船舶設備資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司船舶設備資料的管理，確保設備資料的完整性、準確性和可追溯性，保障船舶設備的正常運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有船舶設備資料的管理，包括設備的采購合同、技術文件、操作手冊、維護記錄、維修檔案等。（三）管理原則1.集中管理原則：公司設立專門的船舶設備資料管理部門，負責統一收集、整理、歸檔和保管船舶設備資料。2.分類管理原則：根據設備的類型、用途、重要性等因素，對船舶設備資料進行分類管理，便于查找和使用。3.動態管理原則：隨著船舶設備的更新、改造和維修，及時更新和完善設備資料，確保資料的時效性和準確性。4.安全保密原則：加強對船舶設備資料的安全保密管理，防止資料泄露和丟失，確保公司的商業機密和技術秘密得到保護。二、管理職責（一）船舶設備資料管理部門職責1.制定和完善船舶設備資料管理制度，并組織實施。2.負責船舶設備資料的收集、整理、歸檔和保管工作。3.建立船舶設備資料數據庫，實現資料的電子化管理，方便查詢和使用。4.定期對船舶設備資料進行清查和盤點，確保資料的完整性和準確性。5.負責船舶設備資料的借閱、歸還和銷毀管理工作。6.協助其他部門查閱和使用船舶設備資料，提供必要的技術支持和服務。（二）各部門職責1.負責本部門所使用船舶設備資料的收集、整理和移交工作，并確保資料的真實性和完整性。2.在船舶設備的采購、安裝、調試、維修、改造等過程中，及時向船舶設備資料管理部門提供相關的技術文件和資料。3.按照船舶設備資料管理制度的要求，正確使用和保管本部門所使用的船舶設備資料，不得擅自修改、復制、轉借或銷毀。4.根據工作需要，向船舶設備資料管理部門申請借閱船舶設備資料，并在規定的時間內歸還。三、資料收集與整理（一）資料收集范圍1.船舶設備的采購合同、技術協議、招投標文件等。2.設備的產品說明書、操作手冊、維護手冊、安裝圖紙、電路圖、結構圖等技術文件。3.設備的驗收報告、調試記錄、試運行報告等。4.設備的維修記錄、保養記錄、故障報告、維修方案、更換零部件清單等。5.設備的改造方案、改造記錄、改造驗收報告等。6.與船舶設備相關的其他資料，如技術交流文件、會議紀要、培訓資料等。（二）資料收集要求1.各部門在船舶設備的采購、安裝、調試、維修、改造等過程中，應及時收集相關的資料，并確保資料的真實性、準確性和完整性。2.資料收集應遵循“誰使用、誰收集”的原則，使用部門負責本部門所使用船舶設備資料的收集工作。3.對于重要設備的資料，應進行原件收集；對于一般性設備的資料，可收集復印件，但復印件應加蓋提供單位的公章，并注明原件存放處。4.資料收集過程中，如發現資料不完整或不符合要求，應及時與相關部門或單位聯系，要求其補充或完善。（三）資料整理要求1.船舶設備資料管理部門應及時對收集到的資料進行整理，按照分類管理原則，將資料進行分類、編號、裝訂和歸檔。2.資料整理應遵循便于查找、便于使用的原則，確保資料的系統性和邏輯性。3.對于同類設備的資料，應按照設備的型號、規格、批次等進行分類整理，并建立相應的檔案目錄。4.資料整理過程中，應剔除重復、無用的資料，確保資料的精煉和準確。四、資料歸檔與保管（一）資料歸檔1.船舶設備資料管理部門應定期將整理好的資料進行歸檔，建立紙質檔案和電子檔案。2.紙質檔案應按照檔案管理的要求，進行分類存放，并建立檔案目錄和索引，便于查找和借閱。3.電子檔案應按照統一的格式和命名規則進行存儲，建立電子檔案數據庫，并進行備份，確保數據的安全性和可靠性。（二）資料保管1.船舶設備資料管理部門應設立專門的資料保管場所，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火柜、防潮柜、防蟲柜等，確保資料的安全保管。2.資料保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。3.對于重要的船舶設備資料，應實行專人保管，并建立嚴格的借閱制度，防止資料丟失和損壞。4.船舶設備資料管理部門應定期對資料進行清查和盤點，確保資料的數量和質量與檔案目錄一致。如發現資料丟失、損壞或變質等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。五、資料借閱與使用（一）借閱申請1.公司內部人員因工作需要借閱船舶設備資料時，應填寫《船舶設備資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交給船舶設備資料管理部門。2.外部單位或個人因工作需要借閱船舶設備資料時，應填寫《船舶設備資料借閱申請表》，并提供相關的證明材料，經公司主管領導簽字同意后，提交給船舶設備資料管理部門。（二）借閱審批1.船舶設備資料管理部門收到借閱申請表后，應進行認真審核，核實借閱人的身份和借閱用途，并根據資料的重要性和保密性等因素，決定是否批準借閱。2.對于重要的船舶設備資料，應經船舶設備資料管理部門負責人簽字同意后，方可借閱；對于涉及公司商業機密和技術秘密的資料，應經公司主管領導簽字同意后，方可借閱。（三）借閱期限1.船舶設備資料的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向船舶設備資料管理部門提出申請，并經批準后方可延長。2.借閱人應在規定的借閱期限內歸還所借資料，如因特殊原因不能按時歸還，應提前向船舶設備資料管理部門說明情況，并辦理延期手續。（四）借閱歸還1.借閱人歸還所借資料時，應認真檢查資料的完整性和準確性，如發現資料有損壞、丟失等情況，應及時向船舶設備資料管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。2.船舶設備資料管理部門在收到歸還的資料后，應進行認真核對，如發現資料與借閱申請表不一致或有損壞、丟失等情況，應及時與借閱人聯系，要求其說明情況，并采取相應的措施進行處理。（五）資料使用1.借閱人應按照借閱申請表中注明的借閱用途使用所借資料，不得擅自轉借、復制、泄露或用于其他非工作目的。2.在使用船舶設備資料過程中，如發現資料存在錯誤或疑問，應及時與船舶設備資料管理部門聯系，不得擅自修改或處理。3.對于涉及公司商業機密和技術秘密的資料，借閱人應嚴格遵守公司的保密制度，不得向任何無關人員泄露。六、資料更新與維護（一）資料更新1.隨著船舶設備的更新、改造和維修，船舶設備資料管理部門應及時更新和完善相關的設備資料，確保資料的時效性和準確性。2.設備更新、改造和維修完成后，使用部門應及時向船舶設備資料管理部門提供相關的技術文件和資料，如設備的更新說明、改造方案、維修記錄等。3.船舶設備資料管理部門應根據收到的資料，對原有的設備資料進行修改、補充和完善，并重新進行歸檔和保管。（二）資料維護1.船舶設備資料管理部門應定期對紙質檔案和電子檔案進行維護，檢查檔案的完整性、準確性和可讀性，如發現檔案有損壞、變質等情況，應及時進行修復或更換。2.對于電子檔案，應定期進行備份，并檢查備份數據的完整性和可用性，確保數據的安全性和可靠性。3.船舶設備資料管理部門應建立資料維護記錄，記錄資料維護的時間、內容、維護人員等信息，以便于追溯和查詢。七、資料銷毀（一）銷毀申請1.對于已失去保存價值的船舶設備資料，船舶設備資料管理部門應定期進行清理，并填寫《船舶設備資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.銷毀申請應經船舶設備資料管理部門負責人簽字同意后，提交給公司主管領導審批。（二）銷毀審批1.公司主管領導收到銷毀申請表后，應進行認真審核，核實銷毀資料的真實性和必要性，并根據公司的相關規定，決定是否批準銷毀。2.對于涉及公司商業機密和技術秘密的資料，應經公司保密委員會審核同意后，方可批準銷毀。（三）銷毀實施1.經批準銷毀的船舶設備資料，應由船舶設備資料管理部門指定專人負責銷毀，并填寫《船舶設備資料銷毀清單》，記錄銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息。2.銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子刪除等方式，確保資料無法恢復和再利用。3.銷毀過程中，應有專人監督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。（四）銷毀記錄1.船舶設備資料管理部門應建立資料銷毀記錄，記錄資料銷毀的時間、內容、銷毀人員、監督人員等信息，以便于追溯和查詢。2.資料銷毀記錄應保存[X]年以上，以備查閱。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司應定期對船舶設備資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、使用、更新、維護、銷毀等環節。2.監督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行，檢查結果應形成書面報告，并及時反饋給相關部門和人員。（二）考核評價1.公司應建立船舶設備資料管理工作考核評價機制，對各部門和人員的資料管理工作進行考核評價。2.考核評價指標可包括資料的完整性、準確性、及時性、規范性、安全性等方面，考核評價結果應與部門和人員的績效掛鉤。（三）獎懲措