上海保密柜管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密柜的管理，確保公司機密文件、資料和物品的安全存儲，防止信息泄露，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有使用保密柜的部門和人員。（三）基本原則1.安全保密原則：保密柜的設置和使用應確保存儲物品的安全與保密，防止未經授權的訪問、使用、篡改和泄露。2.專人專用原則：每個保密柜應指定專人負責管理和使用，責任人對保密柜內物品的安全和完整性負責。3.規范操作原則：嚴格按照本制度規定的程序和方法使用保密柜，確保操作的規范性和準確性。二、保密柜的配置與管理（一）配置標準根據各部門的工作需要，由行政部門統一配置適當數量和規格的保密柜。保密柜應具備良好的防盜、防火、防潮、防蟲等功能。（二）編號與標識1.行政部門對每臺保密柜進行統一編號，并在保密柜顯著位置粘貼編號標識。2.編號應遵循唯一性和系統性原則，便于管理和查詢。（三）放置位置保密柜應放置在安全、干燥、通風良好且便于管理的區域，避免放置在易受損壞或干擾的地方。（四）鑰匙與密碼管理1.保密柜配備兩把鑰匙，一把由責任人保管，另一把由行政部門統一封存保管，以備緊急情況使用。2.對于采用密碼鎖的保密柜，責任人應妥善保管密碼，不得將密碼告知他人。密碼應定期更換，以確保安全性。三、使用人員管理（一）責任人確定各部門負責人應根據工作需要，指定專人作為保密柜的責任人，并將責任人名單報行政部門備案。（二）責任人職責1.負責保密柜的日常管理和使用，確保保密柜的正常運行。2.嚴格遵守保密制度，對保密柜內的文件、資料和物品進行妥善保管，防止泄露。3.定期檢查保密柜的安全狀況，發現問題及時報告并采取相應措施。4.配合行政部門和其他相關部門的檢查和審計工作，提供必要的信息和資料。（三）人員變動管理1.當保密柜責任人因工作調動、離職等原因發生變動時，原責任人應及時將保密柜的鑰匙、密碼等相關信息交接給新責任人，并報行政部門備案。2.交接過程應進行詳細記錄，雙方簽字確認，以確保交接的完整性和準確性。四、文件資料存儲管理（一）存儲范圍保密柜主要用于存儲公司的機密文件、合同、協議、技術資料、客戶信息、財務數據等需要保密的物品。（二）分類存放1.責任人應將保密柜內的文件、資料和物品按照類別、重要程度等進行分類存放，并建立清晰的目錄索引，便于查找和管理。2.不同類別的文件應分開存放，避免混淆。對于重要且緊急的文件，應放置在易于取用的位置。（三）標識與登記1.每份文件、資料和物品應在顯著位置粘貼標識，注明名稱、日期、密級等信息。2.同時，責任人應建立保密柜使用登記臺賬，詳細記錄文件、資料和物品的存入、取出時間、名稱、數量、經手人等信息。五、保密柜的開啟與關閉（一）開啟程序1.責任人使用自己保管的鑰匙或輸入密碼開啟保密柜。2.開啟保密柜前，應檢查周圍環境是否安全，確保無人窺視。（二）關閉程序1.使用完畢后，責任人應及時將保密柜內的物品整理歸位。2.關閉保密柜時，應確保柜門關閉嚴密，并檢查鑰匙、密碼等是否妥善保管。六、訪問權限管理（一）授權訪問1.只有經過授權的人員才能訪問保密柜。未經授權的人員不得擅自開啟保密柜。2.如需訪問保密柜內的文件、資料和物品，應提前向責任人提出申請，經相關領導批準后，由責任人陪同方可進行訪問。（二）審批流程1.訪問申請應填寫《保密柜訪問申請表》，注明訪問目的、訪問時間、訪問內容等信息。2.申請表經申請人所在部門負責人審核后，報公司分管領導批準。批準后的申請表交保密柜責任人留存。（三）陪同訪問1.在授權人員訪問保密柜時，責任人應全程陪同，并確保訪問過程的安全和合規。2.陪同人員應監督訪問人員的操作，防止其擅自復制、篡改或泄露保密柜內的信息。七、保密柜的維護與保養（一）定期檢查1.責任人應每周對保密柜進行一次外觀檢查，查看柜門、鎖具、密封膠條等是否完好，發現問題及時報告行政部門。2.行政部門應每月對保密柜進行一次全面檢查，包括安全性能、存儲環境等方面的檢查，確保保密柜的正常運行。（二）清潔與保養1.定期對保密柜進行清潔，保持柜體表面的干凈整潔。2.根據保密柜的使用情況，適時對鎖具、鉸鏈等部件進行潤滑和保養，確保其靈活好用。（三）故障維修1.當保密柜出現故障時，責任人應及時報告行政部門。行政部門應聯系專業維修人員進行維修，并記錄維修情況。2.維修期間，應對保密柜內的文件、資料和物品進行妥善轉移和保管，確保其安全。八、保密監督與檢查（一）內部監督1.公司內部設立保密監督小組，定期對保密柜的使用和管理情況進行監督檢查。2.保密監督小組有權查閱保密柜使用登記臺賬、文件資料存儲情況等相關記錄，對發現的問題及時提出整改意見。（二）定期檢查1.行政部門應每季度組織一次對保密柜管理制度執行情況的全面檢查，檢查內容包括保密柜的配置、使用、維護、人員管理等方面。2.檢查結束后，行政部門應形成檢查報告，對發現的問題進行總結分析，并提出改進措施和建議。（三）違規處理1.對于違反本制度規定使用保密柜的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違反保密制度導致公司機密信息泄露，給公司造成損失的，責任人應承擔相應的法律責任。九、應急處置（一）應急預案制定公司應制定保密柜應急處置預案，明確在發生火災、水災、盜竊等緊急情況下的應對措施和流程。（二）應急演練定期組織保密柜應急演練，提高相關人員的應急處置能力和協同配合能力。（三）緊急情況處理1.當發生緊急情況時，保密柜責任人應立即采取措施保護保密柜內的文件、資料和物品，并及時報告公司領導和相關部門。2.根據應急預案的要求，組織人員進行搶險救援、信息保護等工作，最大限度地減少損失。十、培訓與教育（一）新員工培訓1.新員工入職時，應接受保密柜管理制度的培訓，了解保密柜的重要性、使用方法和管理要求。2.培訓內容應包括保密制度、保密柜操作流程、信息安全意識等方面。（二）定期培訓公司應定期組織保密柜使用人員進行培訓，不