社區崗位文件管理制度一、總則（一）目的為加強社區崗位文件管理，確保文件的規范性、完整性和有效性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區各崗位所涉及的各類文件，包括但不限于政策法規文件、工作規劃與計劃、通知公告、會議紀要、工作記錄、報告總結等。（三）管理原則1.統一管理原則：社區文件管理工作由指定的部門或專人統一負責，確保文件管理的規范性和一致性。2.分類歸檔原則：按照文件的性質、來源、時間等因素進行分類，便于文件的查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規，確保文件的安全和保密，防止文件泄露。4.及時更新原則：根據工作需要和實際情況，及時對文件進行更新和修訂，確保文件的時效性。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.政策法規類：包括國家、地方政府及相關部門頒發的與社區工作相關的政策法規文件。2.工作規劃與計劃類：社區年度、季度、月度工作規劃、計劃以及專項工作計劃等。3.通知公告類：社區發布的各類通知、公告、通報等。4.會議紀要類：社區各類會議形成的紀要文件。5.工作記錄類：社區工作人員在日常工作中形成的工作記錄、臺賬等。6.報告總結類：社區向上級部門提交的工作報告、工作總結以及各類專項報告等。7.其他類：不屬于以上分類的其他文件。（二）文件編號1.為便于文件的識別和管理，對每類文件進行編號。編號規則如下：政策法規類：ZF+年份+序號，如ZF2023001，表示2023年第1號政策法規文件。工作規劃與計劃類：JH+年份+序號，如JH2023002，表示2023年第2號工作規劃與計劃文件。通知公告類：TG+年份+序號，如TG2023003，表示2023年第3號通知公告文件。會議紀要類：JY+年份+序號，如JY2023004，表示2023年第4號會議紀要文件。工作記錄類：JL+年份+序號，如JL2023005，表示2023年第5號工作記錄文件。報告總結類：BG+年份+序號，如BG2023006，表示2023年第6號報告總結文件。其他類：QT+年份+序號，如QT2023007，表示2023年第7號其他類文件。2.編號應連續編排，不得重復或跳號。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草由相關崗位人員負責，應根據工作需要和實際情況，確保文件內容準確、完整、清晰。2.起草文件應使用規范的格式和語言，注明文件的標題、編號、起草部門、起草人、起草日期等信息。3.涉及多個部門的文件，應由牽頭部門負責起草，并征求相關部門的意見。（二）審核1.文件起草完成后，應提交審核。審核人應認真審查文件內容，確保文件符合法律法規、政策要求和社區實際情況。2.審核重點包括文件的必要性、可行性、準確性、完整性、規范性等方面。3.審核人應在文件上簽署審核意見，如同意、修改后同意、不同意等，并注明審核日期。四、文件的發布與傳達（一）發布1.經審核通過的文件，由指定的部門或專人負責發布。發布方式包括內部網站、公告欄、電子郵件、紙質文件等。2.文件發布應注明發布日期、發布范圍等信息。3.涉及重要事項或需要社區全體人員知曉的文件，應通過多種方式進行發布，確保傳達到位。（二）傳達1.文件發布后，相關部門或人員應及時傳達給本部門或本崗位人員，確保文件精神得到貫徹執行。2.對于需要傳達給社區全體人員的文件，應組織集中學習或培訓，確保每位人員都能理解文件內容。3.傳達文件時，應做好記錄，包括傳達時間、傳達方式、傳達對象等信息。五、文件的歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合歸檔要求。2.歸檔文件應按照分類編號順序進行整理，編制歸檔目錄，便于查找和使用。3.歸檔文件應一式兩份，一份紙質檔案，一份電子檔案。電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。（二）保管1.設立專門的文件檔案室或文件柜，用于存放歸檔文件。檔案室或文件柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案管理人員應定期對歸檔文件進行檢查和整理，確保文件的安全和完整。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案室，確因工作需要查閱文件的，應辦理查閱手續。六、文件的查閱與借閱（一）查閱1.社區內部人員因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理人員辦理查閱手續。3.檔案管理人員應根據申請表提供的信息，及時查找并提供相應的文件。查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。4.查閱文件時，應保持文件的整潔和完整，不得在文件上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，應及時將文件歸還檔案管理人員。（二）借閱1.社區內部人員因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理人員辦理借閱手續。3.檔案管理人員應根據申請表提供的信息，及時查找并提供相應的文件。借閱人員應在借閱期限內歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或用于非工作目的。如因保管不善造成文件丟失、損壞的，應承擔相應的責任。七、文件的修訂與廢止（一）修訂1.文件在執行過程中，如發現存在問題或需要進行調整的，應及時進行修訂。2.文件修訂由原起草部門或相關部門負責，修訂后應重新進行審核和發布。3.文件修訂后，應在原文件上注明修訂日期、修訂內容等信息，并將修訂后的文件按照新的編號進行管理。（二）廢止1.文件因政策法規變化、工作任務調整等原因不再適用的，應及時進行廢止。2.文件廢止由原發布部門或相關部門負責，發布廢止通知，并將廢止的文件從檔案中撤出。3.廢止的文件應妥善保管，以備查閱。八、文件的保密管理（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明確保密責任，加強對文件保密工作的管理。2.嚴格限制文件的知悉范圍，確保文件信息不被泄露。3.對涉及國家機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息的文件，應采取特殊的保密措施。（二）保密措施1.對紙質文件，應存放在專門的保密柜中，并設置密碼鎖。2.對電子文件，應設置訪問權限，加密存儲，并定期進行數據備份。3.在文件的傳遞、使用過程中，應采取加密傳輸、專人傳遞等方式，確保文件安全。4.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導致文件泄露。九、監督與考核（一）監督檢查1.定期對社區文件管理工作進行監督檢查，確保文件管理制度的有效執行。2.監督檢查內容包括文件的起草、審核、發布、傳達、歸檔、保管、查閱、借閱、修訂、廢止等環節。3.對監督檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將