船舶提供物料管理制度總則目的本制度旨在規范公司船舶物料的提供管理，確保船舶物料的及時供應、合理使用和有效控制，保障船舶航行安全和正常運營，提高公司經濟效益。適用范圍本制度適用于公司所有船舶及相關部門涉及物料提供的活動。基本原則1.確保安全原則：所提供的物料必須符合船舶航行安全和設備正常運行的要求，不得因物料問題影響船舶安全。2.按需供應原則：根據船舶航行計劃、設備狀況和實際需求，準確合理地提供物料，避免浪費和積壓。3.質量保證原則：嚴格把控物料質量，采購的物料應符合相關標準和規范，確保滿足船舶使用要求。4.成本控制原則：在保證物料質量和供應的前提下，優化采購渠道，降低采購成本，提高資金使用效率。職責分工船舶部門1.負責根據船舶航行計劃、設備維護需求等，提前向物資供應部門提交物料需求清單。2.對到船物料進行驗收，檢查物料的數量、質量、規格等是否符合要求，并及時反饋驗收情況。3.負責船舶物料的存儲、保管和使用，按照規定的程序和方法進行物料發放和消耗記錄。物資供應部門1.依據船舶部門提交的物料需求清單，結合庫存情況，制定物料采購計劃。2.負責物料的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保物料按時、按質、按量供應。3.建立物料采購檔案，記錄采購過程中的相關信息，包括供應商資料、采購訂單、發票等。4.定期與船舶部門溝通，了解物料使用情況和需求變化，及時調整采購計劃。財務部門1.負責審核物料采購預算，安排采購資金，確保資金的合理使用。2.對物料采購費用進行核算和報銷，監督采購資金的流向。3.參與物料采購合同的審核，確保合同條款符合財務規定。質量控制部門1.負責對采購物料的質量進行檢驗和監督，確保物料質量符合相關標準和要求。2.對不合格物料進行判定和處理，跟蹤整改情況，防止不合格物料進入船舶使用。物料需求計劃需求預測1.船舶部門應根據船舶航行任務安排、設備維護保養計劃等，提前對物料需求進行預測。預測周期應涵蓋近期和遠期航行計劃，一般以月度為單位。2.在預測過程中，應充分考慮船舶設備的運行狀況、以往物料消耗數據、可能出現的特殊情況等因素，確保需求預測的準確性。需求清單編制1.船舶部門根據需求預測結果，編制詳細的物料需求清單。需求清單應包括物料名稱、規格型號、數量、預計需求時間等信息。2.對于常用物料，應按照規定的標準用量進行填寫；對于特殊規格或定制的物料，應提供詳細的技術要求和圖紙。3.需求清單編制完成后，需經船舶部門負責人審核簽字，確保需求信息的準確無誤。需求提交1.船舶部門應在規定的時間內將審核后的物料需求清單提交給物資供應部門。提交時間應根據采購周期和船舶航行計劃合理安排，一般提前[X]天提交月度需求清單。2.如遇緊急需求情況，船舶部門應及時以書面或電子形式向物資供應部門說明需求原因、預計需求時間等，并盡快補辦相關手續。物料采購供應商選擇與管理1.物資供應部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期等進行綜合評估。2.選擇供應商時，應優先考慮具有良好口碑、生產能力強、產品質量可靠、價格合理的供應商。對于重要物料的供應商，應進行實地考察。3.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。4.定期對供應商進行評價和考核，根據考核結果決定是否繼續合作或調整合作策略。對于表現不佳的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。采購計劃制定1.物資供應部門根據船舶部門提交的物料需求清單，結合庫存情況，制定物料采購計劃。采購計劃應包括采購物料的名稱、規格型號、數量、預計采購時間、供應商等信息。2.在制定采購計劃時，應充分考慮物料的采購周期、市場供應情況、價格波動等因素，合理安排采購時間和數量，避免因采購不及時或過量采購導致的問題。3.采購計劃需經物資供應部門負責人審核簽字，并報公司分管領導審批后實施。采購實施1.物資供應部門按照采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應明確物料的各項要求，確保供應商準確理解采購需求。2.跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，解決采購過程中出現的問題，如交貨延遲、質量問題等。3.對于緊急采購的物料，應按照特事特辦的原則，盡快完成采購任務，但需補辦相關審批手續。物料驗收驗收準備1.船舶部門在物料到船前，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.驗收人員應熟悉物料的驗收標準和方法，了解采購合同的相關要求。驗收程序1.物料到船后，驗收人員應首先核對物料的數量、規格型號、包裝等是否與采購訂單一致。2.按照相關質量標準和檢驗方法，對物料的質量進行檢驗。檢驗內容可包括外觀、尺寸、性能、材質等方面。3.對于重要物料或有特殊要求的物料，可邀請質量控制部門或專業技術人員參與驗收。4.驗收合格的物料，驗收人員應在驗收記錄上簽字確認，并辦理入庫手續；驗收不合格的物料，應及時與供應商聯系，協商處理辦法。驗收記錄1.驗收人員應詳細記錄物料的驗收情況，包括驗收時間、物料名稱、規格型號、數量、供應商、驗收結果等信息。2.驗收記錄應妥善保存，作為物料質量追溯和采購績效評估的依據。物料存儲與保管存儲設施管理1.公司應配備合適的船舶物料存儲設施，確保物料存儲環境符合要求。存儲設施應具備防潮、防火、防盜、防蟲等功能。2.定期對存儲設施進行檢查和維護，確保其正常運行。對于損壞的存儲設施，應及時進行維修或更換。物料分類存放1.按照物料的類別、性質、用途等進行分類存放，便于管理和查找。例如，可將物料分為燃油、潤滑油、備品備件、工具等類別。2.對于易燃易爆、有毒有害等危險物料，應設置專門的存儲區域，并采取相應的安全防護措施。庫存盤點1.定期對船舶物料進行庫存盤點，盤點周期一般為[X]個月。盤點可采用實地盤點或賬實核對的方式進行。2.盤點人員應認真核對物料的數量、規格型號、存放位置等信息，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的物料，應查明原因，及時進行處理。3.根據庫存盤點結果，編制庫存盤點報告，分析庫存狀況，為物料采購和管理提供參考依據。物料發放與使用發放流程1.船舶部門根據實際需求，填寫物料發放申請單，注明物料名稱、規格型號、數量、用途等信息。2.物料發放申請單經船舶部門負責人審核簽字后，提交給物資供應部門。3.物資供應部門根據庫存情況和發放申請單，進行物料發放審批。審批通過后，通知倉庫管理人員發放物料。4.倉庫管理人員按照發放審批單的要求，發放物料，并做好發放記錄。發放記錄應包括發放時間、物料名稱、規格型號、數量、領取人等信息。使用規范1.船舶部門應按照規定的程序和方法使用物料，確保物料的正確使用和合理消耗。2.對于貴重物料或關鍵設備的備件，應嚴格控制使用，避免浪費和濫用。3.在物料使用過程中，如發現質量問題或其他異常情況，應及時停止使用，并報告相關部門進行處理。成本控制與核算成本預算1.財務部門應根據船舶物料需求計劃和市場價格情況，編制物料采購成本預算。成本預算應包括各項物料的預計采購金額、運輸費用、倉儲費用等。2.物料采購成本預算需經公司管理層審核批準后實施，作為成本控制的依據。成本核算1.財務部門對物料采購成本進行核算，包括采購價格、運輸費用、關稅、增值稅等各項費用。2.定期對物料成本進行分析，對比實際成本與預算成本的差異，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。3.根據成本分析結果，提出成本控制措施和建議，為公司決策提供參考依據。成本控制措施1.通過優化采購渠道、集中采購、談判議價等方式，降低物料采購價格。2.合理控制庫存水平，減少庫存積壓和浪費，降低庫存成本。3.加強物料使用管理，提高物料利用率，避免不必要的損耗。監督與考核監督檢查1.公司定期對船舶物料提供管理工作進行監督檢查，檢查內容包括物料需求計劃的準確性、采購合同的執行情況、物料驗收的規范性、庫存管理的有效性、物料發放與使用的合理性等方面。2.監督檢查可采用內部審計、專項檢查、日常巡查等方式進行。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。考核評價1.建立船舶物料提供管理工作考核評價機制，對相關部門和人員的工作績效進行考核評價。考核指標可包括物料供應及時性、物料質量合格率、成本控制情況、庫存管理水平等方面。2.根據考核評價結果，對表現優秀的部門和人員進行表彰和獎勵；對工作不力、出現問題的部門和人員進行批評教育、績效扣分或其他相應的處罰。信息管理建立物料管理信息系統1.公司應建立船舶物料管理信息系統，實現物料需求計劃、采購、驗收、存儲、發放、使用等環節的信息化管理。2.物料管理信息系統應具備物料信息錄入、查詢、統計分析、報表生成等功能，提高管理工作的效率和準確性。信息共享與溝通1.船舶部門、物資供應部門、財務部門、質量控制部門等相關部門應通過物料管理信息系統實現信息共享，及時了解