收報告數據等，通過數據分析工具對采購成本、采購質量、采購效率等指標進行量化分析，為績效評估提供數據支持。3.綜合評價結合定期評估結果和數據分析情況，對采購部門的工作績效進行綜合評價。評價結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，作為采購部門和采購人員績效考核的重要依據。（三）績效反饋與改進1.績效反饋將采購績效評估結果及時反饋給采購部門和相關人員，肯定成績，指出存在的問題和不足，為績效改進提供方向。2.制定改進措施采購部門針對績效評估中發(fā)現的問題，分析原因，制定具體