科技公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司資料的完整性、準確性、安全性和保密性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工在工作過程中所涉及的各類資料的管理。（三）基本原則1.集中統一原則公司資料實行集中統一管理，由專門的資料管理部門負責資料的收集、整理、存儲、保管和提供利用。2.分類管理原則根據資料的性質、來源、用途等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保公司資料不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則在確保安全保密的前提下，充分考慮資料利用的便利性，提高工作效率。二、資料管理職責（一）資料管理部門職責1.制定和完善公司資料管理制度，并組織實施。2.負責公司各類資料的收集、整理、分類、編目、存儲和保管。3.建立資料檢索系統，方便資料的查詢和利用。4.定期對公司資料進行清查、盤點，確保資料的完整性和準確性。5.負責公司資料的安全保密工作，制定保密措施，防止資料泄露。6.對各部門資料管理工作進行指導和監督，定期檢查資料管理情況。（二）各部門職責1.負責本部門資料的收集、整理、分類和保管，并定期向資料管理部門移交。2.按照公司資料管理制度的要求，規范本部門資料的管理流程，確保資料的質量。3.配合資料管理部門做好公司資料的清查、盤點等工作。4.在工作中需要查閱、借閱公司資料時，按照規定辦理相關手續。（三）員工職責1.嚴格遵守公司資料管理制度，愛護公司資料。2.及時將工作中產生的資料按照要求整理、歸檔，確保資料的準確性和完整性。3.在工作中需要查閱、借閱公司資料時，按照規定辦理相關手續，并妥善保管，按時歸還。4.發現公司資料存在問題或安全隱患時，及時向部門負責人或資料管理部門報告。三、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示等。2.人事檔案類：包括員工個人檔案、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。3.財務資料類：包括財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。4.業務資料類：包括市場調研報告、項目策劃書、技術文檔、業務合同等。5.客戶資料類：包括客戶信息、客戶需求記錄、客戶反饋等。6.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料。（二）資料編號1.資料編號采用分類代碼+順序號的方式。2.分類代碼按照資料分類設置，具體如下：行政文件類：XZ人事檔案類：RS財務資料類：CW業務資料類：YW客戶資料類：KH其他資料類：QT3.順序號為四位數字，從0001開始依次編號。4.例如，一份行政文件的編號為XZ0001，一份人事檔案的編號為RS0002。四、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應指定專人負責本部門資料的收集工作，確保資料的及時、完整。2.資料收集范圍包括但不限于以下內容：上級部門下發的文件、通知等。本部門工作中產生的各類文件、報表、記錄等。與外部單位往來的文件、信函、合同等。員工個人提交的工作報告、總結、建議等。3.資料收集人員應及時將收集到的資料進行初步整理，剔除重復、無效的資料，并按照資料分類進行存放。（二）資料整理1.資料管理部門負責對各部門移交的資料進行進一步整理。2.整理內容包括：對資料進行分類、編號、編目，填寫資料目錄清單，確保資料的準確性和規范性。3.對紙質資料，應進行裝訂、編頁，確保資料的整齊、牢固；對電子資料，應進行分類存儲，建立相應的文件夾結構，并命名規范，便于查找。五、資料存儲與保管（一）存儲方式1.公司資料采用紙質存儲和電子存儲相結合的方式。2.紙質資料應存放在專門的檔案柜中，按照資料分類進行排列，便于查找。3.電子資料應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照資料分類建立文件夾，進行分類存儲。（二）保管要求1.資料管理部門應定期對公司資料進行清查、盤點，確保資料的完整性和準確性。2.對紙質資料，應注意防潮、防蟲、防火、防盜，定期進行檢查和維護。3.對電子資料，應定期進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放。4.資料存儲場所應保持清潔、干燥、通風良好，嚴禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。5.嚴格限制非資料管理人員進入資料存儲場所，確因工作需要進入的，應經資料管理部門負責人批準，并進行登記。六、資料查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱公司資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等，經部門負責人批準后，到資料管理部門查閱。2.資料管理部門應按照申請內容提供相應的資料，并在查閱現場進行監督，確保資料不被損壞、涂改或丟失。3.查閱人員不得擅自將查閱的資料帶出資料存儲場所，如需復印或摘錄，應經資料管理部門負責人批準。（二）借閱1.公司員工因工作需要借閱公司資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等，經部門負責人和資料管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應在借閱期限屆滿前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、標記、污損，不得擅自復印或摘錄。4.借閱人員應按時歸還借閱的資料，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前向資料管理部門說明情況，并辦理延期手續。5.資料管理部門應定期對借閱的資料進行催還，對逾期未還的，應及時通知借閱人員歸還，并按照規定進行處理。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要信息的資料。2.公司尚未公開的發展戰略、規劃、計劃等資料。3.客戶信息、合作伙伴信息等資料。4.其他需要保密的資料。（二）保密措施1.對保密資料應進行標識，注明“保密”字樣。2.資料管理部門應與接觸保密資料的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.對保密資料的查閱、借閱應嚴格按照規定的審批程序進行，確保資料不被泄露。4.存儲保密資料的場所應采取必要的安全保密措施，如安裝監控設備、門禁系統等。5.對涉及保密資料的計算機、存儲設備等應設置密碼保護，并定期更換密碼。6.嚴禁在互聯網上傳輸或存儲公司保密資料。（三）保密監督與檢查1.公司定期對資料保密工作進行監督檢查，發現問題及時整改。2.對違反資料保密制度的行為，將按照公司相關規定進行處理；情節嚴重的，將依法追究法律責任。八、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的資料。2.因公司業務調整、變更等原因不再需要的資料。3.其他需要銷毀的資料。（二）銷毀程序1.資料管理部門應定期對公司資料進行清理，確定需要銷毀的資料清單，并填寫《資料銷毀申請表》。2.《資料銷毀申請表》應經部門負責人和資料管理部門負責人審核批準后，方可進行銷毀。3.資料銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢